В.А. Хвостикова методические указания

по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Автоматизация финансовых расчетов» для студентов дневной формы обучения специальности 080502 специализация «Управление финансами»

Воронеж 2010

ГОУ ВПО «Воронежский государственный

технический университет»

В. А. Хвостикова

Методические указания

по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Автоматизация финансовых расчетов» для студентов дневной формы обучения специальности 080502 специализация «Управление финансами»

Утверждено Редакционно-издательским советом

университета в качестве методических указаний

В оронеж 2010

УДК 681.3.06

Хвостикова в.А. Автоматизация финансовых расчетов: учеб. Пособие / в.А.Хвостикова Воронеж: гоу впо «Воронежский государственный технический университет», 2010. 35 с.

В методических указаниях представлены лабораторные работы, позволяющие овладеть навыками финансовых расчетов в программах: Финансовый аналитик, 1С: Финансовое планирование, MS Exсel.

Методические указания предназначены для студентов дневной формы обучения специальности 080502 специализация «Управление финансами».

Табл. 9 Библиогр.: 3 назв.

Научный редактор д-р экон. наук, проф. О.Г. Туровец

Рецензенты: кафедра финансов и кредита Института менеджмента, маркетинга и финансов (зав. кафедрой канд. экон. наук, доц. О.М. Фокина);

к.т.н., доцент А.В.Мандрыкин

© Хвостикова В.А 2010

© Оформление. ГОУ ВПО «Воронежский государственный технический университет, 2010

Введение

Применение современных информационных технологий позволяет значительно повысить эффективность и производительность труда финансового менеджера на предприятии; это - мощный и гибкий инструмент решения задач и поддержки принятия решений в сфере бизнеса.

В методических указаниях представлены лабораторные работы, позволяющие овладеть навыками финансовых расчетов в программах: Финансовый аналитик, 1С: Финансовое планирование, MS Exсel.

Методические указания предназначены для студентов дневной формы обучения специальности 080502 специализация «Управление финансами».

Методические указания предназначены для изучения дисциплины «Автоматизация финансовых расчетов».

Лабораторная работа №1

Тема: Технология решения задач финансового менеджмента в условиях автоматизированных информационных технологий

Цель работы: Изучить возможности программы «Финаналитик» и получить навыки финансового анализа с использованием данного ППП.

Ход работы.

1. Загрузить программу «Финаналитик».

2. В Интернете найти финансовую отчетность промышленного предприятия за три последних периода.

3. Внести исходные данные финансовой отчетности в программу «Финансовый аналитик», определить необходимые реквизиты поиска. Запустить расчет финансовых показателей и формирование отчета.

4. Рассчитать с использованием калькулятора недостающие показатели.

5. Подготовить формулы расчета всех финансовых показателей, представленных в отчете с использованием ресурсов Интернет и учебных материалов по финансовому менеджменту и финансовому анализу.

6. Подготовить презентацию полученных результатов в MS Power Point 2003. Отразить в ней результаты расчетов и выводы предлагаемые программой «Финаналитик», формулы для расчетов и общий вывод о финансовом состоянии предприятия.

7. Подготовить письменный отчет.

Лабораторная работа № 2

Тема: Создание и настройка структуры управленческого учета в программе 1С: Предприятие конфигурация Финансовое планирование

Цель работы: получение навыков заполнения справочников для работы в конфигурации 1С: Финансовое планирование

Информация.

Вызов справочников осуществляется из меню «Справочники» главного меню программы.

Краткая информация о всех справочниках (по мере убывания значимости для работы в программе):

1. «Финансовые показатели» - описывает структуру средств предприятия и источников их образования. Список может быть многоуровневым.

2. «Статьи оборотов» - хозяйственные операции, позволяющие планировать финансовые показатели предприятия. «Служебные» статьи оборотов позволяют планировать обороты в натуральных показателях. Они используются для установки зависимости между значениями оборотов в табличной части документа.

3. «Бюджеты» - определяется тип бюджета (БДР, БДДС), статьи и финансовые показатели бюджета.

4. «Связь статей оборотов» - устанавливается посредством задания пары «влияющая статья – зависимая статья» через коэффициент зависимости, который является периодическим реквизитом. Используется для: упрощения процесса планирования, снижения вероятности ошибок, связанных с неполным учетом изменений величин одних финансовых оборотов при изменении других, возможности создания расчетных нормативов производственной себестоимости на единицу реализованной продукции, корректного разделения затрат на условно-переменные и условно - постоянные

5. «Варианты бюджетов» - для построения нескольких различных планово – учетных единиц, в которых описывается один и тот же период времени.

6. «Подразделения» - определяет финансовую структуру предприятия.

7. «Проекты» - отражает структуру направлений деятельности предприятия.

8. «Валюты» - определяются валюты, которые будут использоваться для планирования, а также их курс по отношению к национальной валюте («Операции»→ «Константы»→ «Национальная валюта»). Прри заполнении первых трех граф справочника рекомендуется пользоваться Общероссийским классификатором валют, введенным в действие с 01 .07.2001

9. «Пользователи системы» - определяется для пользователей, заданных в «Конфигураторе»: временной интервал просмотра данных, временной интервал редактирования данных, ранг пользователя, полномочия пользователя

Ход работы:

1. Заполните справочник «Финансовые показатели» (пункт главного меню «Справочники») на основе следующего списка:

• Средства предприятия (активы)

  • Оборотные активы:

    • Денежные средства:

      • денежные средства наличные;

      • денежные средства безналичные;

      • денежные средства, выданные под отчет;

    • Дебиторская задолженность:

      • дебиторская задолженность покупателей;

      • дебиторская задолженность поставщиков;

      • дебиторская задолженность бюджета;

    • НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

    • Запасы:

      • товары на складах;

      • готовая продукция на складах;

      • сырье и материалы на складах;

  • Внеоборотные активы:

    • Основные средства;

    • Нематериальные активы.

• Источники получения средств (пассивы):

  • Кредиторская задолженность:

    • кредиторская задолженность поставщикам;

    • кредиторская задолженность покупателям;

    • кредиторская задолженность по заработной плате;

    • кредиторская задолженность перед бюджетом;

    • кредиторская задолженность перед фондами;

  • Краткосрочные обязательства:

    • Краткосрочные кредиты;

    • Краткосрочные займы;

  • Долгосрочные обязательства:

    • Долгосрочные кредиты;

    • Долгосрочные займы;

  • Собственный капитал:

    • Прибыль отчетного периода;

    • Нераспределенная прибыль прошлых периодов;

    • Средства собственников предприятия.

2. Заполните классификатор оборотных величин («Справочники»→ «Статьи оборотов»), используя таблицы 1, 2, 3, 4. Создайте три группы оборотных величин: «Движение денежных средств», Доходы и расходы» и «Изменение актива и пассива»

Таблица 1 – Группа оборотов по движению денежных средств

Наименование	Увеличение остаточных величин	Уменьшение остаточных величин
Поступление наличных денежных средств от покупателей	денежные средства наличные	дебиторская задолженность покупателей
Поступление безналичных денежных средств от покупателей	денежные средства безналичные	дебиторская задолженность покупателей
Получение авансов от покупателей наличных	денежные средства наличные	кредиторская задолженность покупателям
Получение авансов от покупателей наличных	денежные средства безналичные	кредиторская задолженность покупателям
Получение краткосрочных кредитов	денежные средства безналичные	краткосрочные кредиты
Получение краткосрочных займов	денежные средства безналичные	краткосрочные займы
Получение долгосрочных кредитов	денежные средства безналичные	долгосрочные кредиты
Получение долгосрочных займов	денежные средства безналичные	долгосрочные займы
Возврат подотчетных сумм	денежные средства наличные	денежные средства, выданные под отчет
Вклады в уставный капитал наличные	денежные средства наличные	средства собственников предприятия
Вклады в уставный капитал безналичные	денежные средства безналичные	средства собственников предприятия
Расчеты с поставщиками наличный расчет	кредиторская задолженность поставщикам	денежные средства наличные
Расчеты с поставщиками безналичный расчет	кредиторская задолженность поставщикам	денежные средства безналичные
Авансовые отчеты по расчетам с поставщиками	кредиторская задолженность поставщикам	денежные средства, выданные под отчет
Выплата заработной платы наличными	кредиторская задолженность по заработной плате	денежные средства наличные
Выплата заработной платы безналичными	кредиторская задолженность по заработной плате	денежные средства безналичные
Авансовые отчеты по выплате заработной платы	кредиторская задолженность по заработной плате	денежные средства, выданные под отчет
Авансы выданные наличными	дебиторская задолженность поставщиков	денежные средства наличные
Авансы выданные безналичными	дебиторская задолженность поставщиков	денежные средства безналичные
Выплаты по краткосрочным кредитам	краткосрочные кредиты	денежные средства безналичные
Выплаты по краткосрочным займам	краткосрочные займы	денежные средства безналичные
Выплаты по долгосрочным кредитам	долгосрочные кредиты	денежные средства безналичные
Выплаты по долгогсрочным займам	долгосрочные займы	денежные средства безналичные
Выдача денег под отчет	денежные средства, выданные под отчет	денежные средства наличные
Оплата задолженности перед бюджетом	кредиторская задолженность перед бюджетом	денежные средства безналичные
Оплата задолженности перед фондами	кредиторская задолженность перед фондами	денежные средства безналичные
Выплата дивидендов безналичными	нераспределенная прибыль прошлых периодов	денежные средства безналичные
Выплата дивидендов наличными	нераспределенная прибыль прошлых периодов	денежные средства наличные

Таблица 2 - Группа оборотов по отражению доходов

Наименование	Увеличение остаточных величин	Уменьшение остаточных величин
Выручка	дебиторская задолженность покупателей	прибыль отчетного периода
Прочие доходы	дебиторская задолженность покупателей	прибыль отчетного периода

