3746

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Воронежская государственная лесотехническая академия»

МОДЕЛИРОВАНИЕ И АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Методические указания к практическим занятиям для подготовки магистра

по направлению 080200.68 «Менеджмент»

Воронеж 2014

УДК 338.984

Панявина, Е. А. Моделирование и анализ бизнес-процессов [Текст] : методические указания к практическим занятиям для студентов по направлению подготовки магистра 080200.68 «Менеджмент»/ Е. А. Панявина; М-во образования и науки РФ, ФГБОУ ВПО «ВГЛТА». –

Воронеж, 2014. – 38 с.

Рецензент: заведующий кафедрой менеджмента и управления персоналом ГОБУ ВПО ВО «ВИИС», канд. экон. наук, доц. Н. В. Сидорова

2

ВВЕДЕНИЕ

Практические занятия завершают изучение наиболее важных тем учебной дисциплины. Они служат для закрепления изученного материала, развития умений и навыков подготовки докладов, приобретения опыта устных публичных выступлений, ведения дискуссии, аргументации и защиты выдвигаемых положений, а также для контроля преподавателем степени подготовленности студентов по изучаемой дисциплине.

В ходе практических занятий по дисциплине «Моделирование и анализ бизнес-процессов» используются следующие образовательные технологии:

1)Самостоятельное решение обучающимися комплексных задач, условия которых максимально приближены к реальным. Перед студентами ставится задача в течении всего курса поэтапно исследовать отдельные аспекты бизнес-процессов предприятия, анализ полученных данных, формулировка выводов и разработка комплекса рекомендаций по улучшению ситуации. Решение задач проходит как во время аудиторных занятий, так и во время самостоятельной (внеаудиторной) работы обучающихся.

2)Самостоятельное решение локальных задач, с объяснением алгоритма решения в аудитории.

3)Участие в деловой игре.

Удельный вес занятий, проводимых в интерактивных формах, составляет 67% аудиторных занятий.

Задания для интерактивных форм обучения предоставляются студентам в момент проведения занятия с применением интерактивных методов обучения. Данные задания являются составной частью учебно-методического комплекса дисциплины.

3

Практическая работа № 1

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И СУЩНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1. Целью данной работы является формирование у обучающегося следующих профессиональных компетенций:

−способность разрабатывать корпоративную стратегию (ПК-2);

−способность использовать количественные и качественные методы для проведения научных исследований и управления бизнеспроцессами (ПК-5).

2.В результате освоения данной работы студент должен:

-знать систему терминов процессного подхода, особенности выделения процессов в организации и объединения их в одну сеть;

-владеть методикой определения элементов бизнес-процессов, схемой управления процессами;

-уметь классифицировать процессы, определять размер и число процессов, применять правила выделения процессов.

3.Основные понятия: процессный подход; программные продукты процессного подхода; бизнес-процесс; схема управления процессом, процессы подразделений, сквозные процессы.

4.Вопросы для обсуждения:

1.Что ожидают руководители организаций от внедрения процессного подхода?

2.Назовите типичные ситуации, когда руководство предполагает использовать процессный подход как средство улучшения деятельности компании?

3.Какие ситуации возможны при одностороннем описании взаимодействия в отдельно взятом пилотном процессе?

4.Значение программных продуктов в управлении предприятием?

5.Функциональное назначение информационных систем?

6.Дайте характеристику программным продуктам для моделирования бизнес-процессов.

7.Сущность программного обеспечения класса DocFlow и WorkFlow?

8.Какова основа концепции процессного подхода к управлению?

9.Понятие бизнес-процесса?

10.Охарактеризуйте три основные группы процессов?

11.Владелец процесса – кто это?

12.Дайте определение входа и выхода бизнес-процесса?

13.Дайте характеристику ресурса бизнес-процесса.

14.Назовите признаки, по которым можно отнести объекты к категориям входов или ресурсов.

15.Какие элементы включает концептуальная схема управления процессом?

4

16.Дайте определение понятию «сеть процессов».

17.Какие шаги необходимо выполнить для обеспечения внедрения системы процессного управления?

18.Как достигается «реальность» бизнес-процессов?

19.Охарактеризуйте ошибки, которые допускают при описании сети процессов организации?

20.Назовите последствия привязки бизнес-процессов к функциональным подразделениям организации.

21.Что необходимо учитывать при построении схемы управления бизнес-процессами организации?

22.Дайте определение технологии бизнес-процессов.

23.Что включает бизнес-процесс (составляющие бизнес-процесса)?

24.Основные вопросы, которые возникают при выделении бизнеспроцессов?

25.Назовите классификацию бизнес-процессов.

26.Кто является «клиентами бизнес-процессов»?

27.Дайте характеристику внешним и внутренним клиентам бизнес-

процесса.

28.Понятие и сущность основных бизнес-процессов.

29.Понятие и сущность вспомогательных бизнес-процессов.

30.Понятие и сущность управления организацией.

