Тема 11. Інформаційне забезпечення реалізації стратегії

Р О З Д І Л 1 1

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ СТРАТЕГІЇ

11.1. Сутність стратегічної інформації

Реалізація концепції стратегічного управління на підприємстві сто- сується всіх аспектів його діяльності. Однак, оскільки інформація — це предмет управлінської праці, а більшість важелів впливу суб’єкта управління на об’єкт мають інформаційний характер, слід ретельно пе- ребудувати наявну інформаційну систему, щоб сформувати інформа-

ційно-аналітичне забезпечення стратегічного управління згідно з обра-

ними стратегіями. Кожне підприємство повинно:

•визначити тип та обсяги необхідної для стратегічної діяльності інформації;

•розробити ефективну систему збирання, обробки, використання та зберігання інформації;

•вжити заходів для запобігання негативного ефекту впливу недо- стовірної інформації на рішення, що приймаються;

•створити умови для ефективного використання необхідної інфор- мації для прийняття стратегічних рішень.

Інформаційно-аналітичне забезпечення стратегічного управлін-

ня (ІАЗ СУ) — система, яка об’єднує усі інші елементи організації в єдине ціле, дозволяє сформувати процес стратегічного управління, як безперервну низку управлінських рішень, спрямованих на досягнення

стратегічних цілей.

Метою інформаційно-аналітичного забезпечення СУ є збір, об-

робка, використання, зберігання, підтримка в актуальному стані баз стратегічних даних, які гарантують своєчасне та надійне інформаційне забезпечення організації, нормативно-правовою, довідково- аналітичною, методичною, прогнозною та поточною інформацією, а та- кож комплексом програмних засобів, необхідних для їх аналізу, при формуванні стратегічних рішень.

Інформація, яка використовується в будь-якій організації — різно- манітна (рис. 11.1). Для виявлення необхідності та особливостей ІАЗ СУ слід визначити, чим відрізняється стратегічна інформація від решти класифікаційних ознак.

Стратегічна інформація характеризується рядом відмінностей, що зумовлені характером процесу прийняття управлінських рішень:

230В. Л. Дикань, В.О. Зубенко, О.В. Маковоз, І.В. Токмакова, О.В. Шраменко

1.Орієнтованість не стільки «всередину» організації, скільки на її зовнішнє та проміжне середовище.

2.Аналіз інформації в умовах репрезентативної ймовірності.

3.Прогнозний характер результатів обробки інформації.

4.Велика ймовірність суб’єктивного тлумачення інформативних показників.

5.Міжфункціональний характер інформації (необхідність інформа- ційного забезпечення окремих бізнес-процесів), що призводить до не-

обхідності оперування великими обсягами аналітичної та фінансової інформації.

Рис. 11.1. Класифікація інформації,

яка використовується в процесі управління організацією

На базі стратегічної інформації приймаються стратегічні рішення, які потім втілюються в стратегії та організаційні, фінансово-економічні, соціально-психологічні, методичні та інші інструменти, за допомогою яких здійснюється стратегічний процес.

Стратегічні рішення безпосередньо визначають частку підприємст- ва, впливають на його розвиток і життєздатність. Обґрунтованість рі- шень, що приймаються, залежить від інформації, на якій вони базують- ся, а ціна помилок постійно зростає.

Наявні інформаційні системи надають керівникам підприємств ін- формацію, що зорієнтована в основному на внутрішнє середовище — технологію, організацію виробництва, фінансово-економічні ретроспе- ктивні показники тощо — і характеризує його. Інформація про зовніш- нє середовище має фрагментарний, несистемний характер. Немає інфо- рмації про економічні тенденції, науково-технічні досягнення, ринки та конкуренцію на них, споживачів та їхні споживи тощо. До того ж бра- кує соціально-політичної інформації, збиранням і аналізом якої навіть науково-дослідні інститути займаються мало. Все це призводить до до- мінування суб’єктивних уявлень про ситуацію на підприємстві та поза нею і не дозволяє складати обґрунтовані прогнози та приймати страте-

гічні рішення про пристосування до майбутнього та формування самого майбутнього.

Але навіть якщо обсягів необхідної інформації достатньо, це не зав- жди забезпечує прийняття ефективних рішень. Наявну інформацію мо- жна інтерпретувати по-різному, що залежить від специфіки гіпотези щодо функціонування об’єкта аналізу, методів обробки, перевірки та напрямків використання інформації. Гіпотези, моделі, системи не мо- жуть бути жорстко встановлені, особливо враховуючи уподобання та знання того чи іншого керівника підприємства. Можна стверджувати лише одне: інтерпретація емпіричних даних у складному середовищі — як зовнішньому, так і внутрішньому — потребує підтримки з боку тео- рії та різних за змістом і призначенням моделей.

