Определение потребности в недостающих кадрах.
Цель: определить потребность в кадровых ресурсах для организации.
Требуется: сформировать ведомость потребности в недостающих кадрах.
Организационно-экономическая сущность: Задача определение потребности в недостающих кадрах решается специалистами отдела кадров на основе штатного расписания и ведомости наличия кадров. Решение данной задачи необходимо для того, чтобы определить необходимое количество специалистов, которых необходимо набрать на данную должность данного подразделения в соответствии со штатным расписанием. Итогом решения данной задачи является Ведомость потребности в недостающих кадрах
Для того чтобы решить задачу определение потребности в недостающих кадрах необходимы следующие документы:
Ведомость наличия кадров (Таблица 5.2.1)
Штатное расписание (Таблица 5.1.10)
Штатное расписание составляется специалистами отдела кадров согласно пункту 5.1.
Сравниваются значения столбца «Количество штатных единиц» штатного расписания значение столбца «Количество штатных единиц» ведомости наличия кадров, если значения не равны, то из штатного расписания поля «Подразделение» и «Должность» включаются в ведомость движения кадров. Вычитаем из значения столбца «Количество штатных единиц» штатного расписания значение столбца «Количество штатных единиц» ведомости наличия кадров, результат заносим в ячейку «Потребное количество единиц» выходного документа
Рис 5.3.1 Алгоритм решения задачи «Определение потребности в недостающих кадрах»
Периодичность решения и область применения: задача определения потребности в недостающих кадрах решается раз в полгода.
Технико-экономическая эффективность: автоматизация определения потребности в недостающих кадрах позволит более оперативно получать сведения о необходимости подбора персонала на свободную должность, что позволит более эффективно управлять кадровыми ресурсами.
Методы внесения изменений: изменения в исходные документы могут вноситься сотрудниками отдела кадров, имеющими различный уровень доступа.
Информационное обеспечение:
Входная информация: В качестве входной информации для решения задачи используются следующие документы и справочники:
Справочник подразделений (Таблица 5.3.1)
Справочник должностей (Таблица 5.3.2)
Штатное расписание (Таблица 5.3.3)
Ведомость наличия кадров (Таблица 5.3.4)
Информация из вышеуказанных документов заносится и хранится в файлах:
Spr_podr
Spr_dolzh
Shtat_rasp
Tb_ nal_kadr
Входные документы:
Таблица 5.3.1
Справочник структурных подразделений
|
Код подразделения |
Подразделение |
|
|
001 |
Отдел кадров |
Таблица 5.3.2
Справочник должностей
|
Код должности |
Должность |
|
002 |
Начальник отдела |
Таблица 5.3.3
Ведомость наличия кадров
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела |
1 |
Таблица 5.3.4
Штатное расписание
|
Подразделение |
Должность |
Количество штатных единиц |
Оклад |
Надбавки |
Суммарный оклад |
|
Отдел кадров |
Начальник отдела |
1 |
70000 |
5000 |
75000 |
Выходные документы:
В результате решения данной задачи формируются документы «Ведомость потребности в недостающих кадрах», который записывается в базу как ved_potr_kadr. Документ представляется на листах формата А4 и является текстово-цифровым.
Таблица 5.3.5
Ведомость потребности в недостающих кадрах
|
Подразделение |
Должность |
Потребное количество единиц |
|
Отдел кадров |
Специалист по кадрам |
2 |
Машинное описание алгоритма.
1)Заполняем значения столбца «Должность» из Spr_dolzh
2)Заполняем значения столбца «Подразделение» из Spr_podr, ставя условие, что ID Подр. Spr_dolzh равно ID spr_podr
3)Вычитаем из значения столбца «Количество штатных единиц» Tb_shtat_rasp значение столбца «Количество штатных единиц» Tb_nal_kadr
4) Результат заносим в ячейку «Потребное количество единиц» выходного документа
Составление графика проведения аттестации сотрудников
Цель: Составить график проведения аттестации сотрудников, в зависимости от должности, на определенный период времени в каждом структурном подразделении на основании справочника аттестуемый должностей, ведомости пройденных аттестаций и приказов о приеме на работу.
