Sb99056

Упражнение 5.1: «Результато-ориентированное планирование» [6]. Выберите одну значимую для вас цель в долгосрочном периоде в какой-либо ключевой области жизни. Используя табл. 5.1, составьте долгосрочный план действий для достижения этой цели, записав все формулировки задач в ре- зультато-ориентированном виде.

область жизни

Упражнение 5.2: «Скажи “нет”». Отрабатывает техники отказа. Необходимо записать просьбу, а потом ответить письменно на просьбу сокурсника, используя техники отказа: «Вранье», «Логическая аргументация», «Дать надежду», «Сделать желаемое непривлекательным», «Третий путь».

Упражнение 5.3: «Определение контекстов» [9]. Прочитайте приведенные далее истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.

1.Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают. А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так, в 1910 г. Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.

Вопросы:

– Что помогло Кертину сделать открытие?

– К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.

2.Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей,

21

Амос нанял девушек, которые раздавали бесплатные бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известны. За пять лет он открыл сеть магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.

Вопросы:

–Что помогло Амосу начать и развить свое дело?

–К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.

3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были

ите, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.

Вопросы:

–Что повлияло на крах одних компаний и успех других?

–К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, в конце концов, подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на автомобильном рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 %.

Вопросы:

–Что повлияло на изменение положения компании Форда?

–К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

22

Упражнение 5.4: «Контексты». Выделите 5…7 своих типовых личных контекстов, запишите их. На их основе создайте список задач под каждый контекст.

Упражнение 5.5: «Жестко-гибкое планирование». Из приведенного далее списка исключите лишние этапы жестко-гибкого планирования, составьте алгоритм его действий:

–составить список жестких задач;

–выделить из списка приоритетные задачи;

–разбить приоритетные задачи на подзадачи;

–определить время исполнения всех задач на день;

–выделить ключевые показатели и отследить их в динамике;

–составить список гибких задач;

–отметить свои личные контексты;

–определить время на выполнение жестких задач в размере 80 % от рабочего дня;

–построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами;

–перенести в список жестких задач как можно больше гибких задач;

–заполнить пустое место между жесткими задачами;

–забюджетировать время для приоритетных задач.

Упражнение 5.6: «SMART-модель». Расшифруйте понятие «SMARTмодель». Ответьте на вопрос: где она используется? Сформулируйте свои краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную цели, проанализируйте их согласно «SMART-модели». Ответ аргументируйте.

Самостоятельная работа «Матрица “Задачи–ценности”». На основе ваших задач на неделю составьте матрицу «Задачи–ценности», которая поможет определить вклад цели в ценности (табл. 5.2). Ее назначение заключается не только в приоритетности задач, но и в оценке полученных результатов. Критерии и задачи в таблице заполняются индивидуально.

Табл. 5.2, как правило, заполняется в баллах. Максимальное число в столбце «Итого» по задаче соответствует наибольшей ценности, т. е. удовлетворению потребностей. При помощи указанной матрицы «Задачи–ценности» оцените вклад поставленных вами целей в ценности, сделайте вывод.

Таблица 5.2

Матрица «Задачи–ценности»

23

Лайфхак тайм-менеджмента: «Соблюдайте этапность дел». Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно и только затем начинайте другое. Как уже говорилось, при переключении с одного дела на другое требует 10…15 мин., чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

6. ИЗУЧЕНИЕ МЕТОДОВ ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ, НЕЙТРАЛИЗАЦИИ ПОТЕРЬ И ПРИОБРЕТЕНИЕ НАВЫКОВ РАБОТЫ С НИМИ

Хроновампиры высосут из вас столько крови, сколько вы позволите. Если вы высосаны досуха к концу дня – это ваша вина.

Д. Кеннеди

Цель занятия: развитие навыков экономии времени, выявления его потерь.

Сроки горят, дела валятся, как снежный ком, а времени катастрофически ни на что не хватает. Приходится недосыпать, выполнять задание в ущерб личному времени. Такие сверхусилия приводят к тому, что работа делается наспех, количество брака увеличивается, эффективность снижается, уровень стресса возрастает во много раз.

Важно понимать: причина не в том, что накопилось слишком много дел, и не в часах, идущих слишком быстро. Причина – в неумении правильно планировать и использовать имеющееся время.

В этих условиях важно остановиться и подумать, почему вы не наслаждаетесь жизнью, которая так коротка? Возможно, есть объективные причины этого, но вы их пока не выявили.

Попробуйте после выполненных упражнений ответить на вопрос: кто или что отнимает у вас драгоценное время?

Упражнение 6.1: «Хронофаги». Впишите в табл. 6.1 основных поглотителей времени, проанализируйте их и предложите пути устранения на основе личного опыта и теоретического материала лекционных занятий. Есть ли одинаковые меры устранения лишних затрат времени?

