6.2. Нумерация страниц

В колонтитуле среди прочих элементов справочного характера можно указывать и номера страниц, но, если необходимо просто про­нумеровать страницы, то надо воспользоваться командой: вкладка Вставка  группа Колонтитулы  Номер страницы. В открывшемся меню надо выбрать нужное положение номера: вверху или внизу страницы, либо на полях, а затем в меню выбранного расположения  нужный стиль нумерации. При выборе пункта меню Формат номеров страниц открывается одноименное диалоговое окно, в котором можно установить тип нумерации: 1, 2, 3, …; a, b, c, … , i, ii, iii, … и др. В области Нумерация страниц определяется характер нумерации: продолжить  нумерация страниц текущего раздела начинается с числа, следующего за номером последней страницы предыдущего раздела; начать с  нумерация начинается с числа, указанного в поле справа. Нумерация страниц  частный случай колонтитулов и многие методы работы с нумерацией и колонтитулами идентичны.

6.3. Создание оглавления

Оглавление документа выполняет две основные функции: получение представления о содержании и структуре документа и ускорение поиска составных частей документа. Для автоматического создания оглавления документа (названия глав, разделов и т.д. с указанием номеров страниц) лучше всего взять за основу встроенные или созданные самостоятельно стили заголовков. При этом программой автоматически будет учитываться номер страницы, на которой расположен заголовок.

Для создания оглавления необходимо установить курсор в том месте документа, куда будет вставлено оглавление (в начале или в конце документа) и щелкнуть по кнопке Оглавление (вкладка Ссылки  группа Оглавление). В открывшемся меню следует выбрать из списка стилей автоматически собираемых оглавлений подходящее по параметрам оглавление. В месте размещения курсора появится область оглавления со всеми заголовками и номерами страниц.

Если элементами оглавления должны стать фрагменты текста, к которым не был применен стиль заголовка, то их можно поместить в оглавление так: выделить текст, который требуется включить в оглавление (текст абзаца входит в оглавление полностью), нажать кнопку Добавить текст (вкладка Ссылки  группа Оглавление), и в выпадающем меню выбрать уровень, к которому будет отнесен выделенный текст.

По умолчанию автоматически собираемые оглавления строятся на основе трех уровней заголовков. Если необходимо изменить этот и другие параметры, надо в меню Оглавление выбрать пункт Оглавление. В появившемся одноименном диалоговом окне в поле Уровни можно задать нужное количество уровней заголовков, используемых в оглавлении, в поле Формат выбрать стиль для оглавления, в поле Заполнитель выбрать стиль заполнителя пространства между заголовком и номером страницы. В окошке Образец печатного документа будут отображаться все внесенные изменения в стиль оглавления. Если внесенных изменений окажется недостаточно, можно в диалоговом окне Оглавление щелкнуть по кнопке Изменить и задать другие характеристики стиля оглавления.

Если после формирования оглавления в документ были внесены изменения и дополнения, то необходимо обновить список оглавления. Для этого надо нажать клавишу F9 или кнопку Обновить таблицу (вкладка Ссылки  группа Оглавление). В появившемся окне Обновление оглавления надо выбрать тип обновления: Обновить только номера страниц или Обновить целиком. Следует иметь в виду, что, если оглавление обновляется полностью, в нем будут потеряны все данные и форматирование, внесенные вручную. Кнопка Обновить таблицу находится также и на панели в левом верхнем углу области оглавления. Для удаления оглавления необходимо в меню Оглавление выбрать пункт Удалить оглавление.

Оглавление удобно использовать для быстрого перемещения по документу: для перехода к любому заголовку документа достаточно щелкнуть при нажатой клавише Ctrl по соответствующему заголовку в оглавлении.

Перед созданием оглавления целесообразно проверить организа­цию структуры документа в режиме Структура (вкладка Вид  группа Режимы просмотра документа). Для отображения в структуре только нужных уровней заголовков, необходимо в поле Показать уровень открыть список всех уровней и выбрать соответствующий. Если выбрать, например, третий уровень, то одновременно с ним будут отображаться и более высокие уровни  первый и второй. Заголовки в этом режиме снабжаются отступами, наглядно показывающими уровни вложенности заголовков в документе. Заголовки, помеченные знаком «плюс», содержат подзаголовки и/или подчиненный текст, а заголовки, помеченные знаком «минус», не содержат ни того, ни другого. Абзацы обычного текста помечены серым кружочком. Кнопки  и  панели инструментов позволяют повышать и понижать уровень заголовка на один уровень при каждом нажатии. Двойная стрелка вправо позволяет понизить уровень выделенных абзацев сразу до уровня простого текста. Кнопки  и ▬ панели инструментов позволяют раскрывать и скрывать содержимое нижних уровней для каждого из существующих заголовков, а с помощью кнопок  и  можно перетаскивать выделенный заголовок соответственно выше или ниже. При этом перемещаются и заголовки более низких уровней, подчиненные переносимому заголовку, а также текст, к ним относящийся.

Если в документе нет заголовков отформатированных определен­ными стилями, надо в меню Оглавление выбрать пункт Ручное оглавление. В месте размещения курсора появится область оглавления, в которую необходимо вручную внести нужные заголовки документа.