5. Методические указания и задания для выполнения практической работы

5.1 Методические указания к выполнению практических заданий

Термины и определения, необходимые для выполнения практических заданий:

Процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Владелец процесса – это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

Сквозной (межфункциональный) бизнес-процесс – бизнес-процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую

5

структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и административную подчиненность.

5.2 Практические задания Вариант 1.

Вслучае маркетингового подразделения определите, какие из перечисленных элементов являются входом, выходом или ресурсом: информация, отчет, контракт, прогноз продаж.

Вслучае основных производящих и вспомогательных процессов или подразделений определите, какие из перечисленных элементов являются входом, выходом или ресурсом: информация о планах и перспективах организации, информация о конкурентах и рынке.

Вариант 2.

Персонал с точки зрения основных процессов является: входом, выходом или ресурсом?

Определите, каким элементом бизнес-процесса с точки зрения кадровой службы является персонал:

- необученные кандидаты на заполнение вакансий, - готовые специалисты.

Как в этом случае будет называться процесс, который проходит в кадровой службе: набора кадров, увольнения кадров, обучения кадров, подбора и обучения кадров. Поясните свой выбор.

Вариант 3.

Определите, каким элементом бизнес-процесса для финансовой службы является: счет на оплату, оплаченный счет, копия платежного поручения.

Для основного процесса бюджет, в рамках которого производится оплата счетов, является: входом, выходом или ресурсом? Поясните ответ.

Графически покажите взаимосвязь процесса обеспечения финансовыми ресурсами и основной процесс.

Вариант 4.

Рассмотрим процесс производства готовой продукции и процесс обслуживания оборудования. Предположим, что владельцем процесса производства является директор по производству, а владельцем процесса обслуживания оборудования — главный механик.

Вэтом случае, каким элементом бизнес-процесса является работоспособное оборудование для осуществления процесса производства и для процесса обслуживания оборудования.

Вариант 5.

Рассмотрим процесс сбыта готовой продукции и процесс транспортного обслуживания. Владельцем первого процесса является начальник отдела сбыта, второго — начальник транспортного цеха. Для выполнения работы владельцу процесса сбыта требуется служебный автомобиль, причем он должен быть доступен определенное количество часов в месяц.

6

Эти часы возможного использования автомобиля являются

_____________ (входом, выходом, ресурсом) для процесса сбыта. Для процесса транспортного обслуживания выходом процесса будет

_____________________________________.

Обратим внимание, что за состояние автомобиля отвечает

______________________, а использует его возможности по транспортировке (в качестве ресурса своего процесса) __________________________.

Вариант 6.

Для потребителя получаемый продукт должен состоять из самого продукта и сопроводительной документации.

Сопроводительная документация может состоять из накладной, паспорта, сертификата, чека, подтверждающего оплату данного продукта, товара или услуги.

Последним звеном в поставке продукта (товара или услуги) потребителю является кладовщик (экспедитор, курьер) Если эти лица передают потребителю продукт без необходимой сопроводительной документации, то продукт в ряде случаев вообще не может быть использован по назначению. Например, продукт без сертификата соответствия, если этот продукт включен в список продуктов обязательной сертификации. Большое количество организаций не могут оказывать услуги потребителям без получении соответствующей лицензии.

То есть информация о продукте, включенная в комплект обязательной поставки, не должна быть отделена от поставки самого продукта. Соответственно, случаи поставки продукта без документации должны рассматриваться как случаи ______________________________________.

Вариант 7.

В начале 1990-х гг. одним из модных течений в науке управления была теория «сквозного маркетинга». В соответствии с этой теорией менеджеры службы маркетинга должны были иметь информацию о прохождении заказов на поставку продукции и управлять движением заказов в пределах организации для обеспечения гарантии выполнения этих заказов. Они сопровождали выполнение заказа от начала до конца, через всю организацию. Это приводило к тому, что отделы маркетинга разрастались в размерах и превращались в штат дополнительных контролеров. Накладные расходы росли и очень часто интересы различных заказов пересекались в узких местах организации. Высшему руководству приходилось постоянно принимать участие в распределении приоритетов между заказами. Эффективность управления организацией резко падала.

Дело доходило до анекдотичных случаев, когда консультантам задавали следующий вопрос: «Мы назначили менеджеров по маркетингу ответственными за процессы по каждому виду продукции, но у нас не хватает квалифицированных менеджеров, приходится назначать владельцами процессов молодых и необученных сотрудников. Что нам делать?» Ответ:

_______________________________________________________________.

Вариант 8.

7

Крупные предприятия создают выписки из документов. Наличие выписок существенно облегчает работу исполнителей, так как у них на рабочем месте будет находиться не весь документ в полном составе, а только сокращенная выписка из него, касающаяся только порядка работы исполнителя. С другой стороны, появление еще одного класса документации (выписки) сильно затрудняет работу по актуализации и переработке документации, так как количество копий (выписок из документации) возрастает в несколько раз. Что делать? Ответ: _______________________.

Вариант 9.

Рассмотрим процесс сбыта. К этому процессу можно отнести следующие виды деятельности:

-анализ рынка;

-анализ заявки