Тайм-менеджмент Учебно-методическое пособие для студентов специальности 23.05.04 Эксплуатация железных дорог

Шаг 2. Составляем список гибких задач (см. рис. 8б), не имеющих (жесткого времени исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические и задачи, рис. 8в. Не более 2-3 задач.

Рис. 8б. Список задач (добавление гибких задач)

30

Рис. 8д. Список задач (отслеживание исполнения задач)

31

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения, рис.8г.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, рис. 8д. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

-жесткие - привязанные к определенному времени;

-гибкие - зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

-бюджетируемые - приоритетные, важные задачи, не привязанные жестко ко времени, но для которых определяем количество времени, необходимое для их выполнения.

Бюджетирование времени. При определении бюджета времени на приоритетные

задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % времени оставляем как свободный резерв для гибких задач и как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» — свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.В чем заключается смысл расстановки приоритетов?

2.Почему важно уметь расставить приоритеты?

3.Какие методы расстановки приоритетов вы знаете?

4.На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра?

5.Когда целесообразно использовать метод многокритериальной оценки?

6.В чем заключается суть метода многокритериальной оценки?

7.Как можно выделить наиболее приоритетные цели? Какой способ подходит для этого более всего? Почему вы так считаете?

8.В чем основная идея расстановки приоритетов по принципу «80/20»?

9.Как используется принцип Парето при планировании времени на задачи?

10.Почему важно отсеивать навязанные дела и задачи?

11.Какие стратегии отказа вы знаете? Какие из них вы считаете наиболее эффективными, почему?

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач

-Зайти в спортзал.

-Институт, зачет.

-Найти ключи от квартиры.

-Позвонить клиенту.

-Поговорить с Ивановым.

-Лекция.

-Оформить титульный лист для реферата.

-Обсудить проект с командой.

-Составить план действий на завтра.

-Задание по тайм-менеджменту.

-Собеседование 14:00.

-Отдать СД-диск соседу.

-Пообедать.

-Почта. Папка «Входящие».

32

-Проектная работа.

-Вопросы по диплому.

-Договориться о времени консультации с преподавателем.

-Решить 5 трудных задачек по математике.

-Мобильный. Деньги.

-Работа, резюме, агентство.

Выполните следующие задания:

1.Разделите лист на две части.

2.В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результаториентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результат-ориентированной форме. Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.

3.Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результатоориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.

Задание 2. Выделите свои типовые личные контексты (5-7). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.

Задание 3. Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.

1.Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.

2.Составить список жестких задач.

3.Отметить свои личные контексты.

4.Составить список гибких задач.

5.перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.

6.Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.

7.Определить время исполнения для всех задач на день.

8.Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.

9.Выделить из списка приоритетные задачи.

10.Разбить приоритетные задачи на подзадачи.

11.Забюджетировать время для приоритетных задач.

12.Определить время на выполнение жестких задач в размере 80% от рабочего дня.

Задание 4. Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результат-ориентированном виде, табл. 27.

Задание 5. Распределите дела из списка с помощью матрицы Эйзенхауэра по типам задач в зависимости от важности и срочности.

1.Разобраться на рабочем столе.

2.Подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту.

3.Поиграть с другом в Саll оf Duty 2.

4.Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5.Встретиться с друзьями, сходить в Интернет-кафе.

6.Позаниматься с репетитором по математике, надо готовиться к вступительным экзаменам через 4 месяца.

7.Навести порядок в комнате.

8.Позвонить сегодня ключевому клиенту.

9.Закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня).

10.Завтра поздравить маму с днем рождения.

11.Начать заниматься на курсах иностранного языка (для подготовки, к поступлению в вуз в следующем году).

Запишите дела в соответствующие графы:

А________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

В________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

С________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

D________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Задание 6. Вы — менеджер по рекламе компании по продаже строительных материалов. Вам поручили срочно подготовить рекламные материалы к выставке, которая откроется через три недели. Вам нужно выбрать полиграфическую фирму которая быстро, качественно сможет изготовить рекламный буклет компании (количество - около 300-500 шт.). Вы обзвонили три фирмы и собрали следующую информацию.

Фирма А. Может изготовить буклет за 2 недели, если вы предоставите весь материал: текст, фотографии, рисунки. Макет буклета разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласование макета с заказчиком. Минимальный тираж заказа - от 100 экземпляров. Фирма находится на другом конце города, добираться до нее около 1,5 ч, своих курьеров у них нет. Цена средняя, приемлемая для вашей компании. Качество полиграфии хорошее.

Фирма В. Может изготовить буклет в сжатые сроки - за 4 дня. Макет они не разрабатывают, вы должны предоставить свой готовый макет. Этапа согласования макета с заказчиком нет. Фирма находится недалеко от вашего офиса, в 20 мин ходьбы. Своих курьеров у них нет, нужно ехать самому. Минимальный тираж, который можно заказать, - от 300 экземпляров. Цена изготовления очень низкая. Качество полиграфии среднее.

34

Фирма С. Срок изготовления - 2,5 недели (очень много заказов). Минимальный тираж, который можно заказать, - от 500 шт. Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут, согласовывает макет с заказчиком. Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту и делает необходимые фотографии нужного качества. Фирма находится далеко, в 1,5 ч езды, но есть своя курьерская служба, готовые буклеты готовы доставить по любому адресу. Цена очень высокая. Высокие качество полиграфии.

Запишите в табл. 28 критерии, по которым вы будете выбирать фирму, где разместите свой заказ. Расставьте веса критериев. Оцените по каждому критерию каждый из вариантов. Выберите наиболее оптимальный вариант.

Таблица 28

ИТОГ

Фирма А

Фирма В

Фирма С

Задание 7. Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритетов для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей можете воспользоваться Стратегической картонкой иМемуарником, табл. 29

Таблица 29

Задание 8. Проведите полный хронометраж своих 4 дней. Используя полученные данные, расставьте приоритеты в своих делах с помощью матрицы Эйзенхауэра: какие из дел к какому типу задач вы можете отнести. Запишите, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категорииD и С.

А________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

В________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

С________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

D________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Шаги, которые я предприму для сокращения времени:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

35

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. 5-е издание./ Г. А. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. – 211 с.

2.Тайм-менеджмент. Полный курс: Учебное пособие / Г. А. Архангельский, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина, С. В. Бехтерев; Под ред. Г.А. Архангельского. 5-е издание.- М.: Альпина Паблишер, 2016. — 311 с.

3.Тайм-менеджмент и MS Outlook .Электронный ресурс: http://birdstyle.org/ru

Учебно-методическое издание

Гусева Алла Ивановна

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учебно-методическое пособие к практическим занятиям

Изд. № 246-19

36