26. Этика и язык официальной переписки.

Значительная часть официальных деловых контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому очень важно уметь писать письма так, чтобы они давали наиболее выгодное представление о вас лично и о вашей организации.

Язык деловой переписки

Нормой этикета деловой переписки считается определенный стиль языка изложения, который отличается:

1. Частой повторяемостью, единообразием оборотов речи.

Такой вариант изъяснения позволяет выражаться более конкретно, понятно. Так исключается разное понимание текста письма.

2. Нейтральностью тона.

Важно логически излагать информацию. Эмоциональная оценка фактов в деловой переписке неуместна. Недопустимо упоминать просторечные, диалектные выражения, слова, какие-то междометия. Важно в процессе переписки обеспечить объективность излагаемых фактов,  выстроить их в четкой логической последовательности.

3. Смысловой точностью.

Осмысленное содержание деловых писем обеспечивает их практическую и даже юридическую ценность. Поэтому важно правильно подбирать слова, чтобы адресат смог понять отправителя. Слова с двояким толкованием лучше не включать текст.

4. Отбором фактического материала.

Данные, факты в деловом письме должны быть информативными и, главное, тщательно проверенными. При этом факты следует тщательно отбирать, указывать только те, которые имеют отношение к конкретному делу. Недопустимо перечисление однотипных данных, указание малосущественных фактов.

Оформление деловых писем

Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем, отпечатанных на бумаге. И в данном случае очень важно, как выглядит само письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно придерживаться следующих норм оформления:

• Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они должны быть легко читаемыми;

• Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам, клиентам, необходимо прописывать на английском языке;

• Для важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;

• На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и даже фирменный логотип;

Правила ведения деловой переписки

№1 – отправление письма одному адресату. Переписка в данном случае станет персонализированной, что важно, особенно при налаживании деловых связей;

№2 – оперативный и четкий ответ организации - отправителю в виде ответного письма или послания. Отвечать нужно на все письма, причем вовремя, если поставлена цель — сформировать образ компании, всегда готовой к сотрудничеству, такой, которая с уважением относится к адресатам;

№3 – нужно аккуратно использовать функцию оповещения. В данном случае в конце сообщения указывается просьба в максимально вежливом тоне о том, чтобы адресат проинформировал отправителя о факте прочтения письма;

№ 4 – не рекомендуется побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами - "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Более приемлемыми являются формулы типа "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении";

№ 5 – не рекомендуется навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру";

№ 6 – не рекомендуется начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

№ 7 – безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией;

№ 8 – заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные, так как они закрепляют положительные эмоции, поддерживающие нормальное деловое общение. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и т.п.): «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения...»; «С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...». В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам.