4.3. Организационные компоненты информационной системы

Выделение организационных компонентов в самостоятельное направление обуславливается особой значимостью человеческого фактора (персонала) в успешном функционировании ИС. Прежде чем внедрять дорогостоящую систему обработки данных; должна быть проведена огромная работа по упорядочению и совершенствованию организационной структуры объекта; в противном случае эффективность ИС будет низкой.

Главная проблема при этом заключается в выявлении степени соответствия существующих функций управления и организационной структуры, реализующей эти функции и стратегию развития фирмы. Средствами достижения цели - совершенствования организационных структур - являются различные методы моделирования.

Под организационными компонентами ИС (рис. 4.1) понимается совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов и управленческие функции, выполняемые структурными подразделениями; определить штатное расписание и численный состав каждого структурного подразделения; разработать должностные инструкции персоналу управления в условиях функционирования СОД.

5. Организационно-методические основы создания и функционирования информационных систем управления финансами

5.1. Стратегия создания информационных систем

Развитие информационных систем, как элемент управления экономикой страны, тесно связано с изменениями, исходящими в областях их применения. Перемены в экономике, вызванные проведением реформ, происходят как на макроэкономическом уровне - в отраслях в целом, так и на микроэкономическом уровне - на предприятиях и учреждениях. В результате появляются принципиально новые экономические объекты, рождаются новые понятия, изменяется номенклатура предоставляемых предприятиями и учреждениями услуг. Радикальные изменения претерпевают информационные системы. Благодаря научно-техническому прогрессу появились новые технические и промышленные средства, возникли новые подходы их проектирования.

Информационные системы создаются для совершенствования управления и обеспечивают неразрывную связь между информацией и управлением. Создание ИС – сложная проблема. Даже для мелких организаций оно предполагает разработку ряда подсистем, которые должны соответствовать принципам интеграции и управляемости.

Существенное влияние на разрабатываемую информационную модель оказывает стратегия (или система взглядов) относительно организации системы. На практике применяются различные сочета­ния типовых стратегий.

5.2. Подходы к планированию развития информационных систем

Подход от организационной структуры. Подход от организационной структуры применим в системе, которая базируется на существующих границах организации и ее структуре. К функциональным областям деятельности организации обычно относятся финансы, производство продукции, персонал, участие в рынке и заказы. Информационная система основывается на этих традиционных границах.

Этот подход не является радикально новым, и реализация информационной системы при этом не требует перестройки существующей системы управле­ния. Как только руководители различных функциональных облас­тей поймут преимущества новой системы, деятельность организа­ции в целом ряде областей можно улучшить.

Основной недостаток такого подхода заключается в том, что может быть упущена возможность совершенствования организации и что устаревшие системы и методы, теряющие в любой организа­ции свою жизнеспособность через определенный период времени, вероятнее всего, окажутся перенесенными в новую систему. Этот подход не учитывает сущности интегрированной природы большин­ства организаций и позволяет получить очень мало информации, которая выходит за пределы подсистем. Однако лишь некоторые организации могут противопоставить этому подходу некоторые аль­тернативы, и он может быть достаточно хорошо использован в замкнутых подсистемах. Некоторым компаниям в силу природы их бизнеса свойствен более радикальный подход, но они все-таки мо­гут считать, что подход, основанный на организационной структуре, наиболее приемлем в случае, когда сфера их деятельности доста­точно консервативна, и что этот подход дает время для того, чтобы воспринять новую технологию.

Подход с отложенной интеграцией. Подход с отложенной интеграцией, по существу, представляет собой подход типа "свободной конкуренции" в отношении конст­руирования информационной системы. Ее подсистемы в этом случае развиваются только тогда, когда в них ощущается необходимость, и не делается ника­ких попыток приспособиться к каким-либо предопределенным мне­ниям о том, как будет разрабатываться информационная система организации.

Для некоторых организаций такой подход идеален. Например, компания с пятью отдаленными фабриками, производящими раз­личную продукцию для отделений сбыта, может найти удобным по­зволить фабрикам разрабатывать собственные системы и самим разрешать свои основные проблемы, предполагая последующую интеграциею ИС на основе хорошей технологии.

