ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
.docxУДК 338.1
ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
Чотчаев Игорь Шамильевич,
ст. гр.ИЭ 24, каф. «Экономика и менеджмент»,
ДГТУ, г. Ростов-на-Дону
Федорова Елена Игоревна,
старший преподаватель каф. «Экономика и менеджмент»,
ДГТУ, г. Ростов-на-Дону
В статье отражены сильные стороны системы электронного документооборота, определены проблемы, наличие которых тормозит внедрение информационно-коммуникационных технологий, указаны причины долгого подстраивания к новым реалиям в России и даны рекомендации предприятиям по поводу защиты окружающей среды, страдающей от «отходов делопроизводства».
The article reflects the strengths of the electronic document management system, identifies the problems that are hampered by the introduction of information and communication technologies, indicates the reasons for the painfully long adjustment to the new realities in Russia, and gives recommendations to enterprises about the protection of the environment that suffers from "office waste".
Ключевые слова: система электронного документооборота, электронный документооборот, информационно-коммуникационные технологии, базы данных, компьютерные сети, цифровое делопроизводство, дистанционная форма обработки документации.
Keywords: electronic document management system, electronic document management, information and communication technologies, databases, computer networks, digital records management, remote form of documentation processing.
Организация электронного документооборота - современный и эффективный процесс, который позволяет оптимизировать работу любой структуры, помогает сэкономить рабочее время, снижает потери важных бумаг, что является частой проблемой в условиях бюрократии. Таким образом, скорость поиска оперативных и оптимальных решений будет происходить быстрее.
Совершение закупок, заключение сделок, взаимодействие с налоговыми органами, ФСС, ПФР протекает непосредственно в самом офисе. Поэтому служащий сможет сэкономить достаточно времени, и ему не придется посещать другие учреждения.
Переход на дистанционную форму обработки документов - это необходимость, т.к. при решении стратегических задач важно предпринимать решительные действия для опережения конкурентов.
Изначально индивидуализированные системы цифрового делопроизводства через компьютерные сети разрабатывались для предприятий. Данную новинку начали применять в тех компаниях, в которых ручную обработку документов можно было сократить, но некоторые организации продолжили работать с бумажными носителями.
В любой фирме бумага присутствует в том или ином виде. Зачастую современные руководители относятся с недоверием к нововведениям и даже частично переходить на новые технологии опасаются. Конечно, есть документы, распечатка которых просто необходима, но при желании можно устранить и этот нюанс. Некоторые документы по истечении определенного промежутка времени уничтожаются. Начальники не беспокоятся о том, сколько тонн макулатуры образуется в процессе деятельности организации. Принтеры, с помощью которых печатаются и размножаются документы, потребляют излишне много электроэнергии. А производство и утилизация картриджей являются экологически вредными процессами.
Сегодня мы становимся свидетелями ухудшения состояния природы. Разрушительные последствия человеческой деятельности очевидны. Появилась реальная угроза экологического кризиса, связанная с прогрессирующим загрязнением поверхности планеты [1].
Введение системы электронного документооборота становится неотъемлемой частью работы не только частных компаний, но и отделений государственного сектора, который включает в себя различные ведомства, стремящиеся взаимодействовать друг с другом посредством передачи данных через сеть Интернет. СЭД внедряется повсеместно во все учреждения, начиная с муниципальных. А это обязательно приведет к сокращению чиновничьего аппарата более чем на четверть уже в ближайшие пять лет.
Цифровизация окутывает и сферу здравоохранения. Консультация врача, получение справок, проведение совещаний онлайн, скоро станет обыденностью [2]. Уже сейчас не надо стоять в очереди, беспокоиться из-за возможного механического повреждения полиса или карты – все оцифровано. Одна пластиковая карта вмещает всю информацию о своем владельце, включая биометрические данные.
В связи с этим можно выделить ряд преимуществ внедрения электронного документооборота: снижение финансовых, трудовых затрат на почтовые услуги, чернила, поиск нужного документа в базе данных и его отправка другому сотруднику занимает несколько секунд, облачные технологии повышают мобильность служащих, использующих различные приложения для гаджетов. Появляется возможность работать удаленно, без необходимости физического присутствия в офисе фирмы. Электронные документы проще сортировать, упорядочивать, редактировать, искать, при этом минуя целую кипу бумаг.
Отказ от бюрократических принципов работы, шифрование данных для большей безопасности, исключение дубликатов, ликвидация архива из-за нецелесообразности помогут сократить время выполнения работы, позволят повысить производительность труда сотрудников, увеличат степень их ответственности при выполнении своих прямых обязанностей. С точки зрения экологии, удастся сохранить огромное количество деревьев.
К минусам ЭДО можно отнести: высокую стоимость ПО и его внедрение, время необходимое, для привыкания сотрудников к новым информационным продуктам. Все эти недостатки временны.
Проблема данного нововведения заключается в следующем:
А) зачастую используется и бумажный носитель и электронный, что явно не сокращает время выполнения работы сотрудникам;
Б) слепое сканирование данных, а не полная, тщательная, комплексная, полноценная с вводом в дистанционную систему переработка информации.
Компьютерные программы вытесняют с рынка значительное количество профессий.
Сокращение персонала для работников предприятия – это всегда катастрофа. Но в нашем государстве, в организациях любого уровня, ротация кадров практически на нуле, если не отсутствует вовсе [3].
От финансирования труда многих людей можно отказаться, вполне реально нанять одного специалиста, в обязанности которого будет входить техническое обслуживание аппаратуры и оборудования в фирме. Существенная экономия денежных средств добивается путем сокращения сотрудников.
Компании, занимающиеся разработкой систем электронного документооборота, поддерживают стартапы скидками, а иногда и технической поддержкой [4].
Сегодня на компьютерах составляются и оформляются все документы. Но при их согласовании, подписании, обмене, практически в половине случаев, используется оргтехника [5]. ЭДО позволяет существенно сократить расходы организации, повышает продуктивность деятельности. Формулирование целей производства, установка и настройка оборудования позволят добиться желаемого: а именно ухода от бумажной волокиты и дублирования функций сотрудников.
Список использованных источников
«Vestifinance.ru» - В Плехановке обсудили развитие цифровой экономики [Электронный ресурс]. – http://www.vestifinance.ru/articles/83445 (дата обращения 13.09.2017)
Электронный документооборот: как оформить? [Электронный ресурс]. - http://www.klerk.ru/buh/articles/455021/ (дата обращения 13.09.2017)
Внедрение системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. – http://documentooborot.com/dokumentooborot/organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii.html (дата обращения 13.09.2017)
Ключевые события в сфере электронного документооборота. Новые принципы взаимодействия субъектов российского бизнеса и фискальных органов: переход на электронный документооборот [Электронный ресурс]. - http://otchetsdan.ru/meropriyatiya/elektronnyj-dokumentooborot-perspektivy-razvitiya/ (дата обращения 13.09.2017)
Цифровые технологии: новые возможности для бизнеса [Электронный ресурс]. – http://info.e-c-m.ru/magazine/82/eau_82_269.htm (дата обращения 13.09.2017)