Стратегічні інформаційні потреби підприємства охоплюють усе,

що може вплинути на довгострокову діяльність підприємства, неперед- бачені випадковості, пов’язані зі змінами в середовищі (у тому числі з форс-мажорними обставинами), навіть інформацію про події, що пере- бувають за межами безпосередньої діяльності та впливу, але можуть змінити частку підприємства. Стратегічні інформаційні потреби за- лежать від тих стратегічних цілей, які підприємство ставить перед собою.

У процесі формування стратегії збирають і обробляють певні обсяги інформації, щоб мати змогу відповісти на запитання:

—які можливості надає та чому привертає певна сфера діяльності конкретне підприємство?

—як можна використати можливості зовнішнього середовища?

—які види конкурентних стратегій доцільно використовувати в конкретній галузі?

232В. Л. Дикань, В.О. Зубенко, О.В. Маковоз, І.В. Токмакова, О.В. Шраменко

—у який спосіб визначається та за допомогою чого займає певне місце підприємство в цій галузі, що є його ключовими факторами успі- ху тощо?

Оцінка зовнішнього середовища, галузі та конкуренції зумовлює необхідність на основі аналізу та обґрунтованого прогнозування при- йняти рішення щодо якнайкращого пристосування до нього, участі (або ні) підприємства в процесах, які зумовлюють особливості функціону- вання галузі (постачанні, збуті, системі фінансування, державного ре- гулювання тощо). Значення мають не обсяг, а цільова спрямованість, об’єктивність і можливість своєчасного одержання необхідної інфор- мації.

Стратегічна діяльність потребує надійного інформаційно-аналі- тичного забезпечення у вигляді баз стратегічних даних, допущень і

прогнозів. Створення такого забезпечення — це не лише нагромаджен-

ня інформації та її обробка.

База стратегічних даних (БСД) — це стислий системний опис найсуттєвіших стратегічних елементів, що належати до зовнішнього середовища підприємства; БСД використовується для оцінки потоково- го становища, застосовується для визначення прояву процесів у майбу- тньому та для прийняття стратегічних рішень.

У БСД міститься інформація про вплив окремих складових і чинни- ків процесу стратегічного аналізу та управління на формування страте- гічних альтернатив, а також інформація, що дозволяє обирати ті або інші рішення з визначених альтернативних варіантів, тобто БСД може трактуватись як підсистема підтримки управлінських рішень.

БСД формується за допомогою цільових підборок інформації, що над- ходити з багатьох джерел (рис. 11.2) і являє собою по суті процес перетво- рення сукупності даних у стратегічну інформацію на основі їхньої аналі-

тичної обробки з орієнтацією на конкретне використання в процесі встановлення та на реалізацію стратегічних планів, проектів і програм.

БСД підприємства може мати досить складну структуру, тобто складатися з таких підсистем: БСД про сильні та слабкі сторони під- приємства; БСД про загрози та можливості (з оцінкою рівня ризику), що існують у зовнішньому середовищі; БСД про рівень конкуренції та критерії конкурентоспроможності в галузі; БСД про стан економіки взагалі; БСД про ситуацію на суміжних ринках тощо.

Допущення та прогнози дають змогу сконцентрувати увагу на най- суттєвіших факторах, які впливають на ситуацію та розвиток її в най- імовірнішому напрямку. Допущення дозволяють дещо «стиснути» ін- формацію, увести якісні оцінки в міркування про майбутній розвиток подій. Прогнози більш орієнтовані на кількісні показники й надають майбутньому більш чітко виражені риси.

234 В. Л. Дикань, В.О. Зубенко, О.В. Маковоз, І.В. Токмакова, О.В. Шраменко

Для опису самої організації використовуються декілька блоків інфо- рмації, зокрема:

•загальні відомості про організацію;

•документообіг;

•інформація про фінансово-економічну діяльність;

•кадрова політика та система підвищення кваліфікації;

•техніко-технологічне забезпечення процесів управління тощо.