Требуется: Составить график проведения аттестации сотрудников, в котором будут отображены все сотрудники, которым необходимо пройти аттестацию за определенный период времени.
Периодичность и область применения: Задача составления Графика проведения аттестации сотрудников составляется на каждый год перед его началом.
Организационно-экономическая сущность: Задача составления Графика проведения аттестации сотрудников решается для того чтобы определить, в какой период и каким сотрудникам необходимо пройти переаттестацию. Задача выполняется на основе следующих документов:
Справочник сотрудников (Таблица 5.4.1)
Список аттестуемых должностей (Таблица 5.4.2)
Приказы о приеме на работу сотрудников (Таблица 5.4.3)
Ведомость пройденных аттестаций (Таблица 5.4.4)
Данная задача показана в алгоритме 5.4.1.
Из справочника сотрудников поле «Должность» включается в график проведения аттестации.
Проверяется, попадает ли сотрудник под аттестацию, в соответствии со списком аттестуемых должностей. Если нет, то переходим к следующему сотруднику. Если да, то проверяем, был ли сотрудник ранее аттестован, в соответствии с ведомостью пройденных аттестаций. Если нет, то прибавляем к дате приема сотрудника на работу в соответствии с приказами о приеме сотрудников на работу периодичность аттестации из списка аттестуемых должностей. Если да, то прибавляем к дате последней аттестации сотрудника из ведомости пройденных аттестаций периодичность аттестации из списка аттестуемых должностей. Затем формируем выходной документ «График проведения аттестации сотрудников». Документ представляет собой таблицу, содержащую: «ФИО», «структурное подразделение», «должность», «Дата аттестации (день, месяц, год)».
Входная информация:
Табл. 5.4.1 Справочник сотрудников
Табл. 5.4.2 Список аттестуемых должностей
Табл. 5.4.3 Приказы о приеме на работу сотрудника
Табл. 5.4.4 Ведомость пройденных аттестаций
Выходная информация:
В результате решения данной задачи формируется документ «График проведения аттестации сотрудников». Документ представляется на листах формата А4 и является текстово-числовым. Документ заносится в файл Graf_proved_Attestat и хранится в ЭВМ.
Табл. 5.4.5 График проведения аттестации сотрудников
Технико-экономическая эффективность: Решение данной задачи позволит руководителям структурных подразделений, всегда знать точный и актуальный график проведения аттестации, что позволит более точно рассчитать производительность структурного подразделения. В конечном счете, это приведет к улучшению качества выпускаемой продукции.
Методы контроля: Контроль за достоверностью информации, передаваемой по каналам связи, осуществляют операторы, которые принимают массивы данных и оперативные документы. Для заданных массивов данных и документов подсчитываются контрольные суммы, которые вводят в ЭВМ одновременно с основными передаваемыми данными, а на входе с помощью ЭВМ суммируют основные данные и результаты сравнивают с контрольной суммой.
Методы внесения изменений: изменения в документы могут вноситься сотрудниками, имеющими доступ к файлам БД Spr_Sotrud, Spr_attest_Dolg, Pr_Priem, Ved_proid_Attestat.
Рис. 5.4.1. Алгоритм решения задачи «составление графика проведения аттестации сотрудников»
Информационное обеспечение.