Таблица 3 - Группа оборотов по отражению расходов

Наименование	Увеличение остаточных величин	Уменьшение остаточных величин
Переменные расходы
Отпуск материалов в производство	прибыль отчетного периода	сырье и материалы на складах
Отпуск товаров в продажу	прибыль отчетного периода	товары на складах
Заработная плата по сдельным расценкам	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность по заработной плате
НДФЛ с ФОТ по сдельным расценкам	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед бюджетом
Страховые взносы	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед фондами
НДС	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед бюджетом
Производственные и коммерческие услуги сторонних организаций	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Амортизация основных средств (производственный метод)	прибыль отчетного периода	основные средства
Амортизация нематериальных активов (производственный метод)	прибыль отчетного периода	нематериальные активы
Постоянные расходы
Амортизация основных средств	прибыль отчетного периода	основные средства
Амортизация нематериальных активов	прибыль отчетного периода	нематериальные активы
Аренда основных средств	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Заработная плата повременно	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность по заработной плате
НДФЛ с ФОТ повременщиков	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед бюджетом
Страховые взносы	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед фондами
Командировочные расходы	прибыль отчетного периода	денежные средства, выданные под отчет
Коммунальные услуги	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Консультационные услуги	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Лицензирование	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Проценты по кредитам	прибыль отчетного периода	краткосрочные кредиты
Проценты по займам	прибыль отчетного периода	краткосрочные займы
Расходы на содержание административно – управленческого аппарата	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Материальные затраты на ремонт основных средств	прибыль отчетного периода	сырье и материалы на складах
Услуги сторонних организаций по ремонту основных средств	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Реклама	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Телекоммуникационные услуги	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Прочие услуги сторонних организаций	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность поставщикам
Налоги и сборы	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед бюджетом

Таблица 4 - Группа оборотов по прочим операциям, изменяющим структуру активов и пассивов

Наименование	Увеличение остаточных величин	Уменьшение остаточных величин
Приобретение товаров	товары на складах	кредиторская задолженность поставщикам
Приобретение материалов	сырье и материалы на складах	кредиторская задолженность поставщикам
Приобретение основных средств	основные средства	кредиторская задолженность поставщикам
Приобретение нематериальных активов	нематериальные активы	кредиторская задолженность поставщикам
НДС по приобретенным ценностям	НДС, подлежащий возмещению из бюджета	кредиторская задолженность поставщикам
Возмещение НДС по приобретенным ценностям	кредиторская задолженность перед бюджетом	НДС, подлежащий возмещению из бюджета
НДС по реализации	дебиторская задолженность покупателей	кредиторская задолженность перед бюджетом
Налог на прибыль	прибыль отчетного периода	кредиторская задолженность перед бюджетом
Реинвестиции	прибыль отчетного периода	нераспределенная прибыль прошлых периодов

3. Формирование справочника «Подразделения» осуществляется на основании задания преподавателя.

Бюджетирование на предприятии целесообразно организовать по центрам финансовой ответственности (ЦФО) и проектам.

Основные виды ЦФО:

центр доходов – подразделение, руководитель которого в рамках выделенного бюджета ответственен за максимизацию дохода от продаж;

центр прибыли – руководитель подразделения имеет право варьировать затратами и ценами реализации с целью максимизации прибыли от операций;

центр нормативных затрат – подразделение, руководитель которого отвечает за достижение нормативного (планового) уровня затрат;

центр управленческих затрат - подразделение, руководитель которого отвечает за обеспечение наилучшего уровня услуг;

центр инвестиций (например, дочернее предприятие холдинговой промышленной компании) - подразделение, руководитель которого имеет право определять политику в сфере капитальных и долгосрочных финансовых вложений.

4. Заполните справочник «Валюты» (пункт главного меню «Справочники») на основе таблицы 6

Таблица 6 – Исходные данные по справочнику валют

Код валюты	Краткое обозначение	Наименование валюты
810	RUR	Российский рубль
978	EUR	Евро
826	GBR	Фунт стерлингов
840	USD	Доллар США

5. Заполните справочник «Бюджеты». Определите организационные аспекты бюджетирования на предприятии, указанные в окне диалога.

6. Заполните справочник «Проекты»

Этот справочник отражает структуру деятельности предприятия; предлагается его настраивать в соответствии с требованиями предприятия к аналитике финансового учета. Как и в случае с подразделениями, в разрезе проектов детализируются только обороты по статьям и не детализируются значения финансовых показателей.

Проект – определенное направление деятельности фирмы, на которое можно отнести как часть расходов фирмы, так и доходы, которые они образуют.

Разделение на проекты должно обеспечивать разделение по проектам большинства затрат фирмы. Внутри проекта возможно разделение на подпроекты. Детализация по подпроектам может быть до уровня отдельной позиции в прайс - листе фирмы.

