1.4.9. Проверка правописания

Текст документа Word может быть проверен на правильность правописания на нескольких десятках языков. Язык устанавливается командой: вкладка Рецензирование  группа Правописание  кнопка Выбрать язык. Имеется возможность проверять тексты на наличие в них орфографических и грамматических ошибок. Word позволяет реализовать два режима проверки правописания: автоматический и ручной. Их также называют режимом фоновой проверки и режимом проверки по заказу.

По умолчанию в программе включен режим автоматической проверки правописания. Проверка в этом режиме действует непрерывно. Индикатором ошибки выступает подчеркивание. Слова, введенные с ошибкой или отсутствующие в словаре, с которым осуществляется сверка вводимых слов, подчеркиваются красной волнистой линией. При неправильно расставленных знаках пунктуации или неправильно построенной фразе фрагменты текста подчеркиваются зеленой волнистой линией.

Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. При проверке орфографии в верхней части контекстного меню приведен список предлагаемых ис­правлений вероятной ошибки. Если в нем присутствует правильное написание слова, то следует выбрать его, если исправление слова не требуется, то надо дать команду Пропустить, и слово будет включено в коллекцию слов, исключенных из проверки. С помощью команды Добавить в словарь можно внести отмеченное слово в словарь программы. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке, все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь мо­жет создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (машиностроение, вычислительная техника, экономика и т.п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбо­ром словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари (кнопка Office  кнопка Параметры Word  категория Правописание). Постепенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.

Грамматические ошибки выявляются проверкой структуры пред­ложения на соответствие системе предварительно заданных правил. При обнаружении грамматической ошибки в верхней части контекст­ного меню содержится краткое описание ошибки. В случае согласия с замечанием, полученным от программы, надо устранить ошибку, в противном случае  дать команду Пропустить предложение. В со­мнительных случаях надо выбрать команду Грамматика, открывающую одноименное диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

Многие пользователи на ранних стадиях работы с большим доку­ментом отключают автоматическую проверку орфографии и грамматики, чтобы сосредоточиться на содержании документа, а средства проверки правописания отвлекают от работы. Для выключения режи­ма автоматической проверки правописания надо сбросить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику (кнопка Office  кнопка Параметры Word  категория Правописание  раздел При исправлении правописания в Word).

Для запуска проверки орфографии и грамматики вручную надо на­жать кнопку Правописание в группе Правописание вкладки Рецензирование. Проверка начинается от текущего местоположения курсора и продолжается до появления первой ошибки. В этом случае появ­ляется диалоговое окно Правописание, в верхнем окошке которого указана ошибка, а во втором окошке – варианты ее исправления.

Проверка правописания охватывает основной текст, текст колонтитулов, сносок и примечаний. По окончании проверки Word отображает сведения об удобочитаемости документа, но эта справка выдается только в том случае, если установлен флажок Статистика удобочитаемости (кнопка Office  кнопка Параметры Word  категория Правописание  раздел При исправлении правописания в Word).

Тезаурус  это встроенный словарь для подбора синонимов и антонимов. Использование тезауруса позволяет избегать повторений, обо­гащает язык и лексику документа. Для подбора синонима необходимо выделить слово и использовать команду контекстного меню Синони­мы, или выполнить команду: вкладка Рецензирование  группа Правописание  Тезаурус, или нажать клавиши Shift + F7. В появившейся области задач Справочные материалы представлен список возможных синонимов. Поместив указатель мыши на подходящем слове, надо щелкнуть по стрелке справа и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Вставить.