До складу інформаційної бази «Загальні відомості про організацію» можуть входити:

•статутні документи (статут, статутні документи головної органі- зації, філій та представництв);

•довгострокові угоди або домовленості з клієнтами (у тому чис- лі — оренда, лізінг, кредити, позики і т. ін.);

•загальний план (програма) розвитку або бізнес-план;

•організаційна структура управління з докладним описом структу- ри вищого керівництва з позначенням ПІБ, віку, освіти;

•структура виробничих та невиробничих об’єктів;

•штатний розклад підрозділів (чисельність);

•набір існуючих в організації нестандартних положень про підроз- діли та служби, посадових інструкцій;

•функціональна структура (управління та виробництво) з перелі- ком функцій усіх підрозділів;

•набір методик розрахунків фінансових та економічних показників;

•номенклатура сировини, матеріалів, напівфабрикатів та основні постачальники;

•асортимент продукції та поточний прайс-аркуш;

•основні ринки збуту та постійні споживачі;

•система роботи (запаси на складі, обсяги робіт «з коліс» тощо);

•структура собівартості продукції (зокрема — енергетичні та інте- лектуальні витрати).

Таким чином, БСД є основою ІАЗ СУ, від БСД залежить обсяги та організаційна форма ІАЗ СУ.

11.2. Інформаційна система стратегічного управління

Як вже зазначалося управлінська діяльність — це діяльність, орієн- тована на використання інформації (збирання, переробку, зберігання, передачу), тобто пов’язана з великою кількістю рутинної роботи, яка іноді заважає творчому веденню справи. Кількість інформації та склад-

ність проблем, пов’язаних з координацією діяльності, зростає зі збіль- шенням розмірів організації. Планова та контрольно-облікова діяль- ність, яка відіграє визначальну роль у полегшенні управління, потребує своєчасної конкретної та точної інформації, витрати на отримання якої є ефективним відносно одержаних результатів.

Досвід підприємств, що вміють добре організовувати інформаційне об- слуговування робітників апарату управління, показує, що багато проблем можна вирішити, якщо БСД формувати одночасно з розробкою та викори- станням інформаційно-управлінських систем (ІУС) різного типу.

ІУС дає змогу:

•нагромаджувати інформацію про минуле й сучасне;

•складати прогнози розвитку подій;

•надавати уявлення про реальні справи на підприємстві в конкрет- ний відрізок часу;

•відстежити події в зовнішньому середовищі.

Зважаючи на особливості стратегічної інформації, прогнозний хара- ктер даних підприємства відчувають необхідність їх постійного отри- мання та аналізу для прийняття рішень стратегічного характеру. Біль- шість вітчизняних та зарубіжних авторів визнає необхідність постій- ного контролю деякої сукупності параметрів середовища, однак однозначної відповіді на цю проблему не існує.

Практика діяльності успішних підприємств свідчить про наявність різних інформаційних систем, які використовуються в стратегічному управлінні.

Якісно новий етап у розвитку засобів інформаційно-аналітичного забезпечення стратегічного управління пов’язаний з виникненням без- лічі технічних та програмних рішень, що реалізують концепцію розпо- діленої обробки даних у межах управлінських структур і всієї організа- ції. Підвищення ефективності праці менеджера в цьому випадку носить системний характер, тобто не тільки прискорення безлічі трудових опе- рацій сучасного керівника, а інтеграцію всіх процесів управління в комплексну багаторівневу інформаційно-аналітичну систему.

Інформаційні системи в стратегічному управлінні мають дворівневу ієрархічну структуру й складаються з підсистеми стратегічної та про- гнозної інформації і системи тактичної та оперативної інформації.

Слід розрізняти поняття централізованого та децентралізованого підходів до координації діяльності підсистем обох рівнів:

І рівень — підсистема стратегічної та прогнозної інформації, яка ви- користовує текстову та кількісну інформацію, що надходити з усіх до- ступних підприємству джерел, у тому числі від консультантів, експер- тів і фірм, що професійно займаються збиранням, обробкою та продажем спеціалізованої інформації.

236 В. Л. Дикань, В.О. Зубенко, О.В. Маковоз, І.В. Токмакова, О.В. Шраменко

ІІ рівень — підсистема тактичної та оперативної інформації, що ви- користовує дані аналізу господарської діяльності підприємства, а також інформацію, отриману під час контактів співробітників з колегами на конференціях, ярмарках, виставках.

У процесі гармонізації діяльності цих двох рівнів виникають досить великі проблеми, пов’язані з можливостями отримання «непрофільної», зайвої й навіть шкідливої інформації різними користувачами. На вітчи- зняних підприємствах домінує ІІ рівень, що проявляється в нерозвине- ності стратегічного управління взагалі. Вузько професійні інтереси окремих груп працівників заважають формуванню цілісних БСД. Але, якщо перший рівень переважатиме, інформація може бути неприйнят- ною для повсякденного керівництва та розв’язання поточних проблем.

