Обновление ссылок

Используйте в договоре отсылки к другим статьям этого же договора. Многие вычитывают финальную версию договора и вручную проверяют ссылки. Чтобы избежать этого, просто вставляйте автоматическую перекрестную ссылку.

Как сделать: выберите курсором место, где требуется автоссылка. На панели быстрого доступа нажмите вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Далее выберите тип объекта, например, «Абзац», и настройте содержание ссылки: только номер, текст абзаца, номер страницы.

Если поставите нумерацию от руки, то автоссылку вставить не получится. Поэтому сначала сделайте на всех пунктах договора автоматическую нумерацию. Как только это сделаете, в разделе «Перекрестная ссылка» появятся названия пронумерованных разделов. Это значит, вы все сделали верно и можно работать с автоссылками.

Давайте разберем на примере. На картинке ниже нужно поставить автоссылку на пункт 3.4. Пункт 3.4 и подпункт 3.4.1 договора у нас пронумерованы через специальные инструменты программы Word, а не вручную.

Теперь поставим курсор после слова «пунктом», нажмем вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Выбираем нужный пункт – 3.4 и нажимаем «Вставить».

Там, где стоял курсор, появился пункт 3.4.

Автоматические ссылки легко обновить, если меняли структуру документа или изначальный текст. Просто выделите все (Ctrl+A) и нажмите F9. А если меняли в одном месте, достаточно кликнуть по ссылке правой кнопкой мыши и нажать обновить.

В таком же порядке удобно оформлять ссылки на приложения к договору.

Вставка стандартных формулировок

Сократить время работы с типовым договором поможет функция вставки стандартных формулировок. Представим, что в договоре есть слово «соглашение». Чтобы вместо него отображалось полное название соглашения, используйте функцию Автотекста.

Как сделать: откройте Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.

Откроется словарь, по которому Word предлагает заменить опечатки в тексте. Добавим в словарь текст «Соглашение» и замену – «Соглашение о возмещении потерь». Затем нажмем «Добавить».

Проверим, как работает. Введем в тексте слово «соглашение» и нажмем Enter. Программа автоматически меняет его на словосочетание «Соглашение о возмещении потерь».

Экспресс-блоки

Экспресс-блоки – это тот же автотекст, но его фрагменты хранятся отдельно. Это значит, что можно автоматически вставить не одно слово, а целый абзац. Например, реквизиты сторон или наименование контрагента.

Как сделать: чтобы поставить экспресс-блоки, выделите нужный текст. В разделе меню «Вставка» есть кнопка «Посмотреть экспресс-блоки».

После наводим курсор на «Автотекст», выбираем «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» и нажимаем ОК.

После этого попробуйте начать вводить в Word первые слова экспресс-блока. Word сразу предложит вставить сохраненную фразу. Чтобы это сделать, достаточно нажать кнопку Enter.

Автокоррекция

Автокоррекция – это исправление опечаток. Добавьте в список автозамены нужный текст и Word будет менять его в документе.

Как сделать: механизм такой же, как для автотекста. Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.