3. Взаимодействие юридической службы с другими подразделениями

Распределение обязанностей по правовой работе, способы взаимодействия юридической и других служб. При организации правовой работы важно выделять и четко представлять основные задачи юридической службы. Такие задачи предусмотрены п. 2 Общего положения о юридическом отделе и юрисконсульте. На юридических работников не могут возлагаться обязанности, не относящиеся к кругу их задач. Данное правило закреплено в общем положении и уже поэтому вам надо знать этот документ. Директор организации не может посылать юриста в гастроном за пивом или выполнять другие задачи, которые прямо не предусмотрены п. 2 Общего положения. Наряду с основными задачами Общее положение определяет текущие должностные обязанности юристов и даже конкретизирует порядок выполнения некоторых из них. Должностные обязанности начальника юридического отдела и юрисконсульта определяются так же, хотя и в более ограниченном виде квалификационным справочником Министерства труда 1998 г.

Анализ должностных обязанностей юристов в общем положении свидетельствуют о том, что юридическая служба участвует в правовой работе. Однако правовая работа не тождественна работе юридических служб. Недопустимо смешивать правовую работу с деятельностью юридических служб, хотя важно понимать их взаимосвязь. Значительным достоинством общего положения является то, что оно в п. 7 и 9 определяет виды работ, которые юридическая служба (1) выполняет самостоятельно, собственными силами, неся ответственность за их результат; (2) выполнение которых юридическая служба участвует, но непосредственное исполнение и ответственность за результат возложены на других лиц; (3) выполнение которых организуется юристами, но непосредственное осуществление производится другими лицами.

Закреплено в акте разграничение свидетельствует о необходимости участия в правовой работе всех должностных лиц и подразделений организации, а не единственной юридической службе. Значение в том, что оно отражает и закрепляет реально сложившееся распределение труда, обязанностей по правовой работе между различными звеньями и сотрудниками организациями. Общее положение 1972 г. закрепляет взаимодействие юридических служб с другими подразделениями при ведении правовой работы. Это единственный нормативный акт, обеспечивающий взаимосвязь юристов с другими службами в процессе правовой работы. Различают следующие группы обязанностей юристов:

1. Виды работа, которые юридическая служба обязана осуществлять самостоятельно, собственными усилиями. Юридическая служба самостоятельно (1) осуществляет правовую экспертизу, т.е. проверку соответствия закону проектов приказов, инструкций, стандартов и других документов правового характера, подготавливаемых на фирме и визирует их; (2) принимает меры по изменению или отмене локальных правовых актов, изданных с нарушением законодательства или пришедших в несоответствие с законом; (3) обеспечивает методическое руководство работой в организации; (4) подготавливает заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации; (5) обеспечивают подготовку и передачу необходимых материалов в арбитражные и судебные органы; (6) представляет интересы организации в суде и других органах при рассмотрении правовых вопросов, участвует в ведении судебных и арбитражных дел; (7) ведет работу по анализу и обобщению судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения договоров; (8) разрабатывает предложения по укреплению договорной дисциплины, устранении выявленных недостатков и улучшению хозяйственной деятельности; (9) принимает меры по возмещению ущерба, причиненного организации; (10) подготавливает заключения о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности; (11) осуществляет контроль за соблюдением порядка приемки товаров по количеству и качеству; (12) обеспечивает информирование работников о действующем законодательстве, разъяснение законодательства и порядка его применения; (13) оказывают юридическую помощь общественным организациям, фирмам.

2. Юридическая служба должна участвовать в выполнении другими подразделениями следующих обязанностей, их выполнение одновременно возлагается на другие подразделения (бухгалтерию, кадры, экономическую службу, складские подразделения и т.п., однако, юрист на равных началах совместно выполняет в своей части данные обязанности): (1) участвует в необходимых случаях в подготовке проектов приказов, инструкций, стандартов и других документов правового характера – не пишет такие документы, а лишь участвует в подготовке – общая ситуация, т.е. готовит их отраслевой специалист перед подразделением, а юрист присоединяется к их работе и проверяет соответствие закону; (2) участвует в подготовке и заключении коллективных договоров и тарифных соглашений; (3) участвует в мероприятиях по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений, в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, расчетной дисциплины, обеспечению сохранности имущества; (4) рассмотрение материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания.

3. Юридическая службы организует выполнение другими подразделениями ряда обязанностей правового характера: (1) руководит подготовкой материалов о хищениях, недостачах, выпуске недоброкачественной продукции, нарушения экологического законодательства для передачи их следственным и судебным органам; (2) организует систематизированный учет и хранение законодательных и нормативных актов, а также локальных актов, издаваемых руководством организации – часто никто в организации не знает, где искать собрание законодательства РФ, где разбросаны собственные приказы и инструкции – налаживание этой работы лежит на юристе, хотя непосредственно исполняют ее другие лица – секретарь, делопроизводитель или иное лицо; (3) организует изучение должностными лицами нормативных актов, относящихся к деятельности организации, занятия проводятся другими лицами, специалистами по соответствующим вопросам, но организует изучение непосредственно юрист.

