Тайм-менеджмент Учебно-методическое пособие для студентов специальности 23.05.04 Эксплуатация железных дорог

Рис. 6. Матрица Эйзенхауэра

20

Б) Метод многокритериальной оценки

Тратить время на главное - значит расставлять приоритеты в списке своих долгосрочных целей. Как бы ни хотелось одновременно и вуз закончить с красным дипломом, и создать свой бизнес, вряд ли получится все это совместить. Мы оказываемся перед выбором, необходимостью расставить приоритеты в своих целях. Это не значит, что от каких-то целей придется отказаться навсегда: просто крайне важно определить, какие цели являются первоочередными на данный момент.

Если у нас есть несколько вариантов решения но мы не знаем точно, какой будет наиболее предпочтительным, и медлим с принятием решения, боясь ошибиться?

Для решения подобных ситуаций нам нужно познакомиться с еще одним способом расстановки приоритетов, который называется метод критериальной оценки.

Метод многокритериальной оценки позволяет нам лучше понять и использовать нашу систему критериев для принятия решения в ситуации выбора.

Для этого нам нужно сделать всего 5 шагов.

Техника составления матрицы многокритериальной оценки:

1)определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно использовать не больше 5-7 критериев);

2)взвесить критерии, определить их сравнительную важность. Общая сумма веса должна быть равна единице);

3)оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу: 1 - плохо, 2 - хорошо, 3 - очень хорошо);

4)подсчитать взвешенные оценки вариантов;

5)выбрать самый оптимальный вариант.

Разберем подробнее применение метода многокритериальной оценки на примере табл.16

и 17.

Пример1: Выбор курсов английского языка

Создадим таблицу оценки вариантов по критериям (табл. 16):

21

-В левой колонке записываем варианты, которые у нас есть, сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность) и записали вес каждого.

-Затем расставим баллы в соответствии с оценкой варианта по каждому критерию.

-Подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия и после этого сложим получившиеся результаты в каждой строке, табл. 16.

-Получим ИТОГ: в данном примере оптимальный для нас вариант - курсы английского языка при Британском культурном центре.

Обратите внимание: для того чтобы принять простое решение, нам нужно было учесть 9 параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает и значительно больше вариантов и критериев, значит, и количество параметров, которые необходимо запомнить, будет огромным. Представление данных в виде таблиц дают возможность учесть все важные для нас критерии, не забыть и не пропустить ни одной детали.

Важно помнить, что единственно верной матрицы критериев нет. У каждого человека она своя, и он делает выбор, исходя из нее. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и прочее. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и определении веса критерия у разных людей они будут различные и, соответственно, результаты будут отличаться.

Пример 2: Определение приоритетности долгосрочных целей

С этой задачей нам также поможет справиться матрица многокритериальной оценки. Составим таблицу: в левую колонку которой запишем несколько своих ключевых целей,

а в качестве критериев будем использовать 5-7 ключевых ценностей. Для определения целей можно воспользоваться Стратегической картонкой, а ценности взять из Мемуарника.

Стратегическая картонка – ваши долгосрочные цели по ключевым направлениям жизни.

Мемуарник (Ежедневник, Дневник) - в него необязательно вписывать все то, что Вы чувствуете или описывать события, которые с Вами происходят. Нет! Достаточно сделать запись о главном событии дня (ГСД). Самым ярким событием может стать, что угодно - письмо или звонок друга, приятное известие, прочитанная Вами статья или повышение зарплаты. Как позитивное, так и негативное. Неважно. Важно только то, что оно главное для Вас!

22

В конце дня, недели, года выпишите Главное событие дня, недели, года - одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца - Главное событие месяца. В конце года - Главное событие года.

Как и в п римере с курсами иностранного языка, мы присвоим веса нашим критериям, а затем оценим каждую цель по каждому критерию (ценности). Баллы обозначают уровень значимости:

1 - очень маленькая;

2 - средняя;

3 - очень большая.

Следующий шаг - подсчитаем интегрированные оценки вариантов. Возьмем в качестве примера табл. 18, составленную студентом.

Из правой колонки «Итог» можем увидеть, что в нашем примере с точки зрения выбранных критериев и их весовых коэффициентов ключевой задачей является закончить вуз и получить диплом, без которого должность топ-менеджера останется недосягаемой. Для студента, проводившего оценку своих целей, удивительным оказался тот факт, что учеба, получение диплома являются для него самой приоритетной целью, хотя до начала работы с критериями он не считал эту цель настолько важной для себя. Этот вывод заставил его по - новому посмотреть на взаимосвязи своих целей и начать более внимательно относиться к своим повседневным задачам.

Многокритериальная оценка позволяет сделать правильный выбор, Не полагаясь на случай, а действуя осознанно и уверенно, опираясь на вою систему ценностей и критериев.