Таблица 6.1

Выявление хронофагов

24

Упражнение 6.2: «Показатели хронометража» [6]. Переформулируйте цели табл. 6.2 в ключевые показатели хронометража, запишите их в правый столбец.

Упражнение 6.3: «План в пять шагов». Представленная техника позволит быстро распределить ваш список дел на категории по приоритетам выполнения и приняться за них. Она особенно практична при составлении плана на неделю.

1.Сначала составьте список дел, куда запишите все свои обязательства и дедлайны.

2.Используйте технику Канбан – метод, который позволяет правильно расставить приоритеты. Распределите все дела на три категории по срокам важности: «сейчас», «скоро» и «позже». Всегда есть неотложные вещи, то, что требует скорейшего выполнения, но может подождать, и все остальное, что пока можно отложить.

3.Разбейте на части. Разделите большие задачи на несколько мелких шагов. Трудно написать эссе в 2000 слов за один раз. Но блоки по 500 уже не будут казаться такими пугающими.

25

4.Начните немедленно. Сразу же сделайте что-то из списка «сейчас». Вы почувствуете контроль над ситуацией, а маленький успех даст вам дополнительную мотивацию.

5.Не останавливайтесь. Периодически возвращайтесь к своему плану

ипереносите дела из категории «скоро» в «сейчас» и из «позже» в «скоро». Упражнение 6.4: «Делегирование». Обучающиеся делятся на три груп-

пы. Каждая группа получает одинаковое задание: инсценировать и разыграть сценку, где родители поручают ребенку купить подарок на день рождения бабушке. Единственное различие заключается в том, что в первой группе, по сценарию, ребенку 6 лет, во второй группе – 12 лет, а в третьей – 18 лет. После каждого представления остальные участники обсуждают, было ли показанное делегирование эффективным?

Самостоятельная работа: «Фотография дня студента» [6]. Подробно заполните таблицу собственного дня поминутно. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно, используя формулу коэффициента полезного действия:

коэффициент полезного использования времени = = время «нетто» : время «брутто»,

где время «брутто» – время «нетто» = количество нерационально использованного времени (хронофаги).

На основе заполненной табл. 6.3 выявите поглотителей времени (хронофагов), подсчитайте общее нерационально использованное время. Предложите свои способы по устранению выявленных хронофагов, подсчитайте возможное сокращение потерь времени.

Таблица 6.3

Фотография дня студента (мин.)

Лайфхак тайм-менеджмента: «Съесть лягушку». Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

26

7. ИЗУЧЕНИЕ ПРИНЦИПОВ ПОСТРОЕНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ И ПОВЫШЕНИЯ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Отличный совет, который сбережет вам немало времени: сомневаешься – выбрасывай!

Д. Кеннеди

Цель занятия: получение навыка построения защиты от психологических атак с целью повышения личной эффективности деятельности.

В настоящее время СМИ осуществляют информационную атаку на мозг, угнетая человека. В этом случае целесообразно применить технику «Информационная диета» [2]:

1.Избавьтесь от телевизора или практикуйте день в неделю без него.

2.Блокируйте «нытиков».

3.Ежедневно общайтесь с людьми, которые вас воодушевляют.

4.Читайте хорошие книги, прошедшие испытание временем.

5.Смотрите фильмы, которые мотивируют.

6.Используйте антирекламные фильтры при работе в Интернете.

7.Часто задавайте себе вопрос: зачем я это делаю?

Упражнение 7.1: «Ситуационный анализ». Является одним из этапов целеполагания, и его основная задача – выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей жизненную ситуацию, зафиксировать уже доступные и недостающие для достижения целей ресурсы.

Ситуационный анализ ориентирован на оценку внутриличностных ресурсов (профессиональных, личностных в широком смысле слова и лидерских). К профессиональным качествам можно отнести все непосредственно связанные с работой знания, навыки, опыт, стиль работы, квалификацию. Личностные качества охватывают все индивидуальные способности, которые могут выступать в роли ресурса при достижении поставленных целей: интеллект, выносливость, обаяние, творческие способности и др. Если, например, целеполагание предполагает ряд целей, связанных с карьерным ростом, то нелишне будет включить в ситуационный анализ оценку собственных лидерских качеств: умение убеждать, вдохновлять, работать в команде и руководить ею, распределять роли, делегировать и др.

Необходимо провести ситуационный анализ себя, занести данные в табл. 7.1 и сделать выводы.

27

Упражнение 7.2: «Помоги одногруппнику». Предложите собственную методику (технику) тайм-менеджмента на основе изученного теоретического и практического материала. Презентуйте ее группе.

