МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА»

Кафедра «Экономика, организация производства и менеджмент»

А.И. ГУСЕВА

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учебно-методическое пособие к практическим занятиям

Москва – 2019

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА»

Кафедра «Экономика, организация производства и менеджмент»

А.И. ГУСЕВА

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учебно-методическое пособие для студентов специальности 23.05.04 «Эксплуатация железных дорог»

Москва – 2019

УДК 658

Г-96

Гусева А.И. Тайм-менеджмент: Учебно-методическое пособие к практическим занятиям. - М.: РУТ (МИИТ), 2019. – 36 с.

Данное учебно-методическое пособие позволяет получить базовые умения и навыки использования современных технологий организации времени и повышения эффективности его использования.

В учебно-методическом пособии рассмотрены основные методы Тайм-менеджмента.

Рекомендовано для специальности 23.05.04 «Эксплуатация железных дорог».

Рецензент: к.т.н., доцент каф. «Логистические транспортные системы и технологии» РУТ (МИИТ) Синицына А. С.

© РУТ (МИИТ), 2019

3

1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА

Тайм-менеджмент (управление - управление человеком собственной деятельностью,

временем) организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов.

Современный тайм-менеджмент - это не просто набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью. Эту систему можно представить в виде пирамиды, рис. 1.

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точнои правильно нам удалось это сделать. Поэтомурассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

1.1.Главная проблема в тайм-менеджменте - Поглотители времени

В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела.

Пример: Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в 8 минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Два часа в день пропадают безвозвратно.

4

А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2 а)

Вывод: При объединении работы в блоке происходитминимизация переключений исполнителя, засчет чего высвобождается дополнительныйресурсвремени (рис.2 б).

Поглотители - процессы неэффективного использования времени, в которых

времени человек принимает активное или пассивное участие.

Основные причины неэффективного использования времени приведены в табл. 2

Таблица 2

1.2.Альтернативные мировоззренческие подходы к жизникак основа к решению главной проблемы тайм-менеджмента

Специалисты по управлению временем, различает «проактивный» и «реактивный» подходы к жизни.

Реактивный подход к жизни - это ее проживание посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь по типу «каксложилось» и «как получилось».

Проактивный подход к жизни - выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства.

При втором подходе мы сами формируем свою жизнь и признаем себя ответственным за

нее.

Основным инструментом его реализации является планирование времени. Центральное место в процессе планирования занимает целеполагание.

Четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов. Если нет цели, мы не можем составить план действий, поскольку не знаем, чего хотим достигнуть.

Целеполагание - это определение, конструирование цели, формирование образа

желаемого будущего.

План - это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить.

Правильно составленный план дает возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного и основного.

6

2. ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Можно выделить следующие основные правила, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени, табл. 3.

Рекомендации:

-Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделить специальное время для просмотра дневных записей. При этом можно пользоваться электронными таблицами MS Ехсеl для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней.

-Анализируя ход дня, напротив каждого дела отмечать буквами, галочками или используя разные цвета принадлежность дела к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность - каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения потерь времени.

7

3. СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

1 Этап. Способы учета использования времени на основе хронометража

Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять - измерь».

На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Хронометраж - учет расходов личного времени путем простой письменной

фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж - это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража:

-произвести контроль, то есть определить, на что тратится ваше время;

-проанализировать использование времени и изыскать первые резервы времени.

А) Техника полного хронометража

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов:

1.в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работыдлительностью от 10-15 минут;

2.выберите 1-3 ключевых показателя;

3.отследите показатели в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно:

Шаг 1. Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения учета. Выберите тот, который кажется вамнаиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой фиксируем начало и окончание любого дела (табл. 4). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность, табл. 5. Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и обращать вниманий на свою деятельность в течение дня. К табл. 4 добавляем еще один столбец.

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно - по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания, дополнительную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат, табл. 6. Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество времени, которое они увас «похищают».

Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить непродуктивные расходы времени, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» - полезного использования времени.

8

Таблица 4

Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража.

Такими показателями могут являться:

-любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

-любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

-любое желаемое действие, до которого «руки не доходят». Любое ресурсное занятие, дающее положительные эмоции и энергию, но на которое просто нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и является показателем для хронометража, табл. 7. Выбор показателей осуществляем, опираясь на данные хронометража, проведенного в течение первых нескольких дней.

9