Для оптимизации трудозатрат по ведению и анализу большого количества подпроектов внутри проекта рекомендуется группировать продуты, имеющие сходные затраты на производство, комплектацию и выпуск, в один подпроект.

Расходы фирмы, которые нельзя отнести к определенному проекту, выделяются в отдельный проект («Общие расходы), учитываются в разрезе подразделений и участвуют в формировании общего результата деятельности фирмы.

Каждый проект является группой элементов справочника «Проекты». Элементами этой группы являются проекты, которые могут приносить либо только расходы, либо только доходы, либо и то и другое.

Подготовьте письменный отчет.

Лабораторная работа № 3

Тема: Отражение информации в конфигурации 1С: Финансовое планирование

Цель работы: получение навыков установления значения финансовых показателей на начало учетного цикла, ввода оборотов по статьям в течение учетного цикла

Ход работы.

Ввод как планируемых, так и фактических данных в конфигурации «Финансовое планирование» осуществляется с помощью документов. Во-первых, определяются значения финансовых показателей на начало циклов планирования, во-вторых, значения финансовых оборотов в разрезе выбранных статей, с детализацией до периодов планирования, подразделений и проектов. В конфигурации существуют четыре вида документов.

Первый из них - это документ «Ввод значений показателей»: с помощью этого документа устанавливаются значения финансовых показателей на начало учетного цикла.

Следующие документы предназначены для ввода оборотов по статьям в течение учетного цикла. Эти документы во многом похожи; они выполняют схожие функции. Документы отличаются группировкой вводимой информации:

• документ «План по подразделению» предназначен для отражения информации по одному подразделению по всем проектам по всем периодам в пределах одного цикла планирования;

• документ «План по проекту» предназначен для отражения информации по одному проекту по всем подразделениям по всем периодам в пределах одного цикла планирования;

• документ «Учет фактических данных» предназначен для оперативного учета данных о реальной финансово - хозяйственной деятельности предприятия; документы этого вида создаются при автоматическом получении данных из других учетных систем.

Каждый документ либо полностью описывать планово-учетный период, либо только его часть. Данные, введенные различными документами, собираются в цельные планы автоматически. Для того чтобы введенные документом данные учитывались при формировании отчетов, документ должен быть проведен.

Введенные документы хранятся в журнале документов планирования. Журнал содержит список всех документов, с указанием основных реквизитов каждого документа. В журнале можно производить поиск и отбор документов.

В конфигурации «Финансовое планирование» есть средства для организации автоматического пересчета значений оборотов по одним статьям при изменении оборотов по другим в пределах одного документа. Связь организована на уровне строк документа таким обра зом, что при изменении суммы в одной строке пересчитываются в соответствии с указанными коэффициентами обороты по всем рекурсивно связанным строкам.

Для управления связью между строками, используются три реквизита табличной части документа:

«Тип изменений». Может принимать два значения:

• «Независимое». Сумма в строке документа вводится и редактируется вручную.

• «По влияющим оборотам». Сумма в строке документа изменяется автоматически при изменении суммы влияющей строки.

«Влияющая строка». При выбранном типе изменений «По влияющим оборотам» определяет номер строки документа, на основании суммы которой рассчитывается сумма зависимой.

«Коэффициент». Определяет коэффициент пересчета суммы зависимой строки документа.

Связь строк документа может быть организована как вручную, так и автоматически. Для этого в форме документа необходимо установить флажок «Автозаполнение по справочнику «Связь статей»». После этого, при записи новой строки, описывающей обороты по статье, для которой определены зависимые в справочнике «Связь статей оборотов» пользователю будет предлагаться в формате обработки «Редактирование плана» редактируемый список рекурсивно зависимых от оборотов по введенной статье строк, которые будут добавлены в документ. Пользователь может отредактировать список по своему усмотрению (удалить строки, изменить коэффициенты) и автоматически добавить отредактированные строки в документ или отказаться от добавления зависимых строк. В дальнейшем, параметры установленной связи можно изменять, меняя подчинение, коэффициенты зависимости или вообще разорвать связь, установив реквизит «Тип изменений» в положение «Независимое».

При работе с механизмом связи между значениями оборотов по строкам документа существуют следующие особенности:

• При копировании влияющей строки, предлагается копировать весь «куст» зависимостей, определенных в документе ранее. При этом сохраняется временной интервал между влияющими и зависимыми строками. Как и при вводе новой строки, пользователь может отредактировать список строк, добавляемых в документ, или вообще отказаться от копирования зависимых строк

• При удалении влияющей строки, в формате обработки «Редактирование плана» предлагается удалить все строки, рекурсивно зависящие в документе от удаляемой строки. Пользователь может отредактировать список удаляемых строк или вообще отказаться от удаления зависимых строк. При отказе от удаления всех или части зависимых строк, строки, бывшие напрямую зависимыми от удаленной, переводятся в пежим ручного (независимого) редактирования.

• При копировании зависимой строки, новая строка создается с режимом ручного «независимого» редактирования.

