1.3.4. Защита документа от изменений

В определенных случаях при работе с документом следует ограни­чивать возможности форматирования документа и права редактирования, а также круг лиц, имеющих доступ к документу. Защита от изме­нения документа устанавливается с помощью кнопки Защитить документ на вкладке Рецензирование. Меню, которое открывается при нажатии на эту кнопку, имеет область настройки параметров рецензирования и область ограничения доступа к документу.

Настройка режима доступа выполняется внешними средствами: специальным сервером управления правами пользователей или экспериментальной сетевой службой, которую предоставляет компания Microsoft. Подключение к этой службе выполняется установкой флажка Управление учетными данными.

Настройка ограничения параметров рецензирования начинается с открытия области задач Ограничить форматирование и редактирование, имеющей три зоны. Две первые зоны позволяют выполнять настройки, а третья служит для ввода их в действие. Для настройки ограничений на форматирование необходимо установить флажок Ограничить набор разрешенных стилей, щелкнуть по гиперссылке Настройки и в списке стилей установить флажки у тех стилей, которые разрешены для применения. Для настройки ограничений на редактирование следует установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и в раскрывающемся списке выбрать режим редактирования:

• Только чтение – запрещены любые действия с документом, кроме чтения;

• Запись исправлений – активизируется режим исправлений, и все изменения в документе отображаются в виде исправлений;

• Примечания – запрещено редактирование документа, можно лишь вставлять примечания в то или иное место документа;

• Ввод данных в поля формы – запрещено любое редактирова­ние документа кроме ввода данных в электронные формы.

В третьей зоне Включить защиту имеется кнопка Да, включить защиту, нажатие которой вызывает одноименное диалоговое окно. В поле Новый пароль (необязательно) следует ввести, а затем под­твердить пароль, без которого впоследствии невозможно будет снять установленную защиту.

Для внесения изменений в документ необходимо нажать кнопку Отключить защиту и в диалоговом окне Снятие защиты ввести за­данный ранее пароль. После нажатия кнопки ОК защита с документа будет снята.

Для защиты документа от несанкционированного просмотра необ­ходимо установить пароль для открытия файла. Для этого надо выполнить следующие действия: кнопка Office  Сохранить как  кнопка Сервис Þ Общие параметры Þ ввести пароль в поле Пароль для открытия файла или кнопка Office  Подготовить  Зашифровать документ Þ в окне Шифрование документа ввести па­роль в поле Пароль. Открыть файл могут только пользователи, знающие пароль.

1.3.5. Режимы экранного представления документа

Существует несколько режимов экранного представления докумен­тов Word. Переключение режимов выполняется либо средствами группы Режимы просмотра документа на вкладке Вид, либо кноп­ками специальной панели в правом нижнем углу окна программы.

Режим Разметка страницы является стандартным для работы с документом. В этом режиме документ отображается так, как он будет выглядеть после печати. Текст, графические элементы, колонтитулы и другие элементы располагаются на экране на своих местах, и в то же время их легко редактировать и форматировать.

Режим чтения отображает документ в виде «книги» с раскрытыми страницами, которые следует «пролистывать», а не прокручивать обычным способом. В этом режиме документу предоставляется мак­симальная часть экрана, и все необходимое управление выполняется с помощью трех панелей: инструментов, переходов и управления. Данный режим не отражает реальное разбиение документа на страницы. Для выхода из него достаточно нажать кнопку Закрыть или клавишу Esc.

Режим Веб-документ показывает, как документ будет выглядеть при просмотре в веб-браузере. В этом режиме строки форматируются по ширине текущего окна.

Режим Структура позволяет проявить, оценить и поправить струк­туру документа. В этом режиме работа происходит не с текстом, а абзацами, каждому из которых можно задать свое расположение и уро­вень (место в иерархии заголовков).

Режим Черновик предназначен для работы с простым текстовым документом с использованием только набора текста. В этом режиме не отображаются графические объекты, цвет фона страницы, поля и границы документа.

Режим Предварительный просмотр позволяет увидеть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде. Для входа в этот режим надо выполнить следующие действия: кнопка Office  Печать  Предварительный просмотр. В зависимости от размера страниц и от величины окна, можно отобразить на экране одновременно одну или две страницы. Уменьшая величину масштаба, можно увеличить количество страниц документа в окне. В этом режиме можно подкорректировать разбивку документа на страницы и настроить его поля. Для корректировки текста указатель мыши должен принять форму стрелки, а не лупы, для чего необходимо снять флажок Увеличение в группе Просмотр. При нажатии на кнопку Сократить на страницу в группе Просмотр Word совершит попытку сокращения документа на одну страницу путем уменьшения размера шрифта и интервалов текста. Пользоваться этой кнопкой нужно осторожно, т.к. в результате такой подгонки страниц внешний вид документа может ухудшиться. Для выхода из режима предварительного просмотра надо нажать клавишу Esc или кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.

Помимо стандартных режимов просмотра в программе Word реа­лизованы дополнительные режимы: схема документа и эскиз.

Схема документа – это специальный режим просмотра, сочетаю­щий достоинства режима разметки страницы с режимом структуры. При включении флажка Схема документа в группе Показать или скрыть вкладки Вид в левой части окна Word отобразится структура документа – перечень его заголовков. Заголовки документы будут по­казаны в схеме только в том случае, если они отформатированы с помощью встроенных стилей заголовков. Удобство использования схе­мы документа заключается в том, что при щелчке мышью по любому заголовку схемы курсор в основном окне автоматически перемещается на этот заголовок. Развернуть или свернуть любую ветвь схемы можно, щелкнув на маленьком квадратике рядом с ней. Основное назначе­ние данного режима – просмотр и редактирование объемных документов сложной структуры.

Режим эскизов включается установкой флажка Эскизы в группе Показать или скрыть вкладки Вид и позволяет в левой части окна (области эскизов) увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа. Выделение любой страницы в области эскизов переводит курсор ввода в начало этой страницы в основном окне.