Важнейшие из перечисленных обязанностей по степени запущенности данной работы должны включаться в положение о юридических отделах и должностные инструкции юрисконсультов. Когда фирма обслуживается внешней организацией, в т.ч. адвокатской, то их следует предусматривать в заключаемом договоре на обслуживание. Правовая работа едина – двойных подходов не может быть. Если коллегия адвокатов подряжается обслуживать фирму, то вести эту работу она должна по полной программе. Понимание обязанностей дает преимущество – оно позволяет грамотно составлять планы работы юридических отделов и юрисконсультов. У нас в стране с ликвидацией централизованного планирования прекратилось оперативное, текущее планирование работ, организаций и служб, но план – эффективный инструмент повышения организационного уровня работы, ее результативности – оперативное планирование должно проводиться за наличие и исполнение планов, надо жестко спрашивать с подчиненных. Отсутствие планов – показатель неумения и нежелания юриста надлежаще выполнять свои обязанности.

Понимание порядка исполнения различных обязанностей по правовой работе предполагает учет этого в планах работы юридических служб. В планах работы должны предусматриваться мероприятия (1) подлежащие выполнению собственными силами; (2) проводимые совместно с другими подразделениями, требующие предварительного согласования с ним; (3) мероприятия, организуемые юридической службой. Мероприятия в плане будут выглядеть так: выполнить это, провести совместно такие действия, организовать такое-то. По-разному будет выглядеть круг исполнителей, порядок исполнения и необходимые результаты. Оценивая в целом определение обязанностей юриста, нужно отметить, что сформулированы они во многом расплывчато и неопределенно. Скверно то, что в законодательстве не указываются новые должностные обязанности юристов, которые возникли на современном этапе в связи с изменением методов хозяйствования. Речь идет о содействии внедрению рыночных методов хозяйствования, о модернизации производства, инновационном развитии. Здесь перед юридической службой возникает целый ряд обязанностей, не упоминаемых в законодательстве и даже правовой литературе. Хуже того, из обязанностей юрслужб оказалось исключено применение правовых средств, только в общем положении 1972 г. говорится о них, а вот в текущие обязанности это не включено, поскольку ученые, занимающиеся комментаторством не понимают, что такое правовые средства. Ни одна фирма не может работать без исполнения договоров. Иллюзорное впечатление у предпринимателей о том, что они могут обходиться без юристов – ослабляется общий уровень законности правовой деятельности. Все кодексы вообще не предусматривают необходимость участия юриста организации в соответствующих действиях, даже не упоминают фигуру юриста организации. Это влечет неполное использование возможностей юридических служб, ведет к снижению роли юриста.

Возьмите арбитражный процессуальный кодекс – нет даже упоминания о юристе организации, его специальных процессуальных правах и обязанностях. Такое положение – позор для судебной системы и процессуальной науки. Как же можно такое не учитывать в процессе – правовой статус юриста, не задействовать их особые возможности и потенциал для повышения законности и обоснованности решений. Не зря в правительственных актах судебная система оценивается как неэффективная. Мне пару раз пришлось участвовать в крупных процессах в США по взысканию задолженности в пользу российских организацией и меня поразило отношение американского суда к юристам. Суд потребовал, чтобы все пояснения, возражения, справки, расчеты подписывали руководитель организации и юрист, при чем подпись юриста была первой. Они там понимают, что юрист, а не хозяин фирмы, должен знать закон и отвечать за соответствие закону каждого составленного документа, при чем юрист действительно отвечает за правдивость всего подписанного и сказанного им. Именно поэтому фирмы не любят передавать дела в суд, а граждане судятся со страшной силой. Пока в России не воспримем такой подход, суды будут оставаться заслуживающими жалости и презрения.

Для выполнения предусмотренных обязанностей по правовой работе необходимо налаживание устойчивого, постоянного взаимодействия юридической службы с другими подразделениями и должностными лицами организации. Обратите на это внимание – многолетней практикой выработаны основные способы такого взаимодействия (системные связи, которые обеспечивают успешное ведение правовой работы):

• Установление в положении о юрслужбе или должностной инструкции юриста их обязанностей регулярно знакомиться в других подразделениях с результатами хозяйственной деятельности фирмы, с балансом для ФНС, со статистической отчетностью, финансовыми показателями по банковским счетам, данными по дебиторской задолженности, понесенных убытков – юрист обязан заходить в другие основные подразделения фирмы и интересоваться соответствующими сведениями. При этом должна создаваться практика личных контактов, постоянных деловых отношений с руководителями и специалистами подразделений. Для такой работы должно отводиться время – тот юрист, который сидит за своим столом и ожидает, когда к нему придут за советом – плохой юрист.

