Документооборот отдела кадров
В процессе производственной практики был проанализирован документооборот отдела кадров, в рамках которого разрабатываются следующие документы:
Штатное расписание
Ведомость движения кадров
Ведомость потребности в недостающих кадрах
График отпусков
Годовой план по труду и заработной плате
Отчет о выполнении годового плана по труду и заработной плате
График повышения квалификации
Ведомость отобранных специалистов
Составление штатного расписания
Цель: составление штатного расписания
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
Входными данными для данной задачи являются:
Нормы оплаты труда организации
Нормы выработки
Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку
Структура организации с определенным численным составом подразделений
Выходные данные:
Штатное расписание.
Входные формы:
Табл 1.1 Нормы оплаты труда в организации
|
Подразделение |
Должность |
Рабочий день ч. |
График работы |
Должностной оклад |
Надбавки | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
8 |
5/2 |
70000 |
- |
- |
- |
Табл 1.2 Нормы выработки
|
Подразделение |
Должность |
Рабочий день ч. |
График работы |
Кол-во рабочих часов в неделю ч. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
8 |
5/2 |
40 |
Табл 1.3 Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку
|
Подразделение |
Документ |
Норма времени ч. |
Ответственные должности |
Периодичность разработки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отдел кадров |
График отпусков |
80 |
Специалист по кадрам |
1 раз в год |
Табл 1.4 Структура организации с определенным численным составом подразделений
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
|
1 |
2 |
3 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
1 |
Выходная форма:
Табл 1.5 Штатное расписание
|
Структурное подразделение
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Количество штатных единиц |
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. |
Надбавки, руб. |
Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7) |
Примечание | |||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 | |||||||||||
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
1 |
70000 |
- |
- |
- |
70000 |
- | |||||||||||
|
|
|
Итого |
1 |
70000 |
- |
- |
- |
70000 |
| ||||||||||
Рис. 1 Алгоритм составления штатного расписания
Определение потребности в недостающих кадрах
Цель:определение разницы между наличием кадров и их необходимым количеством.
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются следующие документы:
- Ведомость движения кадров
- Утвержденное штатное расписание
Выходная форма:
- Ведомость потребности в недостающих кадрах.
Входные формы:
Табл 2.1 Утвержденное штатное расписание
|
Структурное подразделение
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Количество штатных единиц |
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. |
Надбавки, руб. |
Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7) |
Примечание | |||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 | |||||||||||
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
4 |
50000 |
- |
- |
- |
50000 |
- | |||||||||||
|
|
|
Итого |
4 |
200000 |
- |
- |
- |
200000 |
| ||||||||||
Табл 2.2 Ведомость движения кадров
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
Принято |
Уволено |
Переведено |
В отпуске |
Командировано |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
3 |
4 |
1 |
0 |
0 |
0 |
Выходная форма:
Табл 2.3 Ведомость потребности в недостающих кадрах.
|
Структурное подразделение |
Профессия |
Потребное количество единиц |
|
1 |
2 |
3 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
1 |
Рис. 2 Алгоритм определения потребности в недостающих кадрах
Учет движения кадров
Цель:учет движения кадров внутри организации
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются следующие документы:
- Ведомость движения кадров
- Утвержденное штатное расписание
Выходная форма:
- Ведомость потребности в недостающих кадрах
Входные формы:
Табл 3.1 Приказы о приеме на работу
|
Фамилия, имя, отчество |
Структурное подразделение |
Должность (профессия) |
Дата поступления на работу |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Иванов Иван Иванович |
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
17.12.10 |
Табл 3.2 Приказы о переводе сотрудников
|
ФИО |
До перевода |
Дата перевода |
После перевода | ||
|
должность (профессия) |
структурное подразделение |
должность (профессия) |
структурное подразделение | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Иванов Иван Иванович |
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
18.12.11 |
Специалист по обучению персонала |
Отдел кадров |
Табл 3.3Приказы об увольнении сотрудников
|
Фамилия, имя, отчество |
Структурное подразделение |
Должность (профессия) |
Дата увольнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Иванов Иван Иванович |
Отдел кадров |
Специалист по обучению персонала |
19.12.12 |
Табл 3.4 Приказы о предоставлении отпусков
|
Фамилия, имя, отчество |
Структурное подразделение |
Должность (профессия) |
Дата начала отпуска |
Дата окончания отпуска |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Иванов Иван Иванович |
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
15.06.11 |
30.06.11 |
Табл 3.5 Приказы о направлении в командировку
|
Фамилия, имя, отчество |
Структурное подразделение |
Должность (профессия) |
Место командировки |
Дата начала командировки |
Дата окончания командировки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Иванов Иван Иванович |
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
г. Мурманск |
05.05.11 |
12.05.11 |
Табл 3.6 Ведомость наличия кадров
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
|
1 |
2 |
3 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
3 |
Выходная форма:
Табл 3.7 Ведомость движения кадров.
