4. Контроль над электронным документооборотом

Контроль включает в себя

• контроль и учёт сроков исполнения документов; 

• информирование руководства о результатах контроля поручений; 

• контроль работы каждого сотрудника и повышение его личной ответственности; 

• выявление исполнительских нарушений и своевременное их исправление; 

• сбор статистической информации, необходимой для совершенствования документооборота. 

5. Основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде

Для чего нужно:

внутреннего управления и контроля,

служебной коммуникации сотрудников;

внешнего взаимодействия с государственными службами и ведомствами, собственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, контрагентами и целевой аудиторией;

хранения архива.

Из чего состоит

комплекса программ — обеспечивают разграничение, регламент, редактирование прав доступа и защиту данных;

компьютерных сетей — для распространения файлов и контроля за ними на уровне организации

Что нужно

аппаратные средства для установки ПО — сервер, сетевое оборудование и т. п.;

платформа — программный пакет;

оператор — для контроля отправки и доставки, соблюдения правильности формата, заверения подписей, сохранности архива организации.

Порядок обмена

Подготовить документы в учетной системе

Подписание электронной подписью

Отправка электронного документа с помощью стороннего ПО

Передача документов оператором электронного документооборота

Загрузка пришедших электронных документов с помощью стороннего ПО

Создание и заполнение документов в учетной записи

Проверка

6) Какие механизмы защиты информации реализуются в системах электронного документооборота?

• Защищенный электронный документооборот – одна из важнейших задач обеспечения общей безопасности в компании, которой необходимо уделять очень большое значение и пристальное непрерывное внимание

Для нормальной работы электронного документооборота на предприятии необходим надежный и безопасный процесс обработки и хранения информации, организация которого требует четко определить основные риски и способы их предупреждения.

Основными угрозами для системы электронного документооборота, как и для любой другой информационной системы, являются:

1. Угроза целостности информации – повреждение, искажение или уничтожение информации;

2. Угроза доступности информации – ошибки пользователей, внешние сетевые атаки, вредоносное ПО.

3. Угроза конфиденциальности – кража информации, подмена маршрутов обработки, несанкционированный доступ к информации.

Таким угрозам должна «уметь» противостоять любая система электронного документооборота, защищая не только данные, хранимые внутри, но и саму себя, поддерживая работоспособность и доступность для пользователей. Поэтому система защиты современных СЭД должна развиваться еще быстрее и интенсивнее, чтобы быть на шаг впереди опасности.

Способы и методы защиты СЭД

Система защиты информации системы электронного документооборота – это общая совокупность методов, средств и мероприятий, снижающих уязвимость системы и препятствующих несанкционированному доступу к информации, ее разглашению, повреждению, утрате или утечке.

На основании анализа угроз для систем электронного документооборота можно сформировать перечень основных средств защиты информации и методы обеспечения информационной безопасности СЭД.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» для защиты информации используются правовые, организационные и технические меры, обеспечивающие:

• Защиту информации от несанкционированного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, фальсификации, распространения, а также от других несанкционированных действий в отношении такой информации;

• Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

• Реализацию права на доступ к информации.

Соответственно, средства и методы защиты информационных систем можно разделить два вида:

Организационно-правовые

• Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронного документооборота;

• Организация учета, хранения и эксплуатации ключей шифрования и электронной подписи;

• Построение и учет комплексных профилей разграничения прав доступа в информационных системах;

• Ведение строгого учета доступа сотрудников к информации ограниченного распространения;

• Многие другие, а также их вариации и комбинации.

Технические

• Аппаратная защита, специализированные защищенные шлюзы и маршрутизаторы;

• Физическое разграничение сетевого оборудования на разные изолированные сегменты;

• Автоматизированные планы резервного копирования информации на защищенные носители;

• Актуальное антивирусное и защитное ПО;

• Логическое разделение сети на сегменты посредством специализированных программ;

• Программные средства идентификации и аутентификации пользователей;

• Криптографические средства защиты и шифрования информации;

• Технологии электронной подписи для обеспечения подлинности и целостности информации;

• Различные комбинации различных методов и средств защиты.

Отметим, что успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку системы, выполненные компетентными специалистами, позволяют объединить все перечисленные средства и методы защиты для создания по-настоящему защищенных каналов электронного документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Наши специалисты обладают широчайшим опытом создания систем электронного документооборота и могут ответить на любые вопросы в этой области.

Рассмотрим классификацию средств и методов защиты электронного документооборота поподробнее.