642

3.2.23 Идентификатор электронной копии документа. Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе) проставляют в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером № 8.

4 Общие правила регистрации документов

Основой построения поисковых систем университета является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, отправления или создания.

Регистрации в университете подлежат поступающие (входящие), отправляемые (исходящие), внутренние (приказы, распоряжения, служебные письма, докладные записки) и другие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – электронных карточках АС «Документооборот», в журналах.

Поступающие в университет документы регистрируются один раз. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документы, поступающие в адрес университета и руководства университета, приказы и распоряжения по основной деятельности университета и исходящие документы за подписью ректора университета и проректоров регистрируются отделом делопроизводства управления делами. Документы структурных подразделений университета (входящие и исходящие) регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в электронных карточках или журналах.

4.1Регистрация приказов, распоряжений

4.1.1Регистрация подписанных приказов осуществляется в следующем порядке. Приказы по основной деятельности университета регистрируются в управлении делами в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его поступления на регистрацию, оформляемая словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

16 января 2005 г. № 5.

4.1.2Приказы по личному составу регистрируются в управлении кадрами в установленном по-

рядке.

4.1.3Регистрация подписанных распоряжений осуществляется в следующем порядке: Распоряжения по университету регистрируются в управлении делами.

Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения

состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения. Датой регистрации распоряжения является дата его поступления на регистрацию.

4.1.4 Подлинники приказов по основной деятельности и распоряжений по университету с указателями рассылки остаются в управлении делами для оперативного хранения и последующей передачи в архив СГУПСа на постоянное хранение.

Подлинники кадровых приказов остаются в управлении кадрами для последующей передачи в архив.

5 Особенности подготовки и оформления основных видов документов

5.1Приказ

5.1.1Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета или уполномоченным лицом, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом, а также по кадровым и другим вопросам внутренней работы университета.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития

ит.п.

5.1.2Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят структурные подразделения университета на основании поручений ректора, проректоров университета, либо в инициативном порядке. Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в прил. Д.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление кадрами на основании соответствующих представлений руководителей подразделений.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 93 из 359

Приказы по основной деятельности университета, а также приказы по личному составу подписываются только ректором университета, а в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанности ректора, либо уполномоченным лицом.

5.1.3Руководители подразделений, которым поручена подготовка приказов по университету, обеспечивают качество их подготовки и оформления, согласование с заинтересованными подразделениями.

Заголовок приказа должен кратко отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатают через 1 межстрочный интервал (12 пт). Точку в конце заголовка не ставят.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

Текст отделяют от заголовка 2–3 (24–36 пт) межстрочными интервалами и печатают шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 интервала (18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивают по левой и правой границам текстового поля. Первую строку абзаца начинают на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок. Допускается приводить текст (извлечения из текста) документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов.

Констатирующая часть приказа может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение".

Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварийным происшествием, нарушением установленных правил технической эксплуатации, что оформляется соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины необходимо излагать в сжатой форме (не более 1,5 с.).

Констатирующая часть приказа завершается разделительным словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатают строчными буквами в разрядку, и знаком препинания «двоеточие».

Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием конкретного исполнителя каждого действия и реальных сроков исполнения. В качестве исполнителей определяют должностных лиц университета, указывая их фамилии и инициалы.

Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. После номера пункта ставят точку и его текст печатают с прописной буквы.

Пункты подразделяют, при необходимости, на подпункты, которые могут нумероваться строчными буквами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного обозначения). Подпункты (абзацы) печатают с красной (новой) строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

Если приказом предусматривается создание комиссии, то первым указывается председатель комиссии, затем заместитель председателя и далее члены комиссии в алфавитном порядке.

В последнем пункте распорядительной части текста указывают, при необходимости, должностное лицо университета, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Текст приказа излагают кратко и четко на деловом языке для исключения неоднозначного толкования документа.

5.1.4Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть приказа включают отдельный пункт, текст которого начинают словами «Признать утратившими силу…», «Дополнить…» с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого (дополняемого) документа. Этот пункт находится, как правило, в конце распорядительной части приказа.