Этот подход разумен, если не существует вполне ясного пред­ставления о том, как будет развиваться ИС в организации; он по­рождает меньше проблем, чем чрезмерно амбициозный план.

Трудности применения данного подхода заключаются в том, что независимые подсистемы могут развиваться в большие системы и последующая интеграция, если она будет возможна, может ока­заться сложной и дорогой. Задача окончательного объединения системы может столкнуться с более серьезными проблемами, чем просто задержка процесса интеграции.

Указанный подход, возможно, был вполне оправдан в прошлом; в настоящее же время существует технология и методология раз­работки независимых систем с заложенными в них возможностями последующей интеграции. Он становится все менее приемлемым, так как все больше администраторов хотят иметь доступ к инфор­мации, которая находится в различных подсистемах. Это вызывает необходимость интеграции. Многие специалисты по обработке дан­ных убедились на собственном опыте, что для последующей инте­грации приходилось перепроектировать и переделывать системы, чтобы достичь их совместимости.

Подход, базирующийся на сборе данных. В рамках этого подхода на первом этапе проектирования ИС особое значение придается сбору всех данных, которые могут быть использованы в системе. Данные тщательно классифицируются. Этот процесс чрезвычайно важен, поскольку детальная классифи­кация помогает понять, как будут использоваться данные, и опре­деленным образом влияет на способы этого использования.

С коммерческой точки зрения идея сбора данных в случае, ко­гда результат может оказаться полезным в течение некоторого ограниченного отрезка времени в будущем, имеет мало смысла. Однако в большинстве коммерческих систем данные собираются в качестве побочного продукта их функционирования. Обычно это сообщения, состоящие из текущих выверенных данных, и на их ос­нове может быть разработана очень хорошая ИС. Тщательно вы­бранная детальная классификация облегчает использование данных на последующих стадиях. Фактически в нее закладывается боль­шой объем семантики. При плохой классификации большое коли­чество потенциальной информации теряется.

Подход, основанный на использовании баз данных. Этот подход также предполагает осуществление сбора, хранения и поддержки большого количества данных. Данные должны быть детализированы до такой степени, чтобы содержать все необходи­мое для операционного и административного управления в деловой сфере. Соответствующая база данных используется всеми подсис­темами и абонентами, которые по мере необходимости осуществ­ляют доступ к ней. Базы данных поддерживаются достаточно раз­витым программным обеспечением — системами управления база­ми данных, которые в соответствии со спецификациями пользова­телей могут обеспечить безопасность, секретность и точность дан­ных. Такое программное обеспечение является очень большим и дорогостоящим, и хотя оно доступно, его использование связано с организацией достаточно сложной службы. Необходимо, например, чтобы все данные, хранимые в базе данных, находились на попечи­тельстве ее администратора.

Подход, основанный на современной технологии ведения баз данных, в будущем заслужит еще большее признание по двум при­ чинам: во-первых, даже если в конце концов и не получится за­ вершенной ИС, то за счет независимости данных упростится развитие системы; во-вторых, при таком подходе обеспечивается воз­можность с помощью языка запросов предоставить пользователям непосредственный доступ к информации.

Подход "сверху вниз". Такой подход предполагает определение информационных по­требностей для всей последовательности уровней управления, на­чиная от оценки потребностей управления и общих целей всего бизнеса. Если информация, требуемая на высшем уровне, остается относительно устойчивой по степени детальности, содержанию и частоте использования, то системы смогут удовлетворять этим тре­бованиям. Полезность рассматриваемого подхода зависит от сущ­ности организации.

На уровне государственной статистики требуется совершенно другой взгляд на организацию, отличный от того, который имеется у административного аппарата организации. Например, админист­рация коммерческой компании имеет дело с заказами, конкретны­ми счетами, запасами и т. п. А государственной компании или ком­пании-держателю может требоваться информации о прибыли на вложенный капитал и о прогнозе свободных наличных средств.

Рассматриваемый подход может быть оправданным там, где су­ществует разница в типе информации, требуемом на различных уровнях. Однако при этом теряются два основных преимущества баз данных, содержащих пооперационные данные, вытекающие из того, что ценность информации определяется операцией и что дос­товерность данных может быть установлена в контексте порож­дающей их операции.

