Тема 2. Поиск и замена данных Поиск данных

Для поиска данных используется команда Правка/Найти или пиктограмма Найти, в которых:

• в поле ввода Образец указиваются данные, которые нужно отыскать;

• кнопки найти и найти далее позволяют найти первое значение по условию, а также перейти к следующим записям с этим условием;

• поле Просмотр определяет направление поиска;

• список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения с образцом: с любой частью поля; поле целиком; с начала поля;

• в средней части окна находятся флажки, которые определяют как будет осуществляться сравнение: с учетом регистра; с учетом формата полей; только в текущем поле.

Примеры:

*55 -найдет значения 5538, 2558, 1355.

п?л – найдет пол, пал, пел, а при выкл. режиме учета регистра ПОЛ, Пол, и т.д.

При поиске дат или номеров телефонов

3##-##-5# желательно включать режим с учетом формата полей, т.к. телефон будет храниться как набор цифр.

.03.  -все даты марта.

[ ]- соответствует любому одному символу из заключенных в скобки:

Р[оаю]машкин – Ромашкин, Рамашкин, Рюмашкин.

! – соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки :

[ !В]етров – Петров, Метров…

[А-I ]033- A033, B033, D033 …

Примеры:

При указании условия поиска Пол и установки режима Совпадение поля целиком будет найдено только слово Пол. В случае режима С начала поля можно найти слова: Полка, Поле, Полтора, Ползком. В случае режима С любой частью поля Сполз. Уполз,…

В случае необходимости поиска символов , ,  необходимо их заключить в квадратные скобки. Например, для поиска слова Образец #3 нужно ввести условие Образец [#]3.

Замена данных

Используется пункт меню Правка/Заменить. Окно аналогично окну Поиск, но появляется дополнительная строка: заменить на. Таким образом, сначала выполняется поиск того текста, который нужно заменить, затем происходит их замена.

Сортировка данных

Сортировку можно выполнить по любому полю. При этом порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле. Для выполнения сортировки нужно выделить столбец, по которому будет выполнена сортировка и выбрать команду Записи/Сортировка или воспользоваться соответствующими кнопками на Панели инструментов.

Для выполнения сортировки по нескольким полям одновременно, нужно выполнить следующую последовательность действий:

Должность	Зарплата
Директор	500
Менеджер	200
Менеджер	100
Программист	30
Программист	250

1. Расположить поле, которое вы хотите отсортировать, первым (поле Должность), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле Зарплата);

2. Выделить оба столбца.

3. Нажать кнопку Сортировка на Панели инструментов или вызвать команду Записи/Сортировка.

Экспорт и импорт таблиц из одной б/д в другую

Для того, чтобы выполнить экспорт таблиц из одной б/д в другую, нужно:

1. в списке таблиц выделить ту таблицу, которую вы будете экспортировать (передавать);

2. выбрать команду Файл/Сохранить как/Экспорт;

3. в окне "Сохранение объекта" выбрать опцию Во внешнем файле или б/д и ОК.

4. в следующем диалоговом окне выбрать имя файла б/д, в которую будет выполняться экспорт и нажать кнопку Экспорт. Откроется окно, в котором будет предложено выбрать два варианта экспорта: структура и данные; только структура

В отличие от экспорта, импорт таблиц может передавать несколько таблиц MS Access одновременно. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. в окне б/д, которую вы хотите импортировать, перейти во вкладку "таблицы" и нажать кнопку Создать/Импорт таблиц или Файл/Внешние данные/Импорт;

2. в поле Папка указать папку, в которой находится б/д, из которой будет выполнен импорт. Выделить имя б/д;

3. нажать кнопку Импорт;

4. выделить одну или несколько имен таблиц, которые будут импортироваться и нажать ОК.

Для расширения возможностей окна Импорт можно нажать кнопку Параметры, которая позволит определить "копировать ли структуру" или структуру и данные.

Для копирования записей из одной базы в другую целесообразно пользоваться буфером обмена (выделить записи и т.д.)