• Если в документе используется механизм связи значений оборотов между строками, изменение порядка строк в документе запрещено.

При записи документа с реализованным механизмом связи строк, пользователь может сохранить в справочнике «Связь статей оборотов» установленные в документе правила зависимости оборотов. Сохранение осуществляется путем выбора соответствующего пункта меню, открывающегося при нажатии кнопки «Действие». При согласии на сохранение, коэффициенты зависимости для пар статей, уже имеющихся в справочнике, будут установлены в соответствии с документом на дату документа, для новых пар зависимости будут созданы новые элементы справочника.

Важно. Сохранение правил зависимости оборотов имеет смысл только в том случае, если предполагается часто использовать их в дальнейшем.

В документах «План по подразделению» и «План по проекту» для работы с планом используется специальная обработка «Планирование», отображающая вводимые в документ данные в виде таблицы, напоминающей отчеты. В этой таблице можно не только просматривать, но и редактировать план. Основное преимущество использования такого режима - более наглядное представление вводимых данных: заполняя документ, сразу видите итоговые результаты.

В соответствии с вышеуказанным выполните задание преподавателя по установлению значений финансовых показателей на начало учетного цикла, ввода оборотов по статьям в течение учетного цикла.

Подготовьте письменный отчет.

Лабораторная работа № 4

Тема: Использование ППП MS Excel для управления денежными средствами

Цель работы: освоить использование мастера функций MS Excel для согласования заявок на платеж с бюджетом движения денежных средств (БДДС).

Ход работы:

В бюджете движения денежных средств предприятия в отдельный блок выделены статьи, платежи по которым осуществляются на основе поступающих заявок от подразделений (оплата товаров поставщикам, аренда, транспортные расходы). А также предусмотрены графы, названия которых говорят сами за себя: «План на месяц»; «Факт на текущую дату»; «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей»; «Ожидаемые отклонения от бюджета при выполнении всех заявок».

Основные сведения из заявок на платеж, поступающих от руководителей подразделений, отражаются в реестре платежей. В реестре фиксируется дата подачи заявки, реквизиты счета, подразделение, инициировавшее платеж, и сумма. А главное – для каждой заявки указывается бюджетная статья, в рамках которой будет осуществлена выплата, и статус заявки – «оплачено» или нет (в последнем случае графа не заполняется).

Прежде чем создавать проверку заявок на соответствие лимитам бюджета, добавим в реестр еще один столбец в конец таблицы (см. рис. 1). Он нужен исключительно для решения технических задач. В ячейки этого столбца введем формулу:

=F14&« »&H14,

где F14 – ссылка на ячейку, в которой указывается, по какой статье бюджета запланирована выплата;

Н14 – ссылка на ячейку со статусом заявки (оплачено или нет), а знак & – функция, объединяющая текстовые значения. Пробел в кавычках (« »), присутствующий в формуле, введен в формулу для того, чтобы текст не «слипался». Если в ячейке F14 – указано «Оплата товаров», Н14 – «оплачено», то выше описанная формула выдаст вот такой результат: «Оплата товаров оплачено».

Обратите внимание, что наименования статей, содержащиеся в реестре заявок, должны полностью совпадать с теми, что названы в бюджете движения денежных средств. И статусы заявок тоже должны быть унифицированы. Чтобы исключить неверный ввод названий статей и статусов, можно использовать функцию «Проверка».

Вот как это сделать. Копируем на тот же лист, где находится реестр платежей, перечень наименований статей БДДС. Лучше их разместить в ячейках над реестром, а точнее, над графой «Статья бюджета», в которой указывается, какой бюджетной статье будет сопоставлена та или иная заявка. Потом вставленные наименования, а вернее, строки, можно будет скрыть, чтобы не мешали. Дальше выделяем в реестре платежей ячейки столбца «Статья бюджета». Лучше выделить с запасом – например, 500 ячеек. Все будет зависеть от того, сколько заявок в компании обычно формируется за месяц. Открываем меню «Данные» и переходим в подменю «Проверка». В открывшемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задаем тип данных – «список» (см. рис. 2).

После этого в появившейся строке «Источник» достаточно ввести ссылку на недавно скопированный перечень наименований бюджетных статей (в нашем случае она выглядит так: =$F$1:$F$8). После этого останется кликнуть кнопку «Ок». Перейдя на одну из ячеек в реестре, куда будут вводиться наименования статей бюджета движения денежных средств,

Рисунок 1 - Усовершенствованный реестр заявок на платеж

Рисунок 2 - Окно функции «Проверка»: ввод условия на проверку названий статей БДДС

 Рисунок 3 - Бюджет движения денежных средств с формулой подсчета сумм платежей по заявкам 

вы увидите, что рядом с ячейкой появилась стрелка. Теперь система не позволит ошибиться в названии статьи. А это очень важно.

