6.5. Главный и вложенные документы

Режим главного документа позволяет существенно облегчить рабо­ту с большим документом, особенно, если в его создании участвует несколько человек. В этом режиме все части документа представляют­ся совместно, как принадлежащие одному документу, хотя каждая из них хранится в отдельном файле и рассматривается как вложенный документ. Главный документ  это документ-контейнер, объединяющий отдельные вложенные документы, он обеспечивает доступ к вложенным документам и управление общими элементами оформления: форматирование, последовательная нумерация страниц, создание оглавления и предметного указателя, печать и др. Также есть возможность работать отдельно с каждым из вложенных документов. При работе с главными документами надо выполнять следующие правила:

• желательно, чтобы главный документ и связанные с ним вложенные документы находились в одной папке;

• необходимо создавать главный документ и входящие в него вложенные документы на основе одного шаблона;

• нужно отформатировать все вложенные документы стилями заголовков Word;

• нельзя переименовывать и перемещать вложенные документы, иначе Word не сможет их обнаружить.

Существуют два способа создания главного документа: преобразо­вание существующего документа в главный документ и создание но­вого главного документа. В 1-м случае, открыв нужный документ, надо перейти в режим Структура (вкладка Вид  группа Режимы просмотра документа), ограничить количество отображаемых уровней заголов­ков, указав предельный уровень в раскрывающемся списке Показать уровень (группа Работа со структурой). Далее надо выделить текст, который следует распределить по вложенным документам. В качестве границ вложенных документов будут использованы заголовки того уровня, который первым встретится в выделенном фрагменте. В группе Главный документ, которая разворачивается нажатием кнопки Показать документ надо нажать кнопку Создать  каждый подраздел документа образует отдельный файл. При сохранении измененного документа этим файлам будут автоматически присвоены имена, совпадающие с соответствующими заголовками.

Во 2-м случае для создания главного документа надо открыть документ, который будет играть роль главного, перейти в режим структуры командой: вкладка Вид  группа Режимы просмотра документа  Структура, развернуть группу Главный документ нажатием кнопки Показать документ. Для вставки вложенного документа используется кнопка Вставить группы Главный документ. При ее нажатии отображается диалоговое окно Вставка вложенного документа, аналогичное стандартному окну открытия документа, причем по умолчанию открывается каталог, в котором был сохранен главный документ. После выбора нужного файла и нажатия кнопки Открыть, вложенный файл будет вставлен в главный документ. Перед вставляемым документом и после него в главный документ автоматически добавляются разрывы раздела.

Главный документ представляется в программе двумя способами. В одном случае в тексте главного документа представлено содержи­мое вложенных документов, в другом  там отображаются только ссылки, содержащие имена файлов. Для смены представления служат кнопки Свернуть документ и Развернуть документ в группе Главный документ.

Главный документ рекомендуется использовать только для задания общих параметров оформления вложенных документов и для доступа к ним. Каждый вложенный документ помечен значком, который слу­жит для доступа к нему. При двойном щелчке на этом значке вложенный документ открывается для редактирования в отдельном окне.

Структура главного документа определяет распределение текста по вложенным документам. В случае необходимости текущую структуру изменяют с помощью кнопок группы Главный документ. Для объединения вложенных документов, следующих друг за другом, надо их выделить и нажать кнопку Объединить. Содержимое всех выделенных вложенных документов будет перенесено в файл первого из объединяемых документов. Для распределения содержимого вложенного документа по нескольким файлам надо установить курсор в точку разрыва и нажать кнопку Разделить. Новый файл вложенного документа получит имя по первым словам отделяемого фрагмента. Для удаления вложенного документа необходимо установить курсор внутри него и нажать кнопку Разорвать связь. Текст вложенного документа переносится в главный документ, а ссылка на файл вложенного документа удаляется.