Входная информация: в качестве входной информации используются следующие документы:
Справочник сотрудников (Документ 5.4.1)
Справочник аттестуемых должностей (Документ 5.4.2)
Реестр приказов о приеме на работу сотрудника (Документ 5.4.3)
Ведомость пройденных аттестаций (Документ 5.4.4)
Информация из вышеуказанных документов заносится и хранится в файлах:
Spr_Sotrud
Spr_attest_Dolg
Pr_Priem
Ved_proid_Attestat
Контрольный пример:
Входные данные:
- Справочник сотрудников (Таблица 4.1)
- Справочник аттестуемых должностей (Таблица 4.2)
- Реестр приказов о приеме на работу сотрудника (Таблица4.3)
- Ведомость пройденных аттестаций (Таблица 4.4)
Табл. 5.4.1 Справочник сотрудников
|
№ |
ФИО |
Структурное подразделение |
Должность |
|
1 |
Иванов А.Н. |
Отдел кадров |
Нач-к отдела кадров |
|
2 |
Игнатов В.К. |
Отдел кадров |
Спец по кадрам |
|
3 |
Смирнов В.Н. |
Руководящий состав |
Ген директор |
Табл. 5.4.2 Справочник аттестуемых должностей
|
№ |
Код должностей |
Должность |
Периодичность |
|
1 |
Ген директор |
110 |
5 |
|
2 |
Нач-к отдела кадров |
120 |
5 |
|
3 |
Спец-т по кадрам |
121 |
5 |
Табл.5.4.3 Реестр приказов о приеме на работу сотрудника
|
№ |
Номер приказа |
ФИО |
Дата приема |
Структурное подразделение |
Должность | |
|
День, месяц |
Год | |||||
|
1 |
443 |
Иванов |
21.05 |
2001 |
Руководящий состав |
Ген директор |
|
2 |
444 |
Игнатов |
12.06 |
2001 |
Отдел кадров |
Нач-к отдела кадров |
|
3 |
445 |
Смирнов |
15.06 |
2001 |
Отдел кадров |
Спец-т по кадрам |
Табл.5.4.4 Ведомость пройденных аттестаций
|
№ |
ФИО |
Структурное подразделение |
Должность |
Дата последней аттестации | |
|
День, месяц |
Год | ||||
|
1 |
Иванов |
Руководящий состав |
Ген директор |
05.04 |
2007 |
|
2 |
Игнатов |
Отдел кадров |
Нач-к отдела кадров |
06.05 |
2008 |
|
3 |
Смирнов |
Отдел кадров |
Спец-т по кадрам |
15.03 |
2007 |
Выходная форма:
Табл. 5.4.5 График проведения аттестации
|
№ |
Структурное подразделение |
ФИО |
Должность |
Дата аттестации | |
|
День, месяц |
Год | ||||
|
1 |
Руководящий состав |
Иванов |
Ген директор |
05.04 |
2012 |
|
2 |
Отдел кадров |
Игнатов |
Нач-к отдела кадров |
06.05 |
2013 |
|
3 |
Отдел кадров |
Смирнов |
Спец-т по кадрам |
15.03 |
2012 |
Машинное описание:
1. Открываются таблицы Spr_Sotrud, Spr_attest_Dolg, Ved_proid_Attestat, Pr_Priem и проверяется наличие записей.
2. Создается временный файл и помещается в него информация о сотрудниках на основе справочника сотрудников.
из таблицы Spr_attest_Dolg.
5. Если сотрудник ранее не был аттестован, то дата первой аттестации рассчитывается путем прибавления к дате приема сотрудника на работу из таблицы Pr_Priem периодичности аттестации из справочника аттестуемых должностей.
6. Полученн
3. Используя справочник аттестуемых должностей, проверяется, попадает ли сотрудник под аттестацию, если нет, то осуществляется переход к следующему сотруднику.
4. Используя файл Ved_proid_Attestat, проверяется, проходил ли сотрудник аттестацию, если да, то дата очередной аттестации рассчитывается путем прибавления к дате прошлой аттестации периодичность аттестации ая информация переносится из временного файла в таблицу Graf_proved_Attestat.
7. Получен документ «График проведения аттестации сотрудников».
