21. Способы документирования.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Документирование ведется на естественном или на искусственном языке. В первом случае мы имеем дело с текстовыми документами, во втором — с электронными.

Средство документирования — это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. Например, шариковая ручка, пишущая машинка или компьютер.

Способ документирования — это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе. Например, запись от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютера.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• Текстовое документирование.

• Техническое документирование.

• Кино-, фото- и видеодокументирование.

• Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение.

Перечисленные способы и особенности документирования стали предпосылками развития письменности и текстового документирования.

Письменность имела несколько этапов развития:

Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов). Идеографическое письмо (использование иероглифов).

Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).

Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование 

Средство фиксации технических идей и разработок. Результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных разработок, процессы промышленного производства товаров отражаются в документах, имеющих обобщенное название «техническая документация».

Кино-, фото- и видеодокументирование

Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом, называют фотодокументом. Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий.

Изобразительный документ, содержание которого составляет последовательность зафиксированных на пленке изображений, называется кинодокументом. Кинодокумент фиксирует процесс или событие в момент его совершения.

В настоящее время кинодокументы используются редко, им на смену пришли видеодокументы.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется.

Механическое документирование: это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, грамориги-налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный – это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Классификация документов проводится на множестве оснований. По способу документирования различают документы:

• письменные (рукописные или машинные);

• графические (схемы, рисунки, чертежи, карты);

• фото- и видеодокументы;

• аудиозаписи электронные документы.

По содержанию документы делятся на:

• финансово-отчетные;

• организационно-распорядительные;

• по личному составу.

По наименованию деловая документация классифицируется на приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, инструкции, договоры и т. д.