Например, если управленческий аппарат высшего уровня получит сведения об общем числе служащих из платежной ведомости, то данные, вероятно, будут точны, а способ их получения дешев. Если для этой цели будет использоваться отдельная система, в кото­рой общее число служащих подсчитывается на основе персональ­ных карточек, то способ получения данных может оказаться более дорогим, а результат - более трудным в смысле установления достоверности.

Общесистемный подход. Общесистемный подход основывается на предположении, что еще до реализации системы мы некоторым обоснованным способом можем распознать взаимосвязи между частями ее базовой информации. Процессы сбора, хранения и обработки данных про­ектируются и реализуются в рамках всей системы в целом. Хотя этот подход является идеальным, его применение в полном объеме может оказаться весьма трудным из-за практических, политических и социальных проблем. При уже существующей системе проекти­рование идеальной системы может стать просто академическим уп­ражнением, так как ее реализация вызовет радикальные преобра­зования. В самом деле, слепое, без определенной технологии, ис­пользование проектировщиками этого подхода может привести к крушению иллюзий, что и случается во многих сегодняшних вы­числительных системах.

Однако в организациях, которые еще не имеют разработанных систем, действующих и считающихся удовле­творительными, рассматриваемый подход может быть успешно применен. Он является идеализированным и не может в полном объеме применяться в реальной организации. Как можно было увидеть при рассмотрении шести подходов, стратегия выбора подхода должна формироваться с учетом осо­бенностей конкретной системы. Следует принимать в расчет такие факторы, как размер организации, природа ее деловых операций и опыт. Существенно, что выбор стратегии должен быть произведен после тщательной оценки степени риска и преимуществ возможных подходов.

Подход, управляемый событиями. Организацию можно охарактеризовать через ресурсы, которыми ома манипулирует. Очевидные ресурсы - такие, как деньги, люди, запасы и средства производства, легко идентифицировать. Ме­нее очевидны ресурсы, характеризующие специфику конкретной организации. Для авиалиний это число свободных мест, больниц и отелей - соответственно койки и номера. В системе образования важное понятие ресурса формируется путем деления людей на персонал и студентов; возможно дальнейшее разделение персонала на преподавательский и вспомогательный. В обрабатывающей промышленности может быть полезным разделение запасов таким образом, чтобы выделить те из них, которые необходимы в процессе обработки, и те, которые, в сущности, являются сырьем для производства изделий.

Информационная система, основанная на характеристиках ресурсов организации, дает преимущества не только в обслуживании и отражении существенных функций управления, но и в смысле готовности конкретных элементов данных к использованию. Применяя этот подход, можно получить всю основную необходимую нам информацию из документов организации, которые отражают происходящие события. Документы (заказы, счета-фактуры, заявки на работу, бланки нало­говой декларации, квитанции, чеки и т. д.) дадут всю существенную информацию. Данные, источник которых известен, проверяются на достоверность в ходе операционных процедур, и датируются.

В большинстве случаев нет необходимости формировать искусственные конструкции данных. Все, что требуется, уже содержится в данных, получаемых из деловой сферы. Они получаются из источника, органичного для бизнеса, т.е. из документов или анализа событий.

Следующий шаг - отображение ресурсов с целью показать их жизненный цикл и отразить статическую и динамическую фазы.

Учет всех видов взаимоотношений и документирование требуют большого мастерства, поскольку обилие деталей затрудняет пони­мание; необходимая для их учета работа тяжела, а слишком мел­ кие детали бесполезны.

Наилучший подход состоит в построении такого отображения, которое идентифицирует главные файлы и связывает их так, чтобы идентифицировать основные потоки данных в системе. Результи­рующая схема должна наглядно отражать деловую сферу организации.

Этот подход ориентирован на сбаланси­рованную организацию, состоящую из нескольких одинаковых по размеру подсистем. Однако многие отрасли более соответствуют картине, где одна подсистема доминирует над другими.

В данном случае излагаемая методология открывает перед организацией полезную перспективу. Система, реализуемая для такой организации, вероятно, будет распределенной. Это означает, что будут создаваться от­дельные информационные системы, которые на последующих стадиях будут связываться для получения информации управления.