2.5. Операции с табличными данными

Данные между ячейками копируются и перемещаются обычными приемами, основанными на использовании буфера обмена: Копировать (Ctrl + C), Вырезать (Ctrl + X) и Вставить (Ctrl + V). Данные одной ячейки, взятые в буфер обмена, можно одной командой вставить в любое количество предварительно выделенных ячеек. При копировании и перемещении передается только содержимое ячейки вместе с форматом этого содержимого. Формат ячейки (границы и заливка) не передается.

Если данные, набранные в строке таблицы, надо переместить вместе со строкой на новое место (вверх или вниз таблицы), необходимо выделить нужную строку таблицы и использовать сочетание клавиш Alt + Shift +  для перемещения вверх и соответственно Alt + Shift +  для перемещения вниз.

Для больших таблиц, занимающих несколько страниц документа, целесообразно задать повторение заголовка таблицы на каждой странице. Для этого следует выделить первую строку таблицы (можно вместе с первой строкой выделить и несколько следующих строк, если это необходимо) и нажать кнопку Повторить строки заголовков в группе Данные вкладки Макет. После этого первая строка таблицы будет автоматически воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменится и заголовок таблицы на всех последующих страницах.

В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять сортировку записей. После сортировки все данные в таблице останутся теми же самыми, а изменится только порядок следования ячеек. Для выполнения этого действия необходимо выделить строки, подлежащие сортировке, и выполнить команду Сортировка в группе Данные вкладки Макет. В поле Сначала по необходимо указать столбец, по которому сортировка должна выполняться в первую очередь. В полях Затем по следует указать, если нужно, остальные столбцы, по которым будет выполняться сортировка. Для каждого указанного таким образом столбца нужно определить тип информации: текст, число или дата. Направление сортировки выбирается с помощью опций по возрастанию и по убыванию. При сортировке таблицы по нескольким столбцам, сначала упорядочиваются строки по первому сортируемому столбцу, а затем строки с одинаковыми значениями упорядочиваются по второму сортируемому столбцу и т.д.

Word позволяет выполнять в таблицах несложные вычисления. Для того чтобы это было возможно, каждой ячейке присваивается адрес, состоящий из номера столбца, обозначенного буквой латинского алфавита, и номера строки, обозначенного числом. Первая ячейка таблицы всегда имеет адрес А1. Нумерация столбцов таблиц Word соответствует нумерации, принятой в Excel. Адреса ячеек используются при составлении формул. Для указания адреса ячеек, образующих прямоугольный блок, нужно ввести координаты ячеек, находящихся в левом верхнем и правом нижнем углах этого блока, и разделить их двоеточием, например, А1:Н4.

Для проведения вычислений необходимо установить курсор в ячейку, в которую будет помещен результат, и нажать кнопку Формула в группе Данные вкладки Макет. В диалоговом окне Формула в поле Формула ввести нужную формулу или выбрать ее в списке Вставить функцию. Формула всегда вводится после знака равенства (=), а ссылки на ячейки вводятся на латинском регистре. По умолчанию предлагается просуммировать ячейки сверху (если такие есть) от редактируемой: = SUM(ABOVE). Однако можно также суммировать ячейки слева, справа или снизу от редактируемой. Формулы, соответствующие данным операциям, будут следующими:

• суммирование ячеек слева: = SUM(LEFT);

• суммирование ячеек справа: = SUM(RIGHT);

• суммирование ячеек снизу: = SUM(BELOW);

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы: константы, ссылки на ячейки таблицы, ключевые слова для ссылки на блок ячеек, встроенные функции Word, знаки операций (+, -, *, /, %, ^, =, < >, >, >=, <, <=). Название функции можно вводить с клавиатуры или выбирать из раскрывающегося списка функций в диалоговом окне Формула. Аргументами функций могут быть числа, ссылки, ключевые слова: ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT. Некоторые встроенные функции приведены в табл. 2.3.

Формат результата вычислений можно изменять по усмотрению пользователя в диалоговом окне Формула в поле Формат числа, например, 0,00 (с двумя десятичными знаками после запятой), 0,00% (в виде процентов) и т.д. Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. Для того чтобы в полях ячеек отображались формулы, нужно установить курсор в поле формулы, вызвать контекстное меню, выбрать команду Коды/значения полей. Повторное выполнение этой команды приведет таблицу в обычное состояние. Аналогичные действия выполняются при нажатии клавиш Shift + F9.

Таблица 2.3