• Установление обязанностей других подразделений оперативно передавать юрслужбе сведения о возникших затруднениях или допущенных нарушениях для принятия правовых мер. В суде нередко сталкиваются с тем, что требования к неисправным должникам предъявляются с пропуском сроков исковой давности – трех лет не хватило. Такие факты – прямой показатель ненадлежащей постановки правовой работы, отсутствия оперативного взаимодействия юристов и других служб.

• Участие юристов в совещаниях руководителя организации по вопросам, имеющим отношение к правовой работе. В п. 11 Общего положения о юротделе и юрисконсульте участие в таких совещаниях закреплено как одно из прав юриста, только когда вы будете прорываться в кабинет на совещание, убедитесь, что оно имеет отношение к правовой работе – только участие в отношении вопросов правовой работе.

• Включение юриста в состав комиссий по хозяйственно-финансовым вопросам, балансовой комиссии, комиссией по непроизводительным расходам.

• Установление обязанности визирования юристами документов, имеющих правовое значение.

• Регулярное проведение юристами ознакомлений или проверок по правовым вопросам в других подразделениях фирмы или в подчиненных организациях.

Иные положения подлежат закреплению в соответствующих положениях об отделах, могут устанавливаться приказами руководителя организации. В таких документах следует определять минимальную частоту, сколько раз в год или полугодие проводится заседание или совещание комиссии, предельные сроки выполнения соответствующих действий, передачи документов юристу, рассмотрения им материалов или даже дача своего заключения. Важно определять основные виды документов фирмы, требующих визы юристов, чтобы сотрудники не лезли с каждой бумажкой для исправления грамматических ошибок и чтобы не проскочило что-то важное. Надо устанавливать нормальные сроки для изучения и визирования документов, исходя из их сложности и объема – один день на пять страниц документа. При неурегулированности этих вопросов начинаются конфликты.

Сами способы взаимодействия следует применять в различных сочетаниях с учетом конкретных условий. Нужно постоянно совершенствовать приемы взаимодействия, чтобы добиваться лучших результатов. Особой проблемой является организация юридической службы, выполнение другими звеньями обязанностей по правовой работе. Она требует дополнительного освещения. Запомните, что инициативой и усилиями одной юридической службы улучшения правовой работы не добиться – надо впрягать в правовую работу все связанные с ней подразделения и субъекты, действовать по принципу – давайте все вместе. Основные сложности создаются тем, что такая служба не наделена властно-распорядительными полномочиями по отношению к другим подразделениям и работникам. Юридическая служба должна быть наделена правом предъявлять обязательные требования к подразделениям и работникам по выполнению установленных законом обязанностей. Юрист должен иметь возможность обращаться к руководителю организации в случае нарушений, для главных бухгалтеров такое полномочие предусмотрено, а юристы оказались в загоне – отыскивать иные решения.

Ведение юрслужбы, организационной работы требует использование полномочий руководства фирмы, т.е. соответствующие вопросы надо решать руками руководителя. Практикуется подготовка по инициативе юрслужбы приказов и распоряжений, предусматривающих обязанности других подразделений, связанных с правовой работой. Включение по инициативе юристов обязанностей правового характера в положения о других структурных подразделениях и должностные инструкции других лиц. Можно делать, когда проводится подготовка положений или пересмотр положений. Раз в 2 года происходят пересмотр положений об отделах и должностных инструкций – раздаются всем другим лицам, надо не упускать этот момент и включать в положение инструкции обязанности, связанные с правовой работой. Включение в планы работы других подразделений – совместные мероприятия правового характера.

Для подготовки документов целесообразно использовать ситуации, когда обнаружены недостатки контролирующих органов либо фирмой понесены убытки – тогда руководитель охотнее издает документы, надо отчитаться об устранении недостатков за устранение убытков. В МГУ после проверки счетной палатой юридической отдел был преобразован в юридическое управление, разработаны сквозные мероприятия по ректорату и всем факультетам – устранение недостатков правового характера, в т.ч. правового характера. Не поняв данной специфики и не овладев этими приемами, нельзя успешно вести правовую работу. Напротив, познание данных аспектов правовой работы выводит работу юрслужбу на более высокий уровень – повышает ее роль и значимость в хозяйственной деятельности. Работа юриста означает внесение правовой организованности в предпринимательство, правовое упорядочивание, активное использование регулятивного потенциала и мощи правовых средств для повышения эффективности предпринимательства.

Вопросы к зачету: виды работ, выполняемых юрслужбой – самостоятельно, при участии других подразделении, организуемые юридической службой; соотношение правовой работы и деятельности юрслужбы; способы взаимодействия юридической службы с другими подразделениями организациями.