Пример аттестационной формы

ФИО ___________________________

Ключи к рейтинговой шкале

Должность_______________________

1. Не отвечает требованиям работы

Период аттестации с ____ по ________

2. В целом отвечает требованиям работы

Тестирующий _____________________

3. Полностью отвечает требованиям работы

Должность тестирующего____________

4. Отвечает требованиям работы с отличием

Отдел ____________________________

5. Превышает требования к работе

Часть II. Шкалы рейтингов для спектра задач

Должность: Управляющий секретарь Обязанности и ответственность

А. Машинопись и стенография 30%

Рейтинг 1 2 3 4 5

    

Аккуратная печать на машинке в соответствующем формате со скоростью 60 слов в минуту из различных источников, включая: печать под диктовку, с диктофона. стенографированных записей или записей обычного формата; расшифровка стенографированных записей для генерального менеджера; расшифровка стенографированных протоколов заседаний; печать записок, повесток дня, расписаний и другого внутреннего материала; печать обзоров для торговых ассоциаций; составление и печать действующих отчетов и других отчетов включая тексты и таблицы; печать копий для журналов и газет по торговле; составление и печать писем, меморандумов, копий и других документов в соответствии с обязанностями или по требованию.

Комментарии

Б. Прием 25%

Рейтинг 1 2 3 4 5

    

Прием и запись первоначальных контактов персонально или по телефону и вежливая помощь звонящим и посетителям: ответы на телефонные звонки, прием сообщений, обеспечение информацией и переадресование звонков соответствующим лицам; приветствие посетителей, обеспечение информацией или направление в соответствующий отдел или к отдельным лицам; выполнение роли хозяйки и обеспечение ожидающих посетителей необходимыми услугами; умение обращаться с автоматизированной службой ответов; поддержание связи со звонящими и посетителями.

Комментарии

В. Составление расписаний 20%

Рейтинг 1 2 3 4 5

    

Эффективное управление календарем, включая организацию встреч, совещаний, поездок и подобных мероприятий; ведение календаря и назначение встреч для генерального менеджера, членов совета директоров и сотрудников штата; подготовка просьб о возмещении расходов, связанных с деловыми поездками; помощь в организации ежегодных собраний; организация обучающих собраний для работников фирмы, включая выбор помещений, перерывы на кофе и необходимое питание; составление графика использования организационных средств; расселение, организация поездок и оплаты для консультантов и приезжих.

Комментарии

Г. Управление файлами и записями 15%

Рейтинг 1 2 3 4 5

    

Создание и поддержание соответствующих файловых систем и правильное расположение и поиск необходимого материала по требованию; разработка плана файловых систем свободных мест и для корреспонденции, протоколов, отчетов, инструкций и относящегося к ним материала; помещение материала в соответствующее место в файле; поиск и извлечение материала из файлов; отбор, запись в файлы и перемещение материала в центральное месторасположение или их уничтожение при необходимости; поддержание и хранение необходимых записей; организация удобного для использования формата данных из файла поиска.

Комментарии

Д. Общие офисные услуги 10%

Рейтинг 1 2 3 4 5

    

Выполнение необходимых обязанностей в офисе в соответствии с существующей практикой и предписанными процедурами; передача почты, чтение и отправление почты; прием и распределение входящей почты; копирование документов; поддержание небольшого фонда наличных денег; вырезание из газет и журналов статей, относящихся к организации, составление бюллетеней совета директоров; выполнение других порученных обязанностей.

Комментарии