Розділ 8. Звітність бюджетних установ
8.1. Склад бухгалтерської звітності бюджетних установ та її регламентація
Звітність бюджетних установ досить різноманітна і глибоко деталізована. Це має своє об'єктивне пояснення, адже на її підставі контролюється виконання бюджетів за видатками, перевіряється доцільність витрачання бюджетних коштів відповідно до кошторисних передбачень, аналізується повнота і доцільність використання майна, своєчасність і повнота платежів, стан розрахунків і т. ін. Цим можна пояснити і те, що бухгалтерська звітність бюджетних установ суворо регламентована як за змістом, так і за термінами подання. Для загального уявлення про склад звітності бюджетних установ наведемо її класифікацію за складом та суб'єктами використання (рис. 8.1).
Рис. 8.1. Класифікація звітності бюджетних установ
Бухгалтерська звітність бюджетних установ складається на підставі даних облікових регістрів про господарські операції з виконання кошторису доходів і видатків установи за звітний період або про стан її коштів та розрахунків на звітну дату.
Установи та організації, що утримуються за кошти бюджету, щомісячно і щоквартально складають фінансові звіти про виконання кошторису доходів та видатків і подають їх вищим організаціям та органам Державного казначейства у терміни, передбачені нормативними документами. Так, згідно з «Порядком подання фінансової звітності», затвердженим постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419, бюджетні установи подають місячний звіт про використання бюджетних асигнувань не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним, квартальний – не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним кварталом, а річний – не пізніше 22 січня наступного за звітним року.
Склад місячної і квартальної фінансової звітності бюджетних установ регламентується «Інструкцією про порядок складання місячної та квартальної фінансової звітності установами і організаціями, які отримують кошти з державного або місцевих бюджетів», яку щорічно затверджує наказом ДКУ.
Згідно з цією Інструкцією місячна звітність бюджетних установ включає такі форми:
№ 2д, № 2м «Звіт про виконання загального фонду кошторису установи»;
№ 4-1д, № 4-1м «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами»;
№ 4-2д, № 4-2м «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ»;
№ 4-3д, № 4-Зм «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду»;
№ 4-3д.1, № 4-3м.1 «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій)»;
№ 7д, № 7м «Звіт про заборгованість бюджетних установ»;
№ 7д.1, № 7м.1 «Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами».
Усі форми місячної звітності складаються бюджетними установами наростаючим підсумком з початку року в розрізі кодів функціональної та економічної класифікації видатків. При цьому звіт за ф. № 2 складають всі установи, які одержують кошти загального фонду Державного бюджету України або місцевих бюджетів.
Звіти за ф. № 4 складаються у розрізі видів спеціальних коштів: плата за послуги, суми за дорученнями, депозитні суми та ін. Так, ф. № 4-1 складається установами, що отримують доходи від надання платних послуг, виконання робіт, реалізації продукції та іншої діяльності відповідно до чинного законодавства і використовують їх за цільовим призначенням згідно з кошторисом.
Звіт за ф. № 4-2 складають установи, що отримують кошти від юридичних, фізичних осіб та благодійних фондів для виконання окремих доручень згідно із затвердженим кошторисом. Звіти за ф. № 4-З складають і подають лише ті установи, які отримують відповідні кошти.
Звіт за ф. № 7 складають всі бюджетні установи на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську і кредиторську заборгованість на звітну дату, що виникла як за видатками, так і за нарахованими доходами. Звіт складають у розрізі кодів економічної і функціональної класифікації видатків.
Квартальна фінансова звітність бюджетної установи дещо ширша порівняно з місячною і включає додатково ще такі форми:
№ 1 «Баланс»;
№ 4-4д, № 4-4м «Звіт про надходження і використання коштів, одержаних на виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку регіонів»;
пояснювальна записка до звіту.
Квартальний баланс складається на підставі звірених даних про залишки на рахунках аналітичного і синтетичного обліку на кінець кварталу. При цьому слід враховувати, що доходи і видатки у квартальних балансах показуються наростаючими підсумками з початку року, а всі інші статті – станом на кінець звітного періоду. До балансу додаються довідки «Доходи загального фонду» (за рахунком 70) та «Доходи спеціального фонду» (за рахунком 71 у частині інших надходжень).
У пояснювальній записці до квартального звіту необхідно відобразити таку інформацію:
коротка характеристика основної діяльності установи;
середня чисельність працюючих;
форма ведення бухгалтерського обліку;
основні фактори, що вплинули на виконання кошторису доходів і видатків;
зміни у фінансовому стані установи за звітний період;
суми сплачених до бюджету штрафів, їх підстави та винні особи;
пояснення про виявлені помилки минулих років та пов’язані з ними коригування звітності;
реструктуризовану заборгованість бюджетної установи та її підстави;
надходження коштів для виконання окремих доручень, благодійних внесків, грантів, дарунків (пожертв) та інвестицій у національній та іноземній валюті, підстава та мета їх одержання і ін.
Річний фінансовий звіт бюджетних установ, крім тих форм, що подаються у складі квартальної звітності, додатково містить форми:
№ 5 «Звіт про рух необоротних активів»;
№ 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування»;
№ 9 «Звіт про результати фінансової діяльності»;
№ 15 «Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей в бюджетних установах».
У звіті за ф. № 5 відображається вартість необоротних активів установи на початок і кінець звітного року та їх рух протягом року. Складають цей звіт на підставі даних окремих субрахунків до синтетичних рахунків 10, 11 і 12.
Звіт за ф. № 6 характеризує рух за рік окремих видів матеріалів і продуктів харчування та їх залишки на початок і кінець року.
У звіті за ф. № 9 відображають доходи і видатки, а також операції, внаслідок яких ці доходи (видатки) збільшуються або зменшуються. Звіт складається з двох частин: загальний фонд і спеціальний фонд.
Фінансовий результат із загального фонду визначають за таким алгоритмом: до одержаних бюджетних асигнувань додають вартість оприбуткованих надлишків матеріалів, суму дооцінки матеріалів, суми централізованого забезпечення та інших доходів, суми списаної кредиторської заборгованості; віднімають видатки загального фонду, суми списаних недостач, списаної дебіторської заборгованості; додають або віднімають результати переоцінок. Аналогічним порядком визначають також фінансовий результат за спеціальним фондом.
У звіті за ф. № 15 відображають виявлені протягом звітного року суми недостач, втрат і крадіжок грошей та матеріальних цінностей після заходів, вжитих для усунення їх наслідків: віднесено на винних осіб за рішенням суду, стягнено з винних осіб, списано за рахунок установи, знаходиться у слідчих органах.
До річного звіту, як і до квартального, додається пояснювальна записка.
Починаючи зі звіту за 2005 р., розпорядники бюджетних коштів разом з річною фінансовою звітністю про виконання кошторису доходів і видатків повинні подавати аудиторський звіт з висновками відносно її достовірності, складений органом державної контрольно-ревізійної служби.
Інструкції про порядок складання бухгалтерської звітності бюджетних установ переглядаються щорічно і затверджуються ДКУ відповідно до потреб обліку і контролю за виконанням Закону України про Державний бюджет на відповідний рік.