29) Этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить: -набор текста; -редактирование введенной информации; -форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа; -печать документа; -сохранение текста документа и ведение архива текстов. Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редакти-рования, так и при собственно форматировании. 38

30). Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста (msWord)

1. Ввод текста выполняется в режиме вставки или замещения. В режиме вставки вводимые по месту расположения курсора символы автоматически сдвигают находящийся справа текст. В режимезамещения вводимый по месту расположения курсора текст замещает находящий справа от курсора символы. Переключение между режимами вставки и замещения выполняется с помощью клавишиInsert. 2. Клавишу Enter нажимают только в конце абзаца, – переход на новую строку внутри абзаца выполняетсяавтоматически при достижении правого поля. 3. Клавишу Backspace используют удаления символа перед курсором, а клавишу Delete – за курсором. 4. Между словами всегда ставят только один пробел. 5. Знаки препинания пишут слитно с предшествующим словом и отделяют пробелом от следующего. Кавычки и скобки не отделяют пробелами от заключенного в них текста. 6. Никогда не следует ставить пробелы в начале абзаца – красную строку устанавливают движком на линейке или нажатием клавиши Tab. 7. Для центрирования абзаца (например, заголовка) используют способ выравнивания По центру, а не пробелы или клавишу Tab. 8. Чтобы вставить пустую строку после абзаца, нужно поместить курсор в последнюю позицию абзаца и нажать клавишу Enter. 9. Для удаления пустой строки помещают на нее курсор и нажимают клавишу Delete. 10. Чтобы разбить абзац на два отдельных абзаца, нужно поместить курсор в позицию, с которой начнется новый абзац, и нажать клавишу Enter. 11. Чтобы соединить два абзаца в один, нужно поместить курсор в последнюю позицию первого абзаца и нажать клавишу Delete.

Средства автоматизации ввода текста:Автотекст.Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое. 39 Автозамена.Автозамена - средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата. Автоформат - может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений - отказаться. При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:

Ш К каждому абзацу применяется стиль

Ш Удаляются лишние маркеры абзацев

Ш Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев

Ш Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня

Ш Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака , и ™

Команда Автоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя.

После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:

Ш Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.

Ш Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.

Ш Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле. 40

31)Принципы и средства редактирования текста (MS Word). MS Word – мощный редактор или текстовый процессор. Редактор включает сотни инструментов. Эти инструменты интуитивно понятны и позволяют быстро создавать документы. К основным этапам создания документов относятся:

1) ввод текста (таблиц, рисунков, графических объектов).

2) редактирование содержимого документа.

3) форматирование документа.

4) проверка правописания.

5) печать текста.

6) сохранение файла.

Редактирование документа - это внесение изменений в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста. В MS Word имеются различные средства для выполнения редактирования текста документа. Используется средство "перетащи и отпусти" (Drag and Drop); применяются команды: выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена, "Найти и заменить", проверка правописания и другие команды. В основном средства редактирования текста или группы команд для работы с текстом размещены на вкладке Главная. Редактирование символов. На уровне редактирования символов используются клавиши клавиатуры Backspace или Delete. Причем Delete применяется, когда необходимо удалить символ, расположенный справа от курсора. Для удаления символа, расположенного слева от курсора, используют клавишу Backspace. Редактирование строк. К операциям редактирования для строк относятся: удаление строк, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки. Для разделения строк и вставки пустой строки используется клавиша Enter. Для слияния двух строк в одну применяют клавишу Delete или Backspace. Редактирования фрагментов (непрерывной части текста). Для удаления, вырезания, копирования и перемещения фрагмента необходимо его выделить. Выделить фрагмент можно с помощью команды «Выделить» на вкладке Главная, можно с помощью манипулятора мышь для этого надо установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать левую кнопку мыши и переместить указатель мыши в требуемое место. Для выделения большого фрагмента надо щелкнуть левой кнопкой мыши в начале фрагмента, нажать клавишу Shift, и щелкнуть левой кнопкой мыши в конце фрагмента. Для выделения нескольких несмежных фрагментов надо выделить один фрагмент, а затем нажать клавишу Ctrl и выделить следующий фрагмент и т.д. Выделить весь текст документа можно с помощью клавиатуры (сочетание клавиш - Ctrl+A). Выделить один или несколько символов, строку или фрагмент текста можно с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу Shift, или предварительно включить режим расширенного выделения, нажатием клавиши F8 (для отмены режима расширенного выделения надо нажать клавишу Esc). В Word применяются различные способы выделения слов, строк, предложений, абзацев (одинарный, двойной или тройной щелчок мышью в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и средствами редактирования "перетащи и отпусти" (Drag and Drop). После выделения фрагмента его можно копировать и перемещать следующими способами:

