Тема 10. Модификация данных с помощью запросов-действий

Работая в режиме таблицы или формы мы умеем удалять или добавлять одну или несколько записей. Однако, если нужно удалить, изменить по определенному признаку или добавить большое количество записей, удобно пользоваться запросами-действиями.

Существует четыре типа модифицирующих запросов, но только три из них выполняют действия над записями таблицы:

• запросы создания таблиц;

• запросы удаления;

• запросы добавления;

• запросы обновления.

Прежде чем выполнить какие-либо модификации, стоит создать запрос-выборку, использовать условия выбора, позволяющее выбрать те записи, которые мы собираемся обновить. Если мы увидим, что условия были заданы верно, очень просто запрос-выборку можно преобразовать в запрос-действие.

Запрос на удаление

Например, мы хотим удалить из таблицы все Заказы, современные до 1 апреля 1999 года. Для этого необходимо:

1) обязательно создать резервную копию таблицы Заказы. Для этого, находясь в вкладке Таблицы базы данных нужно выделить таблицу Заказы и нажить кнопку Копировать. Затем, не выходя из данной вкладки, нажать кнопку Вставить, после чего появится окно предлагающее ввести имя новой таблицы:

Имя таблицы ОК Параметры вставки О только структура О структура и данные О добавление данных в таблицу

Напишем, например, имя Временная.

2) перейти во вкладку Запросы и открыть окно Конструктора запросов. В окне Добавление таблицы добавить таблицу Заказы.

3) в бланке запроса добавить все поля таблицы Заказы (знак *, находящийся в верхней части списка полей таблицы), а затем отдельно поля Дата заказа, для которого зададим условие: <#01.04.99#

4) проверить выполнение запроса, убедившись, что условие задано верно (кнопка Вид)

5) выполнить преобразование запроса выборки в запрос-действие. Для этого необходимо вызвать пункт меню Запрос или кнопку Тип запроса:

Выборка Перекрестный Создание таблицы Обновление Добавление Удаление

Выбрать режим Удаление, после чего бланк запроса изменит свой вид:

Поле	Заказы. *	Дата заказа
Имя таблицы	Заказы	Заказы
Удаление	Из	Условие
Условие отбора		<#01.04.99#

6) запустить запрос с помощью кнопки !. Будет выдано сообщение о том, сколько строк будет удалено.

При удалении необходимо внимательно следить за выбранными данными. При чем, если при создании связей был установлен режим Каскадного удаления связанных данных, то, если, например, будет удалятся Клиент, то все сведения о выполненных с ним сделках также будет удалятся. При чем, если записи удаляются из базы данных в режиме таблицы вручную, то Access выдаст сообщение о возможности удаления данных в других таблицах. А при использовании запроса удаления будет только выделана информация о количестве удаленных записей.