Анализ результатов проведения аттестации сотрудников
Цель: Проанализировать результаты проведения аттестации сотрудников, определить суммарный балл каждого сотрудника в соответствии с критериями оценки и определить прошел или не прошел сотрудник аттестацию.
Требуется: Сформировать «Отчет о результатах проведения аттестации», из которого видно прошел ли сотрудник аттестацию или нет.
Периодичность и область применения: Задача анализа результатов проведения аттестации сотрудников решается каждый год перед его началом.
Организационно-экономическая сущность: Задача Анализа результатов аттестации сотрудников решается для того чтобы определить прошел или нет сотрудник аттестацию, иначе говоря, определить уровень профессиональной пригодности сотрудника для занимаемой должности. Результатом решения данной задачи является Отчет о результатах проведения аттестации сотрудников. Задача выполняется на основе следующих документов:
Структура организации (Таблица 5.1.1)
Ведомость результатов проведения аттестации сотрудников (Таблица 5.5.2)
График проведения аттестации сотрудников (Таблица 5.5.3)
Данная задача показана в алгоритме 5.5.1.
Из «Справочника структурных подразделений и справочника должностей» берется информация о структурном подразделении и должности, занимаемой каждым сотрудником, и заносится в выходной документ. Проверяем, прошел ли сотрудник аттестацию в соответствии с ведомостью результатов проведения аттестации сотрудников (балл>=5). Если нет, то прибавляем к дате прохождения аттестации из графика проведения аттестации сотрудников одну неделю. Получаем дату переаттестации сотрудников и заносим в выходной документ. Если да, ставим отметку об успешном прохождении аттестации и заносим дату прохождения аттестации из графика проведения аттестации сотрудников в ведомость пройденных аттестаций. Затем формируем выходной документ «Отчет о результатах проведения аттестации». Документ представляет собой таблицу, содержащую: «ФИО», «структурное подразделение», «должность», «Дата аттестации (день, месяц, год)», «Результат», «Дата переаттестации».
Входная информация:
Табл. 5.1.1 Структура организации
|
Структурное подразделение |
Должность |
Табл. 5.5.3 Ведомость результатов проведения аттестации сотрудников
Табл. 5.4.4 График проведения аттестации сотрудников
Выходная информация:
В результате решения данной задачи формируется документ «Отчет о результатах проведения аттестации сотрудников». Документ представляется на листах формата А4 и является текстово-числовым. Документ заносится в файл Otchet_rezlt _Attestat и хранится в ЭВМ.
Табл. 5.5 Отчет о результатах проведения аттестации сотрудников
Рис. 5.5.1. Алгоритм решения задачи «анализ результатов проведения аттестации сотрудников»
Технико-экономическая эффективность: Автоматизация этой задачи позволит быстро обрабатывать информацию о результатах прохождения аттестации сотрудников, уменьшить риск возможной ошибки при подсчете баллов, что позволит поддерживать достаточный квалификационный уровень персонала. В конечном счете, это приведет к повышению качества выпускаемой продукции.
Методы контроля: Контроль за достоверностью информации, передаваемой по каналам связи, осуществляют операторы, которые принимают массивы данных и оперативные документы. Для заданных массивов данных и документов подсчитываются контрольные суммы, которые вводят в ЭВМ одновременно с основными передаваемыми данными, а на входе с помощью ЭВМ суммируют основные данные и результаты сравнивают с контрольной суммой.
Методы внесения изменений: изменения в документы могут вноситься сотрудниками, имеющими доступ к файлам БД Spr_Dolg, Spr_str_Podrazdel, Ved_proved_attest_Sotrud, Graf_proved_Attestat.
Информационное обеспечение.
