26. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем.

По структуре письма можно подразделить на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу. При этом соблюдаются жесткие требования к формату бумаги, составу реквизитов, структурных частей, оформлению всех элементов письма. Большинство официальных писем имеют строго определенный вид и характер. При составлении таких писем используются конкретные языковые формулы. Нерегламентированные письма используются в деловой переписке реже, чем регламентированные. Они имеют более свободную форму, структуру и стиль изложения. Как правило, нерегламентированные письма пишутся в ситуациях, отличных от типовых, стандартных. С этим и связана потребность дополнительных разъяснений, использования более выразительных речевых средств. Тем не менее в таких письмах тоже применяются традиционные языковые формулы. Примером нерегламентированных писем может служить: рекламное письмо, пресс-релиз, пакет предложений.

При составлении делового письма важно придерживаться конкретного правила. Письмо должно быть построено в следующей логической последовательности: вызвать внимание, вызвать интерес, изложить суть, сформулировать желаемое действие.

Деловое письмо: – должно быть кратким, конкретным, логичным, однозначным, не допускающим разное толкование изложенного; – пишется в официальном стиле и нейтральном тоне, без эмоциональных фраз и высказываний; – должно иметь убедительную аргументацию; – не должно иметь орфографических и синтаксических ошибок. - должно содержать заголовок в виде разъяснения того, какому вопросу оно посвящено. 

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты. В состав реквизитов входят: наименование организации-отправителя, почтовый и электронный адрес, телефон, исходящий номер письма, адресат, заголовок к тексту, дата, подпись и др.  Оно должно содержать введение (вступление). Как правило, во введении объясняется мотив, причина, цель письма. При этом, как правило, используются традиционные языковые формулы – устойчивые словосочетания, которые помогают автору формулировать мысли, выражать их официально-деловым языком. В основном тексте письма могут использоваться языковые формулы, основой которых выступают глаголы действия. При написании текста письма следует делить его на абзацы, а большой текст (более двух страниц) имеет смысл разделить на разделы, чтобы облегчить восприятие содержания читателем. В общем случае большие тексты писать не рекомендуется.

Оформление деловых писем по ГОСТу Среди требований, общих для всех видов деловой переписки: Отступ справа – 10 мм, слева,

сверху и снизу – 20 мм;

Нумерация страниц – посредине сверху;

Нумерация каждого приложения – отдельно;

Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);

Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;

Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;

Дата написания письма проставляется внизу.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации, как располагать реквизиты деловых писем на бланках