5.1.5Отдельные задания (например, задания, включающие цифровые данные), поясняющие или дополняющие содержание приказа, оформляют в виде приложений к приказу. О наличии приложений указывают в тексте распорядительной части приказа.

На приложениях к приказу (в тексте приказа дается, как правило, ссылка «согласно приложению») на первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении

суказанием даты и номера приказа:

Приложение

с. 94 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»

к приказу СГУПСа от «___» августа 2005 г. № _____

Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим приказом (в тексте приказа дается формулировка «Утвердить»), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении, а отметку о приложении в этом случае не делают:

УТВЕРЖДЕН приказом СГУПСа

от «___» мая 2004 г. № _____

Нумерацию страниц приказов, приложений к ним и каждого из утверждаемых документов производят отдельно.

В случае, если утверждаемые приказом документы (положение, правила, инструкция и другие документы) имеют приложения, которые поясняют или дополняют содержание этих документов, страницы таких документов и приложений к ним должны иметь сквозную (единую) нумерацию.

5.1.6Проект приказа и приложения к нему, завизированные исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, согласовывают с руководителями причастных подразделений, а также с юридическим отделом, управлением делами и управлением кадрами.

Проект приказа, представляемого на подпись ректору университета, визирует также проректор,

введении которого находятся рассматриваемые вопросы в соответствии с распределением обязанностей.

Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Приказы, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформ-

лению, возвращаются подразделению-исполнителю на доработку.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный документ не допускается.

5.1.7Если в ходе согласования возникли возражения (разногласия) по проекту, которые не разрешены в рабочем порядке, то руководитель структурного подразделения – разработчика документа проводит совещание с участием руководителей подразделений университета (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые возражают против согласования, и, при необходимости, представителя юридического отдела.

По вопросам, неурегулированным в результате такого совещания, исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются спорные вопросы и мнения подразделения, подготовившего проект приказа, и направляет его с проектом приказа проректору университета, в сферу ведения которого входит этот вопрос, для принятия решения.

Руководитель подразделения, который имеет возражения (разногласия) по проекту приказа в целом или по его отдельным положениям, может письменно изложить мотивированное замечание (особое мнение) на отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу) с отметкой «Замечания прилагаются».

5.1.8К проекту приказа, представляемого на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и, при необходимости, документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа.

Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), то к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его подготовки и вопросы, решаемые этим приказом.

5.1.9При оформлении совместного приказа наименования университета и другой организации располагают на одном уровне.

5.2Распоряжение

5.2.1Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором вуза по вопросам ин- формационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета.

5.2.2Подготовку проектов распоряжений осуществляют подразделения университета по поручению ректора или проректора университета либо в инициативном порядке (образец распоряжения см в прил. Е).

Распоряжение может не иметь констатирующей части; если она имеется, то завершается словом «о б я з ы в а ю», «п р е д л а -г а ю» и т.п., которое печатается вразрядку, и знаком препинания «двоеточие».

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 95 из 359

Слово "Присутствовали" печатают от границы левого поля, подчеркивают, в конце слова ставят знак препинания «двоеточие». Ниже на 1–2 межстрочных интервала (12–24 пт) печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их фамилии и инициалы через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Допускается оформлять список присутствующих (с указанием должностей, фамилий и инициалов) отдельным приложением.

Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Подпись отделяют от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт).

5.3.7Оформление протокола совещания у ректора производят на стандартном листе бумаги формата А4, на котором печатают прописными буквами полужирным шрифтом наименование этого вида документа – ПРОТОКОЛ. Вид совещания (заседания ректората) печатают ниже слова ПРОТОКОЛ на 2 межстрочных интервала (24 пт).

5.3.8Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, и протоколы совещаний (заседаний) хранятся в структурных подразделениях университета, на которые возложена подготовка и организация совещаний (заседаний), по месту их регистрации. Протоколы оперативных совещаний у ректора, хранятся в управлении делами.

5.4Служебные письма

5.4.1Служебные письма университета готовятся:

как ответы о выполнении поручений Федерального агентства железнодорожного транспорта; как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций и

частных лиц; как инициативные письма.

5.4.2Служебные письма оформляются на бланках с реквизитами университета и печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14.