Входная информация: в качестве входной информации используются следующие документы:
Справочник должностей (Документ 5.1)
Справочник структурных подразделений (Документ 5.2)
Ведомость результатов проведения аттестации сотрудников (Документ 5.3)
График проведения аттестации сотрудников (Документ 5.4)
Информация из вышеуказанных документов заносится и хранится в файлах:
Spr_Dolg
Spr_str_Podrazdel
Ved_proved_attest_Sotrud
Graf_proved_Attestat
Контрольный пример:
Входные данные:
- Справочник должностей (Таблица 5.1)
- Справочник структурных подразделений (Таблица 5.2)
- Ведомость результатов проведения аттестации сотрудников (Таблица 5.3)
- График проведения аттестации сотрудников (Таблица 5.4)
Табл. 5.5.1 Справочник должностей
|
Код должности |
Должность |
|
110 |
Ген директор |
|
120 |
Нач-к отдела кадров |
|
121 |
Спец-т по кадрам |
Табл. 5.5.2 Справочник структурных подразделений
|
Код структурного подразделения |
Структурное подразделение |
|
01 |
Руководящий состав |
|
07 |
Отдел кадров |
|
07 |
Отдел кадров |
Табл. 5.5.3 Ведомость результатов проведения аттестации сотрудников
|
№ |
ФИО |
Результата (балл) |
|
1 |
Иванов |
7 |
|
2 |
Игнатов |
5 |
|
3 |
Кашин |
4 |
Табл. 5.5.4 График проведения аттестации сотрудников
|
№ |
Структурное подразделение |
ФИО |
Должность |
Дата аттестации | |
|
День, месяц |
Год | ||||
|
1 |
Руководящий состав |
Иванов |
Ген директор |
05.04 |
2012 |
|
2 |
Отдел кадров |
Игнатов |
Нач-к отдела кадров |
06.05 |
2013 |
|
3 |
Отдел кадров |
Кашин |
Спец-т по кадрам |
15.06 |
2015 |
Выходная форма:
Табл. 5.5.5 Отчет о результатах проведения аттестации сотрудников
|
№ |
Структурное подразделение |
ФИО |
Должность |
Дата аттестации |
Результат |
Дата переаттестации | ||||
|
День, месяц |
Год |
День, месяц |
Год | |||||||
|
1 |
Руководящий состав |
Иванов |
Ген директор |
05.04 |
2012 |
прошел |
|
| ||
|
2 |
Отдел кадров |
Игнатов |
Нач-к отдела кадров |
06.05 |
2013 |
прошел |
|
| ||
|
3 |
Отдел кадров |
Кашин |
Спец-т по кадрам |
15.03 |
2012 |
не прошел |
15.04 |
2012 | ||
Машинное описание алгоритма:
1. Открываются таблицы Spr_Dolg, Spr_str_Podrazdel, Ved_proved_attest_Sotrud, Graf_proved_Attestat и проверяется наличие записей.
2. Создается временный файл.
3. Из «справочника структурных подразделений и справочника должностей» берется информация о структурном подразделении и должности, занимаемой каждым сотрудником.
3. Из таблиц Ved_proved_attest_Sotrud и Graf_proved_Attestat берется ФИО сотрудников и смотрится, сколько баллов набрал сотрудник. Если сотрудник набрал 5 и более баллов, то аттестация пройдена успешно и в соответствующие столбцы таблицы Otchet_rezlt _Attestat заносятся ФИО, структурное подразделение и должность сотрудника.
4. В таблицу Otchet_rezlt _Attestat в столбец «Результат» заносится значения либо «прошел», либо «не прошел» аттестацию, в зависимости от количества набранных баллов.
5. Из таблицы Graf_proved_Attestat берется дата аттестации сотрудников и заносится в соответствующий столбец файла Otchet_rezlt _Attestat.
6. Дата переаттестации рассчитывается путем прибавления к дате аттестации одного месяца. Если сотрудник прошел аттестацию, то в последний столбец таблицы Otchet_rezlt _Attestat ничего не заносится.
7. Полученная информация переписывается из временного файла в таблицу Otchet_rezlt _Attestat.
8. Получен документ «Отчет о результатах проведения аттестации сотрудников».