А теперь перейдем в бюджет движения денежных средств и воспользуемся секретным оружием Excel – функцией «СУММЕСЛИ». Начнем с графы «Факт на текущую дату» (см. рис. 3). Сумму фактических выплат можно определить, суммировав все выплаты по заявкам со статусом «оплачено». И при этом не забыть, что надо отобрать не просто все оплаченные заявки, а еще и распределить их по статьям бюджета.

Определим, сколько средств потратила компания на оплату товаров. Для этого в ячейку на пересечении строки «Оплата товаров» и графы «Факт на текущую дату» в бюджете движения денежных средств вводим формулу:

=СУММЕСЛИ(‘Реестр заявок на платеж’!I14:I57;«Оплата товаров оплачено»;’Реестр заявок на платеж’!G14:G39),

где 'Реестр заявок на платеж'!I14:I57 – ссылка на все ячейки технического столбца в реестре заявок. Реестр расположен на отдельном листе в книге Excel, поэтому выглядит так громоздко. Перебирая данные из этого столбца, функция будет либо складывать суммы заявок, либо игнорировать их;

«Оплата товаров оплачено» – это и есть критерий, которым будет руководствоваться программа, решая, учитывать тот или иной платеж или нет. Совпадает значение в ячейках технического столбца с этой фразой – складываем, нет – пропускаем;

'Реестр заявок на платеж'!G14:G39 – ссылка на все ячейки, содержащие суммы по заявкам на платеж.

Аналогичные формулы вводим для всех статей, оплата по которым осуществляется на основании заявок от руководителей подразделений.

Теперь остается в бюджет добавить данные о тех заявках, которые еще не были оплачены – графа «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей». Вместо оплаченных заявок надо будет заставить Excel отобрать те, по которым деньги еще не ушли. Формула для той же статьи «Оплата товаров» будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИ(‘Реестр заявок на платеж’!I14:I57;«Оплата товаров»;’Реестр заявок на платеж’!G14:G39).

Стоит обратить внимание на то, что в критерии отбора заявок («Оплата товаров») после названия статьи бюджета должен стоять пробел.

Помните: создавая технический столбец в реестре заявок, мы добавили знак пробела. Его и надо учесть.

Подготовьте письменный отчет.

Лабораторная работа № 5

Тема: Использование ППП MS Excel для управления дебиторской задолженностью

Цель работы: получить навыки использования возможностей MS Excel для расчета кредитного лимита дебитора

Ход работы:

Прежде чем договариваться с покупателями о сокращении отсрочек платежа, кредитных лимитов и т.д., финансовому директору придется ответить на главный вопрос: какую дебиторскую задолженность может себе позволить компания? Бессистемный подход к изменению лимитов и сроков по поставкам с отсрочкой платежа грозит обернуться для компании либо потерей существенной доли клиентов, либо проблемами с ликвидностью. Наоборот, зная равновесный уровень дебиторской задолженности и планируемый на соответствующий период объем продаж, можно менять кредитную политику компании разумно.

Для этого нужно смоделировать будущую структуру активов и пассивов баланса компании. Баланс компании корректируется с учетом существующих тенденций на рынке и прогнозов менеджмента. Другими словами, предстоит определить, как изменятся основные показатели баланса в ближайшем будущем (например, на конец года) и главное – размер дебиторской задолженности. Дальнейшие меры по работе с дебиторами – ужесточение кредитной политики, сокращение доли продаж в кредит будут приниматься с учетом цифры, полученной по строке «Дебиторская задолженность».

Рассмотрим выполнение работы на условном примере.

Укрупненный баланс компании представлен в табл. 1. С развитием кризиса ситуация в компании и на рынке, который осваивает предприятие, кардинально изменилась. Руководители компании пришли к выводу, что грядут следующие изменения:

1. За счет падения спроса сократится оборот, что приведет к снижению поступления денег от покупателей. Остаток средства на счетах в итоге сократится на 35 процентов.

2. Снижение выручки приведет к уменьшению объемов закупок. В связи с ужесточением кредитной политики поставщиков сокращение кредиторской задолженности окажется даже более радикальным, чем снижение продаж, и составит 50 процентов.

3. Спад закупок повлечет за собой снижение запасов сырья на складах компании, а сокращение производства приведет к снижению запасов готовой продукции. Общая сумма запасов, по оценкам менеджмента, сократится на 30 процентов.

4. Банки заморозят предоставленные компании кредитные линии, а взятые ранее кредиты придется досрочно вернуть. При самом пессимистичном сценарии сумма задолженности по кредитам и займам сократится до нуля.

Отразив все эти изменения в балансе, можно смоделировать финансовое положение компании в момент кризиса (см. вторую часть табл. 7) и допустимый размер дебиторской задолженности – он составит 235 млн рублей – на 41 процент меньше, чем раньше.

Таблица 7 -Укрупненный баланс, руб.