1) используя левую кнопку мыши (перетащи и отпусти);

2) используя правую кнопку мыши (перетащи и отпусти);

3) с помощью команд на вкладке Главная (Копировать, Вырезать, Вставить);

4) с помощью команд контекстного меню (при щелчке правой кнопкой мыши на выделенном тексте);

5) с клавиатуры (набор клавиш: Ctrl+C - копировать, Ctrl+V - вставить).

Для отмены ошибочного действия в Word применяется операция откатки. Пиктограмма отмены выполненной операции находится на панели быстрого доступа. Чтобы отменить последнее выполненное действие, достаточно выполнить команду Отменить. Кроме команды откатки, на панели быстрого доступа размещена команда отмены откатки. Вставка специальных символов. В процессе редактирования можно вставить в документ формулы, разнообразные символы и буквы, отсутствующие на клавиатуре. Для этого необходимо перейти на вкладку Вставка и в группе Символы выбрать требуемую формулу или нужный символ, поместив курсор вместо вставки символа. Проверка правописания как средство редактирования. К редактированию можно отнести и операцию проверки правописания. Команда проверка правописания находится на вкладке Рецензирование. Для проверки орфографии и грамматики в тексте документа необходимо установить курсор вначале текста и щелкнуть на Правописание.

32) Шрифтовое оформление фрагмента текста в ms word. Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием. Различные способы и инструменты форматирования, которые предоставляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст. Форматирование документов осуществляется в результате следующих действий:

• установка параметров страницы документа;

• применение шрифтового оформления символов текста;

• задание положения абзацев на странице и установка для них отступов и интервалов;

• выбор вариантов обрамления и заполнения абзацев;

• расположение текста в колонках;

• задание стиля оформления символа, абзаца, страницы и т. п.

Большая часть этих действий может быть реализована с помощью инструментов меню Формат. Форматирование документа основано на задании новых форматов элементам текста, которые должны быть предварительно выделены. Шрифтовое выделение текста (форматирование символов). Шрифтовое выделение текста выполняется в диалоговом окне Шрифт, вызываемом командой Формат —› Шрифт. Установки формата шрифта могут быть сделаны для любого фрагмента текста. Установленные параметры шрифта действуют применительно ко вновь вводимому тексту или к выделенному фрагменту текста. Форматирование абзаца текста. Текст документа состоит из абзацев, абзац заканчивается нажатием клавиши Enter. При этом в текст вставляется спецсимвол . Удаление этого символа обеспечивает слияние абзацев, причем объединенный абзац получает форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Формат абзацев устанавливается командой Формат —› Абзац, которая вызывает диалоговое окно Абзац, содержащее вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице. Быстрое форматирование абзацев может выполняться с помощью панели Форматирование, которая содержит необходимые кнопки выравнивания абзаца. Все прочие установки формата абзаца выполняются в диалоговом окне Абзац. Отступы можно выполнить также с помощью линейки. Отступ можно выполнить также с помощью линейки. Обрамление и заполнение текста. Для большей выразительности оформления абзацев и страниц текста используются различные способы обрамления, заполнения узором, изменения цвета и т. п. Для этого командой Формат —› Границы и заливка вызывается диалоговое окно Границы и заливка. Изменение регистра для изображения букв. Регистровое форматирование обеспечивает преобразование выделенного фрагмента текста с помощью команды Формат —› Регистр или выбором соответствующего кнопочного переключателя. Списки для оформления перечислений в тексте. Перечисления в текстовых документах часто оформляют в виде списков. Различают три типа списков: маркированный, нумерованный, многоуровневый. Форматизация может осуществляться как до ввода элементов списка, так и для уже набранных в виде отдельных абзацев элементов. Для созданных списков допускается изменение их типа. Существует несколько различных способов форматирования списков:

• с помощью команды Формат —› Список;

• с помощью команды Список из контекстного меню;

• быстрое форматирование с помощью кнопок Нумерация и Маркеры на панели