5710

4

ББК У. в6 Х12

Основы управления проектами в Microsoft Project 2003 : Методические указания по выполнению лабораторных работ для студентов 3 – 5-го курсов, специальностей «Государственное и муниципальное управление», «Управление персоналом» очной формы обучения. / сост. Д. В. Тимошенко. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2009. – 44 с.

Рецензент А.Н. Бердник, доцент кафедры ДВС ТОГУ, кандидат технических наук

Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве методических указаний для студентов

Денис Владимирович Тимошенко

Основы управления проектами в Microsoft Project 2003

Методические указания по выполнению лабораторных работ для студентов 3 – 5-го курсов, специальностей «Государственное и

муниципальное управление», «Управление персоналом» очной формы обучения

680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2009

5

Введение

Реализация проекта в любой области человеческой деятельности представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого часто непредсказуем. Современные методы научного менеджмента, основанные на использовании разнообразных программных средств, позволяют существенно повысить качество управления. В развитых странах управление проектами с применением автоматизированных программных средств уже давно является составной частью общего процесса управления бизнесом.

Из существующих систем управления проектами прежде всего следует обратить внимание на системы календарного планирования и кон-

троля. Одно из первых мест среди данных систем занимает пакет Microsoft Office Project (далее – MS Project), удачно сочетающий большие возможности и достаточную простоту освоения.

MS Project считается одним из приложений семейства MS Office. Он имеет интерфейс, схожий с другими приложениями, и ориентирован на управление проектами, ведущимися в офисе. MS Project можно использовать как для управления одним проектом, так и для одновременного управления несколькими проектами в рамках одной организации.

Средства MS Project используются на всех этапах работы над проектом. На этапе планирования MS Project позволяет решать следующие задачи:

Создать план проекта с необходимой детализацией входящих в него задач. Задать длительность выполнения каждой из задач и проекта в целом.

Назначить необходимые ресурсы задачам проекта, планировать выполнение задач с учётом наличия ресурсов. Определить стоимость выполнения каждой из задач и проекта в целом. Оптимизировать (выровнять) загрузку ресурсов, если это необходимо.

Определить критический путь в сетевом графике проекта. Настроить

иоптимизировать план проекта с учётом существующих временных

ифинансовых ограничений.

В ходе реализации проекта MS Project можно использовать для решения следующих задач:

Отслеживать ход выполнения задач проекта с целью завершения в указанные сроки с учётом временных и финансовых ограничений.

Добавлять в выполняющийся проект новые задачи, вносить изменения в ресурсы проекта и их назначения, если этого требует реализа-

ция проекта.

Также MS Project позволяет создавать и отслеживать несколько проектов одновременно, размещать проект на сервере с целью обеспечения доступа к нему с помощью браузера, генерировать отчёты о проделанной и ещё не завешённой работе, имеющихся и уже использованных ресурсах, затратах, назначениях и т.д.

7

Управление проектом заключается в планировании, управлении задачами и ресурсами, контроле стратегии реализации проекта. План любого проекта обязательно содержит следующие элементы: задачи, ресурсы, назначения, сроки, затраты.

Задача – это работа, которую необходимо выполнить для достижения поставленной цели. Задачи являются основными блоками, из которых состоит проект. Каждая отдельная задача характеризуется длительностью и потребляемыми ресурсам, а набор задач проекта – последовательностью и логическими связями.

Если проект содержит большое количество задач, то задачи представляют в виде укрупнённых групп, логически связанных между собой. В результате формируются суммарные задачи (фазы). Суммарная задача – это задача, состоящая из нескольких подзадач. Она может содержать не только подзадачи, но и другие суммарные задачи. Результат суммарной задачи обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в неё.

Веха – это задача, в результате выполнения которой достигаются промежуточные цели проекта. Очень часто, веха имеет нулевую длительность и используется для контроля над ходом выполнения проекта.

Критическая задача – это задача, которая должна быть завершена в соответствии с календарным планом для своевременного окончания проекта в целом. Задержка выполнения любой критической задачи приводит к увеличению длительности проекта. Некритическая задача имеет резерв времени.

Критический путь – это набор задач, которые необходимо выполнить для окончания проекта по календарному плану. Каждая задача, лежащая на этом пути, является критической.

Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта.

Назначения – это связи конкретной задачи с ресурсами, выделенными для её выполнения.