Упражнение 7.3: «Ретроспектива» [8]. Возьмите лист бумаги и запишите на нем все, что вы сделали вчера (или в течение недели). Не расписывайте подробно и не добавляйте комментарии, просто перечислите. Затем возьмите еще один лист и напишите на нем список из 5 ваших главных жизненных целей или приоритетов (их может быть больше или меньше).

А теперь посмотрите на оба списка и сравните их. Насколько все то, что вы делали на протяжении дня или недели, приближало вас к вашей цели? Как много времени вы посвятили своим пяти главным приоритетам? И насколько эффективными были ваши действия?

Чтобы эта рефлексия не прошла впустую, сделайте еще один список. Напишите по крайней мере 5 действий, которые будут действительно приближать вас к вашей цели – как минимум по одному на каждое из них. Выполняйте это упражнение хотя бы раз в месяц, чтобы отслеживать прогресс.

Самостоятельная работа. Запишите в табл. 7.2 свои «лягушки» и «бифштексы». В течение двух недель отслеживайте их выполнение, результаты отмечайте в таблице. Проанализируйте полученные результаты.

Таблица 7.2

Решение крупных и мелких задач [6]

«Лягушки» и Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье «бифштексы»

Лайфхак тайм-менеджмента: «Хотя бы 10 минут». Если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык, попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. То же самое со спортом, книгами и т. д.

28

КОНТРОЛЬНОЕ ТЕСТИРОВАНИЕ

Закрепление знаний теоретических разделов дисциплины «Теоретические основы тайм-менеджмента», «Персональный тайм-менеджмент», «Учет и организация в управлении временем», «Планирование времени». В каждом

в) приоритетными; г) неважными; д) гибкими.

3.Все контексты можно разделить: а) на 8 условных групп; б) 4 условные группы; г) бесконечное множество условных групп; д) 3 условные группы; е) 5 условных групп.

4.Древние греки называли поглотителей времени: а) хронографами; б) хронологиями; в) хронотипами; г) хронофагами; д) хронотопами.

5.К гибким задачам относится задача: а) встретить в аэропорту представителя заказчика, прибывающего рейсом 324 в 20.00; б) представить новую концепцию развития отдела в понедельник, в 13.00; в) обязательно сегодня сдать отчет в бухгалтерию до 18.00; г) разработать регламент обработки входящих заказов; д) сдать отчет в бухгалтерию в 13.30.

6.Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям: а) гибкость и жесткость; б) важность и гибкость; в) важность и срочность; г) бюджетируемость и регулярность; д) жесткость и срочность; е) срочность и регулярность.

7.Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются: а) расхитителями собственности; б) растратчиками финансового капитала; в) рубрикаторами потерь; г) поглотителями времени; д) похитителями качества.

8.Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMARTкритериям, одним из которых является: а) определенность; б) инвестируемость; в) узнаваемость; г) делимость; д) измеримость.

9.Крупные задачи, которые невозможно решить за один раз, называются: а) пирамиды; б) слоны; в) хронофаги; г) крокодилы; д) кайросы.

10.Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется: а) реактивным; б) мотивационным; в) приоритизированным; г) проактивным; д) смартизированным.

29

11.Мелкие задачи, на решение которых не требуется много сил и времени, но которые очень неприятны и их хочется отложить: а) мемуарнички; б) лягушки; в) швейцарский сыр; г) подцели; д) кайросы.

12.Мотивация как функция менеджмента – это: а) выявление соответствия деятельности и ее результатов установлением ориентиров; б) обеспечение внутреннего побуждения исполнителя к действиям для достижения целей организации; в) процесс подготовки к изменениям и овладения неопределенности путем формирования будущих вариантов действий; г) процесс распределения и группировки работ и ресурсов, рациональное соединение и координация производственных факторов во времени и пространстве и создания некоторой структуры (формы деятельности).

13.Методика планирования времени и принятия решений, при которой рабочие функции рассматривают с точки зрения их эффективности (80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога поглощают 80 % рабочего времени) – это: а) матрица

Эйзенхауэра; б) установление приоритетов с помощью анализа АБВ; в) принцип Парето; г) метод «Альпы».

14.Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь, называется: а) регрессивным; б) реактивным; в) проактивным; г) аддитивным; д) хронометрированным.

15.Техника хронометража помогает: а) выявить свои типовые поглоти-

а) конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе; б) долгосрочный комплекс видов деятельности, который направлен на обеспечение деятельности организации; в) приписная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в срок; г) средство трансформации сырья (люди, информация, физические материалы) в продукты или услуги, заранее запланированные.

17. Планирование как функция менеджмента – это: а) выявление соответствия деятельности и ее результатов установлением ориентиров; б) обеспечение внутреннего побуждения исполнителя к действиям для достижения целей организации; в) процесс подготовки к изменениям и овладения неопределенности путем формирования будущих вариантов действий;

30