	Активы			Пассивы
Фактические данные по итогам предыдущего года	Денежные средства	100 000		Кредиторская задолженность	600 000
	Дебиторская задолженность	400 000		Кредиты и займы	200 000
	Запасы сырья и готовой продукции	1 000 000		Собственный капитал	1 000 000
	Основные средства	300 000
	ИТОГО	1 800 000		ИТОГО	1 800 000
	Активы			Пассивы
Смоделированная структура баланса	Денежные средства		65 000	Кредиторская задолженность	300 000
	Дебиторская задолженность		235 000	Кредиты и займы	0
	Запасы сырья и готовой продукции		700 000	Собственный капитал	1 000 000
	Основные средства		300 000
	ИТОГО		1 300 000	ИТОГО	1 300 000

Тут надо отметить другой важный аспект деятельности компании, в котором тоже необходимо соблюдать равновесие, - баланс денежных потоков. Немало в новейшей экономической практике было случаев, когда компании с положительными чистыми активами и хорошей рентабельностью становились банкротами и меняли собственников только потому, что не могли расплатиться в срок по своим обязательствам из-за отсутствия денег. Поэтому помимо моделирования баланса крайне важно уделить внимание и модели движения денежных средств.

После того как определен целевой уровень дебиторской задолженности компании, а также сформированы требования к объему поступлений, предстоит распределить кредитные лимиты по клиентам. Решить эту задачу можно, используя показатель оборачиваемости дебиторской задолженности.

Суть подхода – экспертно оценить, как изменится период оборачиваемости по каждому клиенту и с учетом планового объема продаж этому контрагенту рассчитать кредитные лимиты покупателей по следующей формуле:

Кредитный лимит покупателя = Планируемый объем продаж : Ожидаемый период оборачиваемости.

После того как подобным образом будут выполнены расчеты кредитных лимитов покупателей, итоговую сумму среднемесячной дебиторской задолженности сравнивают с целевым значением дебиторки, которое было получено при построении модели баланса. Если выяснится, что сумма лимитов больше допустимой дебиторской задолженности, придется либо пропорционально уменьшить рассчитанные лимиты, либо отказаться от работы с некоторыми контрагентами.

Рассмотрим выполнение работы на условном примере.

Данные о планируемых объемах продаж с поправкой на кризис и ожидаемые показатели оборачиваемости в разрезе клиентов представлены в табл. 8. В ходе переговоров с представителями ООО «Альфа» выяснилось, что контрагент собирается ежемесячно приобретать продукцию на 40 тыс. рублей. При этом с «Альфой» было достигнуто соглашение об отсрочке платежа на 34 дня (оборачиваемость – 0,9 (30 дней в месяце : 34 дня отсрочки платежа)). Соответственно кредитный лимит «Альфы» составил 44,44 тыс. рублей (40 000 рублей : 0,9). Итоговая сумма рассчитанных кредитных лимитов составляет 281 993 рубля. Между тем целевое значение предельно допустимого уровня дебиторской задолженности составило 231 000 рублей. Очевидно, что это недопустимо и компании придется корректировать столь щедро выделенные лимиты.

Таблица 8 - Расчет ежемесячных кредитных лимитов в разрезе клиентов, руб.

Клиент	Среднемесячный планируемый объем продаж клиенту, тыс. руб.	Оборачиваемость дебиторской задолженности клиента, раз в месяц	Лимит дебиторской задолженности на год (планируемая выручка X оборачиваемость)
ООО «Альфа»	40 000	0,9	44 444
ЗАО «Гамма»	60 000	1,5	40 000
Финансовая группа «Бета»	90 000	0,85	105 882
ОАО «Омега»	70 000	1,0	70 000
ГК «Дебт»	26 000	1,2	21 667
Итого	286 000	1,0	281 993

Если изменились условия работы с контрагентами (объемы продаж, сроки отсрочки платежа и т. д.), значит нужно заново переоценить, так ли выгодно компании сотрудничество с ними. А в идеале провести клиентский скоринг – ранжировать покупателей по уровню дохода, который они приносят компании. Соответственно те клиенты, у которых показатель доходности будет минимальным, будут лишены права пользоваться отсрочкой платежа. В основе скоринга – следующая формула:

Доходность клиента = Оборот × (1 – 1 / (1 + Процент наценки) – Индивидуальная скидка – (Период инкассации дебиторской задолженности : 30 дней) × (Цена капитала (стоимость кредитных ресурсов) / 12 мес.) – Доля переменных затрат в обороте).

Но в нынешних условиях в эту формулу оправдано внести некоторые поправки.

Во-первых, показатель оборота умножить на поправочный коэффициент, характеризующий вероятность невозврата денежных средств покупателем. Сразу оговоримся, что определить коэффициент невозврата средств иначе, кроме как экспертным методом, нельзя. На практике чаще всего он устанавливается следующим образом. К примеру, по данным бухгалтерской отчетности, процент безнадежной дебиторской задолженности составляет 10 процентов. Именно от этого значения исходят, определяя коэффициент невозврата средств. Например, если риск того, что дебитор не погасит свои обязательства чуть выше, чем у других, средний коэффициент риска неплатежа может быть увеличен, к примеру, на 20 процентов и составит 12 процентов. И наоборот, если речь идет о проверенном надежном клиенте, средний коэффициент риска будет уменьшен на 50 или даже 80 процентов.

