Использование режима «Управление бухгалтерскими итогами»

Режим управления бухгалтерскими итогами носит, скорее, административный характер. Обращение к нему выполняется достаточно редко, обычно при изменении настроек счетов или при переходе к следующему кварталу.

При использовании сетевой версии 1С:Предприятия все действия в данном режиме могут выполняться только в монопольном режиме запуска программы. Эта особенность определяется важностью вы­полняемых действий при пересчете бухгалтерских итогов. В разде­ленном режиме может быть выполнен только просмотр текущей ус­тановки границы поддерживаемых итогов.

Глава 14. Управление оперативными итогами

Конечной целью работы системы 1С:Предприятие (как, впрочем, и любой другой системы автоматизации учета) является предостав­ление полной и своевременной информации о состоянии средств предприятия. Для обеспечения этого 1С:Предприятие содержит сис­тему расчета и хранения итоговой информации, которая позволяет получать необходимые итоговые данные в нужных разрезах.

Хранение оперативных итогов в системе 1с:Предприятие

Итоговая информация по оперативному учету в системе 1С:Предприятие хранится в регистрах. Необходимое количество ре­гистров для хранения итоговой информации создается в процессе настройки конфигурации задачи. При создании регистров определя­ется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в каждом регистре.

В процессе настройки конфигурации задачи для большинства до­кументов создается алгоритм движения регистров, т. е. на встроенном языке программы описывается, каким именно образом проведение данного документа повлияет на остатки и внесет изменениях в реги­страх. В процессе проведения документа на основании этого алго­ритма формируются конкретные записи об изменениях в регистрах. Эти записи, в терминологии системы 1С:Предприятие, называются «Движениями регистров», и их можно просмотреть, если открыть документ для редактирования и в меню «Действия» главного меню программы выбрать пункт «Движения регистров».

Процесс вычисления итогов происходит следующим образом.

Перед проведением самого первого документа исходным состоянием регистров является отсутствие итогов: регистры пусты. Когда проводится самый первый документ, система подсчета итогов использует сведения о начальном состоянии регистров и записи о движениях регистров, сформированные этим документом, для вычисления значений ресурсов регистра на дату и время проведения документа.

Движения регистров всегда описывают динамику изменений регистров, или, выражаясь проще, указывают системе подсчета итогов как необходимо увеличить или уменьшить данные, хранящиеся в ресурсах регистра, чтобы получились правильные итоги.

Возьмем в качестве примера регистр «Товарный запас». Предпо­ложим, самый первый документ — приходная накладная — содержит информацию о том, что на склад А поступил товар Б в количестве 5-ти штук (стоимость опустим — для простоты). Запись о движении регистра «Товарный запас» будет иметь такой смысл: «Прибавить 5 к остатку товара Б, находящемуся на складе А».

Как обработает этот документ система расчета итогов? К началь­ному количеству товара Б на складе А, которое равно 0, она приба­вит 5, в результате в некоторую условную ячейку регистра «Товар­ный запас», находящуюся на пересечении склада А и товара Б, будет записана цифра 5. Теперь эта цифра будет считаться начальным со­стоянием ресурса и, соответственно, исходной точкой для вычисле­ний, которые необходимо будет выполнить при проведении следую­щего по очереди документа.

Упомянутая выше исходная точка времени, от которой произво­дится вычисление значений регистров при проведении документов, называется точкой актуальности итогов. Точка актуальности итогов имеет определенную дату и время.

Механизм расчета итогов системы 1С:Предприятие позволяет, с одной стороны, всегда поддерживать итоги в актуальном состоянии, а с другой стороны — получать итоги на любой момент времени.

Чтобы итоги всегда поддерживались в актуальном состоянии, точка актуальности итогов автоматически сдвигается при проведении каждого нового документа. Если документы вводятся в хронологическом порядке и проводятся сразу после ввода, то итоги будут актуальны сразу после проведения документа.

Однако, в системе 1С:Предприятие предусмотрена возможность проведения документа «задним числом» — когда документ имеет дату и время более ранние, чем точка актуальности итогов. В этом случае точка актуальности итогов остается на месте, но проведение документа изменяет итоги.

Способность системы поддерживать итоги в актуальном состоя­ний при вводе документов может быть использована в ситуации, ко­гда алгоритм формирования движения регистров использует итого­вые данные, например, для контроля остатков товара.

В специальных случаях точка актуальности итогов может быть сдвинута во времени вперед или назад. Такая смена может быть вы­полнена самим пользователем в режиме «Управление оперативными итогами». При смене точки актуальности итогов значения регистров рассчитываются заново, и при расчете учитываются все проведенные документы, расположенные до точки актуальности итогов.

Для ускорения вычислений, выполняемых при смене точки акту­альности итогов, система 1С:Предприятие сохраняет промежуточные значения регистров на начало каждого периода хранения итогов (да­лее — просто «период»), величина которого также задается в режиме управления оперативными итогами и может принимать следующие значения: месяц, пятнадцать дней, десять дней, пять дней. Так как процесс сохранения значений может занимать некоторое время, он выполняется только по команде пользователя.

Сохранение значений на начало периода может выполняться дву­мя способами:

• автоматически, когда точка актуальности итогов сдвигается на следующий период;

• по команде «Открыть следующий период», при этом точка ак­туальности итогов сдвигается на первое число следующего пе­риода.