7. Составление графика отпусков.

Цель: обеспечить оптимальное распределение отпусков сотрудников в течении года.

Требуется: Составить график отпусков.

Критерии: обеспечить равномерное распределение отпусков сотрудников в течении года.

Ограничения:

• Одновременно в отпуске могут находиться не более 50% сотрудников отдела

• Сотрудники, имеющие льготы на предоставление отпуска должны получать отпуск в соответствии со своей категорией.

Организационно-экономическая сущность: Задача составления графика отпусков сотрудников в течение года обеспечит равномерную загрузку кадров и позволит повысить эффективность труда.

Для того чтобы сформировать график отпусков необходимы следующие документы:

• Заявки на отпуска по подразделениям (Таблица 5.7.1)

• График отпусков за предыдущий период (Таблица 5.7.2)

• Нормы предоставления отпусков (Таблица 5.7.3)

• Ведомость сотрудников имеющих льготы на предоставление отпусков (Таблица 5.7.4)

Данная задача показана в алгоритме 5.7.1.

Заявки на отпуска приходят в отдел кадров из подразделений. График отпусков за предыдущий период составлялся отделом кадров в предыдущий учетный период и необходим для вычисления оставшихся дней отпуска. Нормы предоставления отпусков определяются в отделе кадров согласно законодательству РФ. Ведомость сотрудников имеющих льготы на предоставление отпусков ведется в отделе кадров согласно законодательству РФ.

Определяем количество сотрудников, которым нужно предоставить отпуск в течение года на каждый месяц (общее количество сотрудников делим на 12). Делаем выборку из ведомости сотрудников имеющих льготы на предоставление отпусков. По столбцу «Вид льгот»:

А. По значению = «По требованию»:

• Если от сотрудника с этим видом льгот поступила заявка на отпуск - отпуск утверждается в соответствии с датами указанными в заявке, данные об отпуске и сотруднике заносятся в соответствующие графы выходного документа.

• Если заявка на отпуск от сотрудника не поступала – он рассматривается на равнее с сотрудниками не имеющими льгот на предоставление отпуска.

Б. По значению = «В летний период»:

• Сортируем записи по дате окончания предыдущего отпуска, проверяем поступала ли заявка на отпуск от текущего сотрудника,

• если поступала – проверяем количество сотрудников в отделе, которые будут находиться в отпуске в тот же период.

• Если в отпуске находится менее 50% сотрудников отделения - отпуск утверждается в соответствии с датами указанными в заявке, данные об отпуске и сотруднике заносятся в соответствующие графы выходного документа,

• если в отпуске находится более 50% сотрудников отделения – пропускаем.

• Если от сотрудника категории Б. не было заявления на отпуск, или отпуск был не утвержден по предыдущим пунктам – их отпуска распределяются на свободные периоды в течении лета отпуск утверждается в соответствии с датами указанными в заявке, данные об отпуске и сотруднике заносятся в соответствующие графы выходного документа.

В.

• Для всех сотрудников, для которых отпуск не был утвержден в предыдущих пунктах – отпуск распределяется в течении года, периодами не менее 14 дней, начиная сотрудников с самой ранней датой окончания предыдущего отпуска. Отпуска утверждаются, данные об отпуске и сотруднике заносятся в соответствующие графы выходного документа.

Таблица 5.7.1

Заявки на предоставление отпуска по подразделениям

Структурное подразделение	Должность	Фамилия, имя, отчество	Желаемая дата начала отпуска	Желаемая дата окончания отпуска	Всего календарных дней

Таблица 5.7.2

График отпусков за предыдущий учетный период

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	ФИО	ОТПУСК						Оставшиеся дни отпуска		Примечание
			Кол-во календар-ных дней	Дата			перенесение отпуска
				заплани­рованная	фактическая	дата предполага­емого отпуска

Таблица 5.7.3

Подразделение	Должность	Продолжительность ежегодного отпуска

Таблица 5.7.4

Журнал учета сотрудников имеющих льготы на предоставление отпуска

ФИО	Структурное подразделение	Должность	Стаж работы	Вид льгот	Продолжительность ежегодного отпуска						Основание
					Основного	Дополни-тельного	Итого

Рис. 5.7.1 Алгоритм решения задачи «Составление графика отпусков»

Периодичность решения и область применения: Задача составления Графика отпусков разрабатывается один раз в год.

Технико-экономическая эффективность: автоматизация составления графика отпусков позволит избежать ошибок, сопутствующих ручному составлению документа из-за большого объема информация, позволит оптимально распределить отпуска в течении года.

Методы внесения изменений: изменения в исходные документы могут вносится сотрудниками отдела кадров, имеющими различные уровни доступа.