Во-вторых, цену капитала стоит скорректировать с учетом текущих ставок привлечения финансовых ресурсов и возможности их привлечения компанией в текущих условиях.

В-третьих, период инкассации дебиторской задолженности (оборачиваемость дебиторской в днях) брать не по фактическим данным предыдущих периодов, а с учетом консервативной экспертной оценки этого показателя.

Рассмотрим выполнение работы на условном примере.

Пример расчета доходности клиентов с учетом риска невозврата денежных средств представлен в табл. 9. При заданных условиях (скидка, прямые затраты, оборачиваемость, индивидуальная скидка и т.д.) работа с ОАО «Омега», доходность которой составила минус 1020 рублей в месяц, невыгодна компании. А если компания откажет в кредитном лимите ОАО «Омега», то уложится в заданное целевое значение дебиторской задолженности (235 тыс. руб.), которое было рассчитано при моделировании баланса, и дебиторская задолженность составит 211 993 рубля (281 993 руб. – 70 000 руб.).

Для принятия решения помимо скоринга можно также использовать составление анкеты на каждого клиента с данными, позволяющими оценить финансовую устойчивость дебиторов и понять, насколько на их деятельность повлиял кризис. В такой анкете достаточно простые вопросы:

• насколько изменились (упали) обороты контрагента;

• есть ли возможность у контрагента кредитоваться в банке;

• были ли проблемы с платежами этой компании другим партнерам;

• изменились ли сроки оплаты контрагента по договорам с компанией.

Собрав подобную информацию, можно понять, какие клиенты стали опасны, чтобы давать им отсрочку, а с кем можно работать на старых условиях. Конечно же, важный вопрос – из каких источников получить данные.

Таблица 9 - Расчет доходности клиентов

№	Клиент	Прямые затраты, руб.	Процент наценки, %	Индивидуальная скидка, %	Выручка, руб. (гр. 1 X (1+ (гр. 4 – гр. 5) / 100)	Маржа, руб. (гр. 6 – гр. 3)	Период инкассации ДЗ, руб.	Цена капитала, %	Риск	Доходность клиента, руб. (гр. 7 – гр. 6 X ((гр. 8 : 30) X (гр. 9 : 12)) – гр. 6) гр. 10
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	ООО «Альфа»	33 333	30	10	40 000	6667	34	30	0,12	733
2	ЗАО «Гамма»	40 000	60	10	60 000	20 000	20	30	0,10	13 000
3	Финан-совая группа «Бета»	69 231	30	0	90 000	20 769	35	30	0,12	7344
4	ОАО «Омега»	60 870	30	15	70 000	9130	30	30	0,12	–1020
5	ГК «Дебт»	19 259	40	5	26 000	6741	25	30	0,08	4119
Итого		222 693			285 999	63 307				24 177

Во-первых, от самой компании-контрагента. Если она рассчитывает на продолжение сотрудничества и работу с отсрочкой, то достаточно охотно будет делиться информацией. Нежелание предоставлять запрашиваемые сведения уже свидетельствует о том, что нужно скорректировать политику работы с этим партнером.

Во-вторых, не стоит пренебрегать внешними источниками информации – общедоступные рыночные сведения, профильная пресса, информация от третьих лиц. Ну и, наконец, фактические данные о платежной дисциплине контрагента за последние 3–6 месяцев дадут немалую пищу для размышлений.

На практике по одной компании-контрагенту всю необходимую информацию можно получить за 2–3 дня.

Недостаточно просто определить кредитные лимиты, необходимо обеспечить их выполнение. В идеале – ввести в учетную систему, которую использует компания, автоматическую блокировку отгрузок сверх лимита.

Рассчитанные кредитные лимиты и порядок оценки доходности клиентов необходимо закрепить в кредитной политике, которая также должна содержать данные об обязанностях подразделений, задействованные в управлении дебиторской задолженностью, последовательность действий персонала в случае просрочки платежа, форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.

Главная цель создания инструкции по управлению дебиторской задолженностью – минимизация предпринимательского риска и исключение убытков предприятия, связанных с невыполнением либо несвоевременным исполнением контрагентами (дебиторами) своих договорных обязательств.

Подготовьте письменный отчет.

Библиографический список

1. 1С: Предприятие 7.7 Конфигурация «Финансовое планирование» Руководство по ведению учета (Описание конфигурации), 2002 г., 307 с.

2. А.Ходарев Excel поможет избежать перерасхода денег// Финансовый менеджмент. - № 5, май 2010

3. И.Николаев Как рассчитать кредитный лимит дебитора не в ущерб себе// Финансовый менеджмент. - № 12, декабрь 2009

Учебное издание

Составитель: Хвостикова Валентина Андреевна