Служебные письма, подписываемые начальниками структурных подразделений в пределах их полномочий, оформляются на бланках с реквизитами университета, при этом в тексте указывается, что письмо написано от имени соответствующего структурного подразделения.

Служебная переписка между структурными подразделениями университета, докладные записки в адрес ректора и проректоров и другие аналогичные внутренние документы оформляются не на бланках.

5.4.3Обязательными реквизитами при оформлении служебных писем являются:

исходящий номер и дата, заголовок,

фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя, подпись, адрес получателя, визы.

Визы оформляются на втором экземпляре, который направляется в дело.

В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ. На лицевой стороне последнего листа служебного письма, в левом нижнем углу, указываются

фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона. На служебных письмах, отправляемых за границу, фамилия и инициалы исполнителя, телефон исполнителя проставляется только на визовой копии, остающейся в деле по месту регистрации документа.

5.4.4 Служебные письма адресуются организации, структурному подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.

Полный почтовый адрес печатается исполнителем в правом верхнем углу документа под чертой после наименования организации.

Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.

При направлении документов в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 97 из 359

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Федеральное агентство железнодорожного транспорта Управление делами

При направлении документа должностному лицу (руководителю организации) наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Руководителю Федерального агентства железнодорожного транспорта М.П. Акулову

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия – в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

Федеральное агентство железнодорожного транспорта Начальнику Управления экономики и финансов С.Ю. Поройкову

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Котову С.И.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264

На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывается обязательно на двух языках – русском и языке страны назначения (в случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на французском языке).

5.4.5 Заголовок составляется исполнителем к любому исходящему письму формата А4. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах и служебных письмах, текст ко-

торых печатается на бланке формата А5, если объем текста не превышает 8–10 строк. 5.4.6 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:

«Университет направляет...», «юридический отдел рассмотрел...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебном письме, имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в тексте приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количество экземпляров, например:

Приложения: 1. План мероприятий на 9 л. в 1 экз. 2. График работы на 5 л. в 1 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

с. 98 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»

Приложение: брошюра в 2 экз.

5.4.7Служебные письма, подготовленные на подпись ректору университета, должны быть завизированы исполнителем, руководителем подразделения-исполнителя, руководителями заинтересованных структурных подразделений университета.

Служебные письма, направляемые на подпись ректору университета, должны быть согласованы с проректором, курирующим структурное подразделение, являющееся головным исполнителем.

Согласование проекта служебного письма осуществляется в форме визирования. Виза включает

всебя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в университете, на последнем листе ниже реквизита «подпись».

5.4.8Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Если служебное письмо содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр.

5.4.9Регистрация исходящих служебных писем осуществляется в следующем порядке. Каждому отправляемому документу присваивается исходящий порядковый номер.

Служебные письма, подписанные ректором университета, регистрируются в отделе делопроиз-

водства управления делами.

Заверенные копии зарегистрированных и отправленных служебных писем с подлинными визами остаются в подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.4.10Служебные письма должны представляться на подпись ректору университета со всеми документами, явившимися основанием для их подготовки, и с приложением завизированных копий (в 4 экз.).

Документы представляются исполнителем на подпись ректору университета через отдел делопроизводства управления делами.

5.4.11Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших документы, а персональная ответственность – на непосредственных исполнителей.

5.4.12Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не допускается.

5.5Телеграммы

5.5.1Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование – телеграмма;

отметку о категории («Правительственная», «Срочная» и т.п.); адресата – подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить достав-

ку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов) и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты можно указывать сокращенно);

текст; исходящий номер и дату; подпись;

отметку об исполнителе.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через два интервала прописными буквами без абзацев, исправлений, переноса слов. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей платный текст телеграммы, указываются адрес отправителя, сокращенное наименование вуза, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. 5.5.2 Подписанные ректором телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст

телеграммы, на регистрацию в отдел делопроизводства управления делами с приложением двух копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 99 из 359

6.2.2Прием и регистрация поступивших в подразделение на исполнение документов, а также фиксация всех отметок об их прохождении и исполнении осуществляется в подразделениях университета сотрудниками, занимающимися ведением делопроизводства.

