Тайм-менеджмент Учебно-методическое пособие для студентов специальности 23.05.04 Эксплуатация железных дорог

Таблица 7

Переформулирование целей в показатели

Шаг 3. Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений как "время, затраченное на просмотр телевизора", отнесенного к разряду поглотителей и времени, затраченного на изучение английского языка. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа времени, то к концу первой недели ведения хронометража - 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч 15 мин. Аналогично можно отслеживать динамику любого из показателей.

В то же время, если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин, а на просмотр телевизионных программ - 80-120 мин, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 мин, а высвобожденные резервы времени (1 ч 15 мин) были использованы для изучения английского языка.

Рис. 3. Динамика показателей (совмещенный график)

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

Время "брутто"- Время "нетто" = Количество нерационально использованного

времени (поглотители)

10

Углубленный анализ помех «поглотителей» времени

Обычно углубленный анализ каких-либо компонентов ТМ-системы — закономерный шаг после первой ознакомительной инвентаризации трат времени. Даже самая поверхностная инвентаризация времени обычно выявляет слабые места персональной или организационной системы управления временем.

Углубленный анализ помех осуществляется в три этапа:

1 этап. Заполнение листа учета дневных помех (в данном случае заполняется за один день, при самостоятельном проведении анализа рекомендуется заполнять лист учета в течение длительного периода времени).

2 этап. По мере заполнения «листа учета дневных помех» (или по истечении учетного периода времени) информация о помехах обобщается и анализируется.

3 этап. Разрабатываются способы борьбы с наиболее опасными помехами.

Пример таблицы для проведения углубленного анализа временных помех

Колесо баланса областей жизни

Наша жизнь – это колесо, разделенное на сегменты – важные для нас области жизни: семья, работа, здоровье и т.д., рис. 2. Колесо баланса составляется на определенный отрезок времени, период планирования составляет 7 дней.

Рис. 2. Шаблон колеса жизненного баланса

11

Этапы анализа жизненного баланса:

На своем колесе баланса выделите восемь наиболее значимых областей человеческой жизни. Для большинства людей такими областями являются: здоровье, условия жизни, карьера, финансы, друзья/родственники, отдых/развлечения, любовь/семья, личностный рост/образование. Каждый человек может модифицировать названия этих областей с учетом своего понимания жизни.

Личностное развитие - это совокупность всех позитивных изменений, происходящих в человеке.

Выводы

Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ, табл. 8:

Б) АВС-хронометраж (учет расходов времени с приоритизацией задач)

Идея АВС-хронометража состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил.

Данный метод - это вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная Карточка учета времени Гастева-Керженцева. Поскольку ее сущность претерпела достаточные изменения, то новый продукт можно назвать «Карточка эффективности».

Отличие: Карточка эффективности поделена на три области. Это делает возможной параллельную фиксацию нескольких одновременных действий.

В основу данной методики положены четыре принципа.

1.Фиксация внимания на главных задачах.

2.Простота и гибкость.

3.Измеримость и наглядность результатов деятельности.

4.Полезная полнота информации.

Рассмотрим подробнее каждый из этих принципов.

12

Размер самой карточки - 110 х 75 мм - удобен для использования ее в «полевых» условиях и при хранении.

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3 (под ключевые задачи), 4-14 (для учета типовых и рутинных задач) и 15 (для фиксации потерь времени).

Карточка эффективности дает возможность вести многоуровневые учет использования времени.

3 принцип. Измеримость и наглядность результатов деятельности

Одна из задач тайм-менеджмента - поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолете и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т. е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета», причем наглядности это не прибавляет.

Метод АВС-хронометража легко решает эти задачи - вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка» В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно - для наглядности, так как если мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности.

Карточка эффективности - это половина метода.

Обработка карточек эффективности

Вторая половина - таблица анализа использованного времени. Ее легко создать и вести в МS Ехсе1, внешний вид ее представлен в табл. 9. В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу, что и в карточке эффективности, и подразделяются на дела категории А («важные»), Б - С («без них нельзя») и Д («потери»), они имеют коэффициенты (2, 1, -1) соответственно.

Таблица 9 Анализ использованного времени (вносятся данные из карточек эффективности)

Рассмотрим пример заполнения таблицы анализа, табл. 10-12.

Таким образом, за один день в табл. 1 2 появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет результата за день. Общая сумма галочек по задачам категории А равна 13, а по категориям В и С - 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем: дела категории А - 26 (13 х 2), категории В и С - без изменения 34 (34 х 1), потери равны (-6), т.е. (6 х (-1)). Просуммировав полученные результаты и умножив на 10 мин (значение ячейки), получим итог за день, равный 540 мин ((26 + 34 - 6) х 10) полезно потраченного времени.

Пример: Предположим, что за день было заполнено всего две Карточки эффективности, 1 и 2, они представлены в табл. 10и 11.

14

Таблица 10

Таблица 12

Анализ использованного времени (внесены данные из карточек 1 и 2)

*С учетом коэффициентов:

[(6 +3 +4) 2 +(2 +3 +5 +4 +5 +4 +2 +1+2 +4 +2) 1 (6 1)] 10 = 540 минут

4 принцип. Полезная полнота информации

Как известно, любая модель процесса - это, до известной степени, упрощение его. В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений:

- разукрупнение важных задач и объединение рутинных. Это происходит из-за следования правилу: хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач.

- при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Анализ использованного времени (по хронометражу) Важно», а целый комплекс задач, так же как и задачи категорий В и С объединены в комплекс.

Хотя и здесь при желании можно учет настроить так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной, критически важной задаче, присвоив ей в Карточке эффективности стабильный номер.

Таблица анализа по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе.

В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.

Контрольные вопросы

Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте? Что такое хронометраж?

Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?

Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?

Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?

Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество времени, рационально использованного?

Какие классификации расходов времени вы знаете?

Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть? Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?

16

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража студента, полученного в результате составления фотографии календарного дня студента, табл. 13.

Таблица 13

Фотография календарного дня студента

Выполните задания

1.Проанализируйте «фотографию дня» студента, табл. 13.

2.Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3.Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4.Самостоятельно каждый студент должен составить фотографию собственного календарного дня по форме табл. 13. Распределить фактические затраты времени: - по

областям жизни, по категориям важности и срочности дел, составить таблицу по распределению недельного бюджета времени по категориям дел и по областям жизни в табл.

14:

Таблица 14

Категории дел

1.А

2.B

3.C

4.D