Трудозатраты – для задач – это общая работа (в единицах рабочего времени), необходимая исполнителю (ресурсу) для выполнения задачи. Вели-

чину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например,

длительность задачи – 8 часов, а исполнителю (ресурсу) требуется 24 часа на выполнение данной задачи. В этом случае, чтобы выполнить задачу за указанные 8 часов, необходимо назначить не менее трёх исполнителей.

Зависимости задач – это тип связи между двумя задачами проекта. Он определяется зависимостью между датами окончания и (или) начала каждой из задач. Например, задача Б не может начаться, пока не начнётся задача А, или задача Б не может начаться, пока не закончится задача А и т.д. (в MS Project используется четыре типа связей между задачами).

Проектный треугольник – это взаимосвязь трёх элементов любого проекта – времени, стоимости и объёма работ. При корректировке одного из этих элементов изменяются оба других. Например, при изменении пла-

8

на с целью уменьшения расходов необходимо проверить, чтобы длительность проекта осталась в допустимых пределах.

1.2. Рабочая область и основные объекты MS Project

Меню, панели инструментов и строка состояния MS Project – стандартные элементы программ Windows. Строка ввода аналогична строке формул в MS Excel и служит для ввода и редактирования значений в ячейках таблиц и на диаграммах. Рабочая область имеет специфику и требует более подробного рассмотрения.

Для просмотра и редактирования информации о проекте в MS Project предусмотрено несколько способов отображения данных. Способы могут сочетать в себе таблицы, диаграммы, формы, их комбинации и называются

– представления. Для перехода из одного представления в другое можно использовать пункт меню Вид или специальную панель – Панель представлений. Основными представлениями в MS Project являются:

диаграмма Ганта;

диаграмма Ганта с отслеживанием;

использование задач;

календарь;

сетевой график;

график ресурсов;

использование ресурсов;

лист ресурсов.

При вводе задач проекта можно воспользоваться любым из первых пяти представлений. Другие представления предназначены для работы с ресурсами и назначениями.

В MS Project используется следующая схема организация данных. Вся информация о проекте хранится в двух больших «внутренних» таблицах, первая из которых содержит данные о задачах проекта, вторая данные о ресурсах проекта. Эти таблицы содержат большое количество полей, часть которых является дополнительными. «Внешние» таблицы, с которыми работает пользователь, представляют собой выборки из полей «внутренних» таблиц. При работе над проектом данная схема позволяет:

использовать стандартные таблицы (например, представление Лист ресурсов);

переключать таблицы внутри представлений (команда Вид → Таб-

лица → «выбрать тип таблицы»);

добавлять в существующие таблицы новые поля как готовые, так и настраиваемые (команда Вставка → Столбец);

создавать новые таблицы (команда Вид → Таблица → Другие таб-

лицы → кнопка «Создать»).

9

Работа над проектом невозможна без назначения календаря, определяющего рабочие дни, нерабочие дни, рабочее время в рабочие дни. В MS Project, если это необходимо, можно установить календарь отдельно для проекта в целом (основной, или базовый календарь), отдельно для каждой из задач и отдельно для ресурсов.

Предусмотрено три типа календарей:

Стандартный – общепринятое расписание рабочего времени – с понедельника по пятницу (40 рабочих часов в неделю), с 9:00 до 18:00, обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.

24 часа – круглосуточное рабочее время, с 0:00 до 24:00, без перерывов. Этот календарь обычно используется для оборудования или для ресурсов, работающих непрерывно.

Ночная смена – рабочее время с вечера понедельника до утра суб-

боты, с 23:00 до 8:00, перерыв с 3:00 до 4:00.

По умолчанию для проекта в качестве базового задается Стандартный календарь. При необходимости можно выбрать другой календарь, отредактировать уже имеющийся или создать новый индивидуальный календарь.

1.3. Этапы планирование проекта в MS Project

При работе над проектом средствами MS Project целесообразно придерживаться последовательности действий, представленной в таблице 1.

12

После окончания задач C и D достигаются важные промежуточные цели проекта. Поэтому для контроля хода выполнения проекта предусмотрим на этом участке графика задачу-веху.

На следующем этапе определим длительность каждой задачи (можно ориентировочно), типы связей между задачами, запаздывание (опережение) задач, ограничения задач тип задач. Для удобства дальнейшей работы над проектом эти данные представим в виде таблицы (таблица 2).

Таблица 2 – Свойства задач проекта

В MS Project между задачами можно установить четыре типа связей.

Окончание – начало (ОН). Связь, при которой следующая задача (В) не может начаться, пока не завершена предыдущая задача (А). При увеличении длительности задачи А, время её окончания сдвигается на более поздний срок, начало задачи В также сдвигается.