Слід звернути увагу, що організація подібних систем раніше не оде-

ржувала пріоритетного розвитку головним чином через відсутність комплексних технологічних рішень, здатних організувати мобільну пе- редачу й обробку інформації. Донедавна організація цілісних систем проводилася на об’єктах, де специфіка роботи й необхідність автомати- зованих систем обробки інформації компенсували витрати на їхню реа- лізацію. Як приклади таких об’єктів виступають багато банків України. Поширені програмно-технічні комплекси можна віднести до «опера- ційного дня банку», організації електронних платежів тощо.

Динаміка розвитку й кон’юнктура ринку інформаційних технологій

обумовили посилений розвиток сучасних технологій автоматизації й в інших сферах бізнесу та виробництва. Однак, концепції автоматизації управління, що одержали останнім часом широке застосування, розви- ваються в значній мірі самостійно.

На початковому етапі автоматизація проявляється в структурних змінах існуючих ІУС або в утворенні сукупності роз’єднаних напівав- томатизованих робочих місць. На етапі становлення нових організацій такий підхід у багатьох випадках себе виправдовує. Невеликі організа- ції малого бізнесу, що не створюють керівникові особливих проблем у плані спостереження за різноманітною інформацією й сукупністю зов-

нішніх і внутрішніх факторів середовища організації зупиняються на неповній автоматизації окремих бізнес-процесів.

Дещо інша ситуація складається з організаціями, які завдяки своєму розміру чи виду діяльності вимагають від керівника обліку безлічі фак- торів зовнішнього й внутрішнього середовища організації.

Природним еволюційним кроком на шляху розвитку автоматизації

виробництв виступає утворення корпоративних інформаційних систем.

Корпоративна інформаційна система (КІС) являє собою не просте сполучення прикладних програм, що виконують всі необхідні організа- ції функції. Як правило, ідеальним варіантом є наявність цілісного про-

238 В. Л. Дикань, В.О. Зубенко, О.В. Маковоз, І.В. Токмакова, О.В. Шраменко

грамно-апаратного комплексу, що дозволяє задовольнити як поточні, так і майбутні потреби підприємства в обробці даних, — реалізуючи концепцію стратегічно-орієнтованої інформаційної системи. Основни- ми рисами такого цілісного комплексу є:

1.Застосування погодженого набору промислових інформаційних технологій для управління інформаційними ресурсами підприємства.

2.Інформаційна погодженість усіх бізнес-процесів, для яких ство- рюється інформаційна система.

3.Відповідність функціональності робочих місць співробітників їх- нім посадовим обов’язкам.

4.Єдиний регламент експлуатації й обслуговування всіх компонен- тів системи.

Реалізація концепції єдиної КІС підприємств знаходить відображен- ня в появі спеціалізованих підприємств, які безпосередньо займаються

організацією таких систем і розробкою програмного забезпечення до них. Найбільшого поширення набули системи управління ресурсами

(ERP — Enterprice Resource Planning).

Використання більшості існуючих інформаційно-аналітичних ком-

плексів у стратегічному управлінні недоцільне оскільки більшою мірою зорієнтовані на автоматизацію поточної діяльності.

Ідеальна інформаційно-аналітична система має забезпечувати здат- ність виробничої системи пристосуватися в реальному часі до змін. Ре-

алізація такої гнучкості виробничого комплексу залежить від здатності інформаційної системи підтримувати адекватну інформацію на підпри- ємстві в такому виді, як вона існує, для того щоб допомагати генерува- ти сценарії в плануванні продукту, моделюванні альтернатив, реалізації обраної стратегії та представляти моментальні «знімки» роботи підпри- ємства і його ефективності.

Характер економіки України визначає деякі особливості існуючих концепцій інформаційно-аналітичного забезпечення, головними серед яких можна вважати наступні.

1.Пропоновані проекти виявляються орієнтовані в більшому ступе- ні саме на автоматизацію класичних бізнес-процесів, і в меншому сту- пені, на конкретні технології управління. Власне, реалізація інформа-

ційних підсистем для цілей конкретних технологій управління можлива тільки в рамках конкретного проекту на етапі консалтингу при участі фахівців підприємства — розроблювача й управлінців замовника.

2.Найчастіше виявляється, що інформаційні вимоги деяких видів діяльності агрегуються в інформаційну підсистему, (так, наприклад, комплекс «Галактика» поєднує в контур бухгалтерського обліку всі операції, що стосуються обліку, звітності й нарахування заробітної пла- ти). У реальній ситуації найчастіше інформаційні вимоги з одного виду