2.2. Контекстное планирование как система и его основные способы

Используется два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое - «хронос», привычное нам, линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.

Жесткие задачи- задачи, привязанные к определенномувремени.

Второе обозначение времени - «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называютсягибкими.

Гибкие задачи - задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

«Кайросы», удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятых для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.

Контекст - это совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.

23

Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы, табл. 19.

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты, и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.

Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы использовать их было понятно и удобно.

Пример: Использование контекстного планирования для «офиса»:

Так как в реальной жизни понятию «офис» соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.

1. Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.

3.Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит нужное иметь еще два списка: первый– это то, что нужно сделать иливзять с собой до попадания в место,

4.Второй – то, что нужно сделать на месте.

24

Обобщим эти рассуждения в табл. 20.

Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники контекстного планирования, состоящей из трех основных шагов.

Шаг 1. Выделить типовые личные контексты, наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5-7).

Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.

Шаг 3. При приближении контекста - просмотреть список соответствующих этому контексту задач.

Точно так же можно поступать с любыми другими «кайросами», характерными именно для вас: «Курсы», «Офис», «Друзья», «Дом», «Семья» и др. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр нужного раздела в подходящий момент, быстро входит в привычку.

Инструменты контекстного планирования

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

•ежедневник;

•cтикеры, закладки для гибких задач;

•lоска для контекстного планирования;

25

•MS Outlook.

2.2.1.Способы контекстного планирования

А) Результат-ориентированный список задач на день

Технология результат-ориентированного планирования строится на основе классического “check-list” или “to do list”, но с определенными стройками. Такой список задач, составленный грамотно, работает чрезвычайно эффективно. Результаториентированный список составляется в несколько этапов.

Шаг 1.Составьте таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени, табл.21.

Таблица 21

Ежедневные задачи (до заполнения)

Шаг 2. В графу «Что сделать?» запишите все, что нужно сделать в течение дня, табл.

22.

Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны иметь ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который хотим получить.

Глагол+ Ясный результат = Результат−ориентированная формулировка задачи

Рассмотрим на простом примере, как это делается.

Предположим, вы собираетесь поступать в ВУЗ и вам нужно подать документы в приемную комиссию института.

Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи - из такой формулировки не понятно, какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате.

Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата - нет. Действительно, можно поехать в институт, но забыть документы дома или поехать, но не доехать, опоздать, и время будет

26

потрачено зря.

Чтобы быть абсолютно точными, эту задачу следует записать так: «Сдать документы в приемную комиссию института». И активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть и результат понятен (сданные в институт документы). Что нам дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель - сданные вовремя документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная в план, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Шаг 3. Используйте различные цвета для обозначения важности задачи. Например, красным выделите 2-3 наиболее приоритетных; желтым - текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым - те, которые можно безболезненно перенести на следующий день, табл. 23. Цвета можно выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.

Шаг 4. Держите план всегда под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставьте «-», табл. 24. Выполненные задачи можно торжественно вычеркивать, используя для наглядности цветной маркер яркого цвета.

Таблица 24

Ежедневные задачи (с отметками о выполнении дел)

Примечание: Приоритизацию задач в списке можно отмечать различными цветами, пример приведен в табл.25.

27

При составлении списка задач следует различать два понятия: результатоориентированность и конкретизированность. Различие между этими понятиями можно наглядно представить с помощью графика, рис. 7.

Как можно увидеть из примера, формулировка "сходить в кино" является результатоориентированной. Во втором варианте – конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия (указание конкретного фильма, кинотеатра, приведена точная дата).

Когда может быть полезна конкретизация?

-если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя;

-если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.

28

Результато-

ориентированность

(1)

Сходить в кино

(2)

27 мая посмотреть фильм Пираты Карибского моря" в кинотеатре» Слава»

Конкретизированность

Рис. 7. Соотношение понятий "результат-ориентированность" и "конкретизированность"

Пример. Для нас важно не просто "сходить в кино" (в этом случае все равно, какой кинотеатр, фильм, сеанс и т.д. (1)), а необходимо попасть именно 27 мая на фильм " Пираты Карибского моря" и только в кинотеатре "Слава"(2)). В этом случае задача может быть решена только при исполнении всех этих условий.

Преимущества результато-ориентированного планирования задач:

o концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;

o гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

o экономия своих сил, так как некоторые задачи закрываются сами собой, без вашего участия;

o вы значительно меньше отвлекаетесь, и вас значительно меньше отвлекают в течение дня;

o решение тех дел, которые именно для вас являются самыми главными;

o удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Б) Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящие от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следит выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в MS Out-look) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время, рис. 8а). При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

29