8. Отчеты в системе «1с: Предприятие»

Любая компьютерная система, используемая для автоматизации учета и управле­ния информационными базами, только тогда в полной мере выполняет свои функции, когда имеет в своем составе средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. В данном случае мы говорим о том, что любая система автоматизации учета должна содержать в себе подсистему формирования выходных документов или, другими словами, отчетных документов, достаточных для удовлетворения по­требностей пользователей системы в подробной и достоверной выходной ин­формации. Программа «1С:Бухгалтерия» в полной мере обладает такой возможно­стью, т.к. имеет в своем составе не только стандартные отчеты для получения итоговой информации из базы данных, но и программно реализуемую способ­ность создавать всевозможные дополнительные отчеты по желанию пользовате­ля системы.

При необходимости обработки информации в информационной базе согласно некоторому алгоритму (например, получение различных сводных данных) в системе «1С:Предприятие» используются отчеты (обработки). Количество и состав отчетов оп­ределяются конфигурацией и версией программы.

Для задания отчета на этапе разработки задачи определяется алгоритм отчета, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма отчета, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и включаемых в отчет данных. Список доступных пользователю отчетов полностью определяется при разработке задачи.

При выборе пользователем необходимого отчета на экране появляется окно, объединяющее форму отчета и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом. Пользователю доступны следующие действия:

• выполнение действий, определяемых формой отчета;

• изменение отчета;

• сохранение и загрузка параметров отчета (настройка отчета);

• переход к описанию отчета;

• получение краткой справки по элементам формы отчета.

Бухгалтерские итоги могут формироваться в программе «1С:Бухгалтерия» за лю­бой указанный вами период времени. Система поддерживает их в актуальном со­стоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операций. Поскольку бухгалтерские итоги могут формироваться за самые различные пе­риоды, важно правильно выбрать и установить период, до которого (включи­тельно) они будут рассчитаны. Этот период устанавливается в команде меню «Управление бухгалтерскими итогами».

Режим «Управление бухгалтерскими итогами» предназначен для управления системой бухгалтерских итогов «1С:Бухгалтерии».

Для вызова данного режима следует выбрать пункт «Управление бухгалтерскими итогами» из меню «Операции» главного меню программы. В конфигурации могут быть определены также другие пункты меню и кнопки панелей инструментов для вызова данного режима.

Период, за который формируется отчет, определяется на вкладке «Бухгалтерские итоги» диалога «Настройка параметров системы», который появляется на экране при выборе команды меню «Сервис - Параметры».

Несмотря на многообразие отчетов, предусмотренных в программе «1С:Бухгалтерия», основные принципы работы с отчетами унифицированы. Наи­более часто используемые отчеты можно вызвать с помощью кнопок, располо­женных на панели инструментов, либо использовать команду главного меню «Отчеты».

Отчеты, которые используют­ся в программе «1С: Бухгалтерия», можно разделить на несколько типов:

• стандартные отчеты;

• специализированные отчеты;

• регламентированные отчеты.

Далее мы подробно рассмотрим назначение и применение этих основных типов отчетов, используемых в программе.

Стандартные отчеты и их применение

Стандартные отчеты входят в состав типовой конфигурации. Они предназначены для использования в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. Стандартные отчеты используются для получения бухгалтерских итогов в различных разрезах для любых счетов, субконто и валют. Стандартные отчеты отличаются тем, что они рассчитаны на работу с любым планом счетов вне зависимости от настроек аналитического, количественного и валютного учета. Они могут использоваться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета.

В состав типовой конфигурации входят следующие виды стандартных отчетов:

• «Оборотно-сальдовая ведомость» (для каждого счета содержит информацию об остатках на начало и на конец периода, а также об оборотах за период), представлена на рис. 7;

• «Сводные проводки» (отчет содержит обороты между счетами за период);

• «Шахматка» (содержит обороты между счетами в табличном виде);

• «Оборотные счета (Главная книга)» (используется для ежемесячного вывода остатков и оборотов счета);

• «Журнал-ордер (ведомость) по счету» (отчет по движению на счете: начальное сальдо, обороты с другими счетами, детализированные по датам и проводкам, и конечное сальдо);

• «Анализ счета» (отчет по оборотам счета с другими счетами);

• «Карточка счета» (отчет содержит все проводки с данным счетом с указанием объектов аналитического учета);

• «Карточка субконто» (содержит все операции с выбранным субконто);

• «Анализ счета по датам» (остатки и обороты счета на каждую дату выбранного периода);

• «Анализ субконто» (в отчете приводятся обороты по всем счетам, в которых используется выбранное субконто);

• «Отчет по проводкам» (создает выборку проводок за период по выбранным критериям);

• «Диаграмма» (показывает бухгалтерские итоги в графическом виде).

Рис. 7. Оборотно-сальдовая ведомость в системе «1С: Предприятие 7.7»

Специализированные отчеты и их применение

Специализированные отчеты создаются обычно в конкретной конфигурации, непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Они обычно ориентированы на конкретный раздел бухгалтерского учета и создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы. Общие принципы работы со специализированными отче­тами ничем не отличаются от работы с другими типами отчетов. Типовая конфигурация программы «1С:Бухгалтерия» редакции 4.5 позволяет по­лучить следующие специализированные отчеты:

• «Реестр документов»;

• «Кассовая книга (КО-4)»;

• «Товарный отчет (ТОРГ-29)»;

• «Сопроводительный реестр (ТОРГ-31)»;

• «Карточка количественно-суммового учета»;

• «Ведомость по расходам УСН»;

• «Отчет по ОС»;

• «Отчет по НМА»;

• «Инвентаризационная опись»;

• «Инвентарная книга ОС-66»;

• «Инвентаризация счетов с контрагентами»;

• «Акт сверки»;

• «Технологический анализ бухгалтерского учета».

Во всех организациях, работающих с наличными деньгами, ведется кассовая книга. В ней учитывают операции с наличными деньгами. Все ее страницы про­нумерованы, она прошнурована и опломбирована сургучной печатью. После лю­бой операции по выдаче или получению наличных денег кассир обязан сделать запись в кассовой книге. Ежедневно в конце рабочего дня кассир производит расчеты и подводит итоги операций с наличностью, выводит остаток по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира с приходными и рас­ходными кассовыми документами. Отчет кассира является копией кассовой кни­ги за один день. Программа «1С:Бухгалтерия» автоматизирует ведение кассовой книги (рис. 8).

Рис. 8. Отчет «Кассовая книга» в системе «1С: Предприятие 7.7»

Регламентированные отчеты и их применение

Регламентированные отчеты предназначены для формирования и представления отчетности в ИФНС и другие контролирующие органы. Состав и содержа­ние этих отчетов определяются действующим законодательством. Кроме того, некоторые регламентные отчеты могут создаваться и самими пользователями системы «1С: Предприятие». В комплект поставки программы «1С:Бухгалтерия» входит набор регламентированных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты для предоставления в различные фонды. Данный набор отчетов постоянно обновляется и распространяется бесплатно фирмой «1С» среди зарегистри­рованных пользователей программы.

Основным документом, с помощью которого можно оценить деятельность предприятия, является баланс.

Полная отчетность по бухгалтерскому балансу состоит из 6 регламентированных форм отчетов:

- Бухгалтерский баланс (форма №1) (рис. 9);

- Отчет о прибылях и убытках (форма №2);

- Отчет об изменениях капитала (форма №3);

- Отчет о движении денежных средств (форма №4);

- Приложение к балансу (форма №5);

- Целевое использование полученных средств (форма №6).

Рис. 9. Бухгалтерский баланс (форма №1)