Информационное обеспечение:

Входная информация: В качестве входной информации для решения задачи используются следующие документы и справочники:

• Справочник подразделений (Таблица 5.7.5)

• Справочник должностей (Таблица 5.7.6)

• Справочник сотрудников (Таблица 5.7.7)

• Справочник норм отпусков (Таблица 5.7.8)

• Реестр заявок на отпуска (Таблица 5.7.9)

• Ведомость неиспользованных отпусков за предыдущий период (Таблица 5.7.10)

Информация из вышеуказанных документов заносится и хранится в файлах:

• Spr_podr

• Spr_dolzh

• Spr_sotr

• Spr_norm_otp

• Tb_zayav_otp

• Tb_neisp_otp

Входные документы:

Таблица 5.7.5

Справочник структурных подразделений

Код подразделения	Подразделение
001	Отдел кадров

Таблица 5.7.6

Справочник должностей

Код должности	Должность
002	Начальник отдела

Таблица 5.7.7

Справочник сотрудников

Подразделение	Должность	ФИО
Отдел кадров	Начальник отдела	Иванов Иван Иванович

Таблица 5.7.8

Справочник норм отпусков

Подразделение	Должность	ФИО	Вид льгот	Основной отпуск	Дополнительный отпуск
Отдел кадров	Начальник отдела	Иванов Иван Иванович	Отсутствует	28	0

Таблица 5.7.9

Реестр заявок на отпуска

Подразделение	Должность	ФИО	Дата начала отпуска	Количество дней
Отдел кадров	Начальник отдела	Иванов Иван Иванович	28.03.13 20.05.13	18 10

Таблица 5.7.10

Ведомость неиспользованных отпусков

Подразделение	Должность	ФИО	Не использовано дней отпуска	Дата окончание предыдущего отпуска
Отдел кадров	Начальник отдела	Иванов Иван Иванович	0	20.05.13

Выходная информация:

В результате решения данной задачи формируется документ «График отпусков» который записывается в базу как Graf_otp. Документ представляется на листах формата А4 и является текстово-цифровым.

Таблица 5.7.11

График отпусков

Подразделение	Должность	ФИО	ОТПУСК					Оставшиеся дни отпуска		Примечание
			Кол-во календар-ных дней	Дата		перенесение отпуска
				заплани­рованная	фактическая	дата предполага­емого отпуска
Отдел кадров	Начальник отдела	Иванов Иван Иванович	18 10	28.03.13 20.05.13	28.03.13 20.05.13	-	0		-

Машинное описание алгоритма:

Определяем оптимальное количество человек, выходящих в отпуск в месяц путем деления общего количества сотрудников на 12.

Делаем выборку из Spr_sotr_otp По столбцу «Вид льгот»

А. По значению = «По требованию»:

- проверяем есть ли в Tb_zayav_otp Запись с соответствующим ID Сотрудника, если есть – заносим в выходной документ «Ф.И.О.» из Spr_sotr, «Должность» из Spr_dolzh, «Подразделение» из Spr_pord, «Кол-во дней» и «Запланир» дата начала из Tb_zayav_otp

-Если заявки не найдено – рассмотрим в случае В.

Б. По значению = «В летний период»:

- сортируем записе по «Дата окончания предыдущего Отпуска» Tb_neisp_otp

-проверяем есть ли в Tb_zayav_otp Запись с соответствующим ID Сотрудника, если есть – проверяем количество сотрудников в отделе, которые будут находиться в отпуске в тот же период.

-если в отпуске находится менее 50% сотрудников отделения заносим в выходной документ «Ф.И.О.» из Spr_sotr, «Должность» из Spr_dolzh, «Подразделение» из Spr_pord, «Кол-во дней» и «Запланир» дата начала из Tb_zayav_otp

- если в отпуске находится более 50% сотрудников отделения – пропускаем

- если от сотрудника категории Б. не было заявления на отпуск, или отпуск был не утвержден по предыдущим пунктам – их отпуска распределяются на свободные периоды в течении лета, заносим в выходной документ «Ф.И.О.» из Spr_sotr, «Должность» из Spr_dolzh, «Подразделение» из Spr_pord, «Кол-во дней» и «Запланир» дата начала из Tb_zayav_otp

В. Для всех сотрудников, для которых отпуск не был утвержден в предыдущих пунктах – отпуск распределяется в течении года, периодами не менее 14 дней, начиная сотрудников с наименьшим значением «Дата окончания предыдущего Отпуска» Tb_neisp_otp. Заносим в выходной документ «Ф.И.О.» из Spr_sotr, «Должность» из Spr_dolzh, «Подразделение» из Spr_pord, «Кол-во дней» и «Запланир» дата начала из Tb_zayav_otp