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
Принято |
Уволено |
Переведено |
В отпуске |
Командировано |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
3 |
4 |
1 |
0 |
0 |
0 |
Рис. 2 составление ведомости движения кадров
Анализ тестирования и подбор кадров.
Цель:проанализировать результаты тестирования кадров и подобрать специалистов на вакантные должности.
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются документы:
Справочник анкет по структурным подразделениям
Данные об ответах кандидатов
Критерии оценки анкет
Отчет о результатах анкетирования при приеме на работу
Критерии отбора персонала
Выходными данными является:
- Ведомость отобранных специалистов
Входные документы:
Табл 4.1 Справочник анкет по структурным подразделениям
|
№ анкеты |
Должность |
Структурное подразделение |
|
1 |
2 |
3 |
|
1015 |
Начальник отдела кадров |
Отдел кадров |
|
1016 |
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
Табл 4.2 Критерии при приеме на работу
|
№ анкеты |
Баллы | |||||||||
|
Вопрос №1 |
Вопрос №2 |
Вопрос №3 |
Вопрос №4 |
Вопрос №5 |
Вопрос №6 |
Вопрос №7 |
Вопрос №8 |
Вопрос №9 |
Вопрос №10 | |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
1015 |
А |
Б |
Б |
А |
Г |
Г |
В |
Б |
Б |
А |
|
1016 |
В |
А |
Г |
Б |
Б |
В |
А |
А |
Г |
В |
Табл 4.3 Данные об ответах сотрудника на анкеты при приеме на работу
|
ФИО кандидата |
Номер анкеты
|
Предполагаемая должность |
Подразделение |
Ответы
| |||||||||
|
Вопрос №1 |
Вопрос №2 |
Вопрос №3 |
Вопрос № 4 |
Вопрос № 5 |
Вопрос № 6 |
Вопрос № 7 |
Вопрос № 8 |
Вопрос № 9 |
Во п р о с № 10 | ||||
|
Иванов Иван Иванович |
1015 |
Начальник отдела кадров |
Отдел кадров |
А |
В |
Г |
А |
А |
Б |
Г |
Б |
А |
А |
|
Петров Петр Петрович |
1016 |
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
Б |
В |
В |
А |
А |
Б |
Б |
Б |
Г |
А |
Табл 4.5 Отчет о результатах анкетирования при приеме на работу
|
Структурное подразделение |
Должность |
ФИО |
№ анкеты |
Набранный балл |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
Иванов Иван Иванович |
1015 |
100 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Петров Петр Петрович |
1016 |
80 |
Табл 4.6 Критерии отбора персонала
|
Структурное подразделение |
Должность |
Проходной балл |
|
1 |
2 |
5 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
90 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
85 |
Табл 4.7 Ведомость потребности в недостающих кадрах
|
Структурное подразделение |
Должность |
Потребное количество единиц |
|
1 |
2 |
3 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
1 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
1 |
Выходной документ
В результате решения данной задачи формируется документ «Ведомость отобранных специалистов».
Табл 4.8 Ведомость отобранных специалистов
|
ФИО |
Структурное подразделение |
Должность |
Проходной балл |
Набранный балл |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Иванов Иван Иванович |
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
90 |
100 |
|
|
|
|
|
|
Рис. 4 Алгоритм анализа тестирования и подбора кадров
Составление графика отпусков
Цель: составление графика отпусков.
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются документы:
-Заявления на предоставление отпуска по подразделениям
- Журнал учета сотрудников имеющих льготы на предоставление отпуска
- График отпусков за предыдущий период
-Нормы предоставления отпусков
Выходная форма
- График отпусков на год.
Табл 5.1 Заявки на предоставление отпуска по подразделениям
|
Структурное подразделение |
Должность |
Фамилия, имя, отчество |
Желаемая дата начала отпуска |
Желаемая дата окончания отпуска |
Всего календарных дней |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Иванов Иван Иванович |
17.12.12 |
02.01.13 |
16 |
Табл 5.2 Журнал учета сотрудников имеющих льготы на предоставление отпуска
|
ФИО |
Табельный номер |
Структурное подразделение |
Должность |
Стаж работы |
Вид льгот |
Продолжительность ежегодного отпуска |
Основание
| ||||
|
Основного |
Дополни-тельного |
Итого | |||||||||
|
1 |
2 |
3 |
|
|
4 |
5 |
|
6 | |||
|
Иванов Иван Иванович |
0346 |
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
1 год |
По инвалидности |
28 |
14 |
42 |
Справка №1386, ТК РФ | ||
Табл 5.3 График отпусков за предыдущий учетный период
|
Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию |
ФИО |
ТН |
ОТПУСК |
Оставшиеся дни отпуска |
Примечание | |||||
|
Кол-во календар-ных дней |
Дата |
перенесение отпуска | |||||||||
|
запланированная |
фактическая |
дата предполагаемого отпуска | |||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
11 |
12 | ||
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Иванов Иван Иванович |
0346 |
12 16 |
17.10.12 17.12.12 |
- |
- |
14 |
- | ||
Выходная форма
Табл 5.4 График отпусков
|
Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию |
ФИО |
ТН |
ОТПУСК |
Оставшиеся дни отпуска |
Примечание | |||||
|
Кол-во календар-ных дней |
Дата |
перенесение отпуска | |||||||||
|
запланированная |
фактическая |
дата предполагаемого отпуска | |||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
11 |
12 | ||
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Иванов Иван Иванович |
0346 |
28 12 16 |
17.06.13 17.10.13 17.12.13 |
- |
- |
0 |
- | ||
Рис. 5 Алгоритм составления графика отпусков
Составление графика повышения квалификации
Цель: составление плана графика повышения квалификации
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются документы:
Список сотрудников для внепланового повышения квалификации
Отчет аттестационной комиссии
Список сотрудников для курсов повышения квалификации
Годовой план доходов и расходов организации
Прайс-листы учебных заведений
Сметная стоимость курсов повышения квалификации
Выходнымиданными является:
График повышения квалификации
Входные формы:
Табл 6.1 Список сотрудников для внеплановой аттестации
|
Структурное подразделение |
Должность |
ФИО |
Стаж работы |
Замещаемая должность |
Основание проведения обучения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Иванов Иван Иванович |
1 год |
Ведущий специалист по кадрам |
Заявление сотрудника № 1386 |
Табл 6.2 Отчет аттестационной комиссии
|
Структурное подразделение |
Должность |
ФИО |
Замещаемая должность |
Решение аттестационной комиссии |
Комментарий |
|
1 |
2 |
3 |
5 |
6 |
7 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Петров Петр Петрович |
Ведущий специалист по кадрам |
Направить на курсы повышения квалификации |
Годен к выполнению служебных обязанностей после прохождения курсов повышения квалификации по дисциплине «Планирование кадровой политики компании» |
Табл 6.3Прайс-лист образовательного учреждения
|
Наименование специальностей |
Тематика курсов |
Вид образования |
Стоимость на человека |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Специалист по кадрам, Ведущий специалист по кадрам |
Планирование кадровой политики компании |
Повышение квалификации |
25 000 |
Табл 6.4 Список сотрудников на курсы повышения квалификации
|
Структурное подразделение |
Должность |
ФИО |
Замещаемая должность |
Основание проведения обучения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Петров Петр Петрович |
Ведущий специалист по кадрам |
Направление аттестационной комиссии |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Иванов Иван Иванович |
Ведущий специалист по кадрам |
Заявление сотрудника № 1386 |
Табл 6.5 Договор с образовательным учреждением
|
Тематика курса |
Вид образования |
Стоимость курса |
Количество человек |
Дата начала курса |
Дата окончания курса |
Итоговая стоимость |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Планирование кадровой политики компании |
Повышение квалификации |
25 000 |
2 |
17.12.12 |
28.12.12 |
50 000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Табл 6.6 Сметная стоимость курсов повышения квалификации
|
Наименование специальности |
Тематика курсов |
Вид образования |
Стоимость на человека |
Количество человек |
Итого |
|
Специалист по кадрам, Ведущий специалист по кадрам |
Планирование кадровой политики компании |
Повышение квалификации |
25 000 |
2 |
50 000 |
Табл 6.7 Годовой план доходов и расходов организации
|
Вид доходов/ расходов |
Год |
Итого за год | ||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
| ||
|
…. |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
…. | |
|
Расходы на обучение персонала |
60000 |
80000 |
70000 |
40000 |
60000 |
80000 |
70000 |
40000 |
60000 |
80000 |
70000 |
40000 |
750 000 | |
Выходная форма:
Табл 6.8 График повышения квалификации
|
ФИО |
Должности |
Подразделение |
Тематика курсов |
Вид образования |
Дата начала курса |
Дата окончания курса |
Стоимость курса |
|
1 |
2 |
3 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
Петров Петр Петрович |
Планирование кадровой политики компании |
Повышение квалификации |
17.12.12 |
28.12.12 |
25 000 |
Рис. 6 Алгоритм составления графика повышения квалификации
Составление годового плана по труду и заработной плате
Цель: Составить план по труду и заработной плате для подразделений предприятия на год.
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
В качестве входных данных для решения задачи используются документы:
Штатное расписание
Нормы выработки
Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку
План по труду
Годовой план фонда оплаты труда
Выходнымиданными является:
Годовой план по труду и заработной плате
Входные формы:
Табл 7.1 Штатное расписание
|
Структурное подразделение
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Количество штатных единиц |
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. |
Надбавки, руб. |
Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7) |
Примечание | |||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 | |||||||||||
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
1 |
70000 |
- |
- |
- |
70000 |
- | |||||||||||
|
|
|
Итого |
1 |
70000 |
- |
- |
- |
70000 |
| ||||||||||
Табл 7.2 Нормы выработки
|
Подразделение |
Должность |
Рабочий день ч. |
График работы |
Кол-во рабочих часов в неделю ч. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела кадров |
8 |
5/2 |
40 |
Табл 7.3 План по труду
|
Подразделение |
Должность |
Кол-во штатных единиц |
Кол-во рабочих часов всего ч. |
Рабочий день Ч. |
График работы |
Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
4 |
4240 |
8 |
5/2 |
1080 |
Табл 7.4 Годовой фонд оплаты труда Административно-управленческого персонала
|
Подразделение |
Должность |
Кол-во штатных едмниц |
Должностной оклад |
Сумма надбавки |
Суммарный оклад |
Итого |
Годовой ФОТ | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 | ||
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
4 |
50 000 |
- |
50 000 |
200 000 |
2 400 000 | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
Итого |
|
2 400 000 | |||||||
Выходная форма:
Табл 7.5 План по труду и зп
|
Должность |
Подразделение |
Кол-во штатных единиц |
Должностной оклад |
Сумма надбавки |
Суммарный оклад |
Рабочий день Ч. |
Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч. |
Годовой ФОТ |
Годовой ФОТ на штатную единицу |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
4 |
50 000 |
- |
50 000 |
8 |
1080 |
2 400 000 |
600 000 |
Рис. 7 Алгоритм составление годового плана по труду и заработной плате
Контроль выполнения плана по труду и заработной плате
Цель: Контроль соответствия плановых и фактических показателей по труду и заработной плате
Описание входных и выходных документов и алгоритмы
Входные данные:
Расчетная ведомость заработной платы за год
Ведомость учета труда и заработной платы за год
Табель учета труда
План по труду и заработной плате
Выходные данные:
Отчет о выполнении плана по труду и заработной плате
8.1 Расчетная ведомость заработной платы за год
|
ФИО |
Должность |
Подразделение |
Выплачено |
Удержано по причине |
Итого | ||
|
Невып. плана |
Дисц. Взыск. | ||||||
|
1 |
2 |
3 |
8 |
9 |
10 |
11 | |
|
Иванов Иван Иванович |
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
580 000 |
20 000 |
- |
600 000 | |
Табл 8.2 Ведомость учета труда и заработной платы за год
|
ФИО |
Должность |
Подразделение |
Отработано |
Не отработано по причине |
Выплачено |
Удержано по причине |
Итого | |||||||||||
|
Отп. |
Бол. |
Неявка |
|
Невып. плана |
Дисц. Взыск. |
| ||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 | ||||||||
|
|
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
850 |
160 |
60 |
10 |
580 000 |
20 000 |
- |
600 000 | ||||||||
Табл 8.3План по труду и заработной плате
|
Должность |
Подразделение |
Кол-во штатных единиц |
Должностной оклад |
Сумма надбавки |
Суммарный оклад |
Рабочий день Ч. |
Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч. |
Годовой ФОТ |
Годовой ФОТ на штатную единицу |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
4 |
50 000 |
- |
50 000 |
8 |
1080 |
2 400 000 |
600 000 |
Табл 8.4 Отчет о выполнении плана по труду и заработной плате
|
ФИО |
Должность |
Подразделение |
Отработка по плану |
Отработано фактически |
Не отработано по причине |
Годовой ФОТ на штатную единицу |
Выплачено |
Удержано по причине | ||||||
|
О |
Б |
Н |
|
|
Невып. плана |
Дисц. Взыск. | ||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 | |||
|
Иванов Иван Иванович |
Специалист по кадрам |
Отдел кадров |
1080 |
850 |
160 |
60 |
10 |
600 000 |
580 000 |
20 000 |
- | |||
Рис. 8 Алгоритм контроля выполнения годового плана по труду и заработной плате