6.2.3В тех случаях, когда резолюция ректора вуза адресована

нескольким руководителям структурных подразделений, ответственность за организацию исполнения поручения в целом, своевременную и правильную подготовку документа несет руководитель подразделения, указанный в резолюции первым.

6.2.4 При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7 Контроль исполнения документов

7.1Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, промежуточный (упреждающий) контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2Контролю подлежат все зарегистрированные входящие и внутренние документы, требующие исполнения. При постановке на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль» с проставлением срока исполнения документа.

7.3Отдел контроля управления делами осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением поступивших в университет документов.

Отдел контроля управления делами осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением приказов и распоряжений по основной деятельности университета, поручений ректора и проректоров университета, решений Ученого совета, протоколов оперативных совещаний у ректора университета.

По указанию ректора могут быть поставлены на контроль и другие документы.

7.4Непосредственный контроль за исполнением документов по существу вопроса в структурных подразделениях университета осуществляют руководители этих подразделений.

7.5Контроль исполнения документов (поручений) в отделе контроля управления делами осуществляют с применением АС «Документооборот», что обеспечивает надлежащий учет документов, находящихся на контроле.

Сотрудники отдела контроля обеспечивают ежедневный ввод в АС «Документооборот» информации о поставленных на контроль документах, изменении сроков исполнения или исполнителей, о ходе исполнения, об исполнении и снятии документа с контроля.

Контрольная база данных АС «Документооборот» систематизируется по исполнителям, по группам документов, по срокам исполнения документов.

Организация контроля исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных и должна обеспечивать их исполнение в установленные сроки.

В целях повышения результативности контроля применяют упреждающий контроль исполнения документа, который осуществляют до истечения срока его исполнения в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и их информация о ходе исполнения документов фиксируются

врегистрационно-контроль-ных формах АС «Документооборот».

7.6Срок исполнения документа определяет ректор, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в поручении (резолюции).

Сроки исполнения документов исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

для документов, поступивших в университет из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов университета – с даты подписания (утверждения) документа;

для писем (обращений) граждан – с даты их регистрации.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 101 из 359

Документы (решения, поручения) подлежат исполнению в сроки:

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, – в сроки, указанные в этих документах;

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов с пометкой «Срочно» или другими аналогичными пометками – в 3-дневный срок, с пометкой «Оперативно» – в 10-дневный срок, остальные документы этих органов – в срок не более одного месяца;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Ученого совета – не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и т.д.) организаций – до 30 дней; решения Ученого совета, приказы и распоряжения ректора университета, протоколы совещаний у ректора университета и проректоров университета, поручения ректора и проректоров универси-

тета – в срок, указанный в документе, по которым не установлен срок – до 30 дней. При наличии пометки «Срочно» и других аналогичных пометок – в 3-дневный срок, при наличии пометки «Оперативно» – в 10-дневный срок;

резолюции ректора (проректоров) университета «Прошу доложить», «Прошу доложить лично», «Прошу переговорить», данные по служебным запискам должностных лиц университета – в 3- дневный срок, если ректором или проректором универси-тета не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) университета во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации – в 10-дневный срок, если не установлен иной срок.

Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней со дня их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.7При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора университета мотивированную просьбу о продлении срока исполнения не позднее трех дней до истечения срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля управления делами. Приостанавливать исполнение документов,

атакже отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) – автор документа.

7.8Снятие документов с контроля осуществляет отдел контроля после представления ответственным исполнителем необходимых материалов. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», дата; подпись лица, подтверждающего исполнение.

7.9Основанием для снятия документа с контроля является качественное и полное его исполнение. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Промежуточные запросы и переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

7.10Исполнители обязаны по первому требованию работников отдела контроля давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовки материалов по контролируемым документам и поручениям.

7.11Отдел контроля управления делами, осуществляющий контроль за исполнением документов, ежемесячно проводит анализ исполнения поставленных на контроль документов и соответствующие справки представляет ректору университета в установленные сроки или по запросам. Начальники структурных подразделений лично рассматривают результаты состояния исполнительской дисциплины на еженедельных заседаниях ректората и принимают соответствующие меры.

8 Организация учета, хранения и использования документов в делопроизводстве

Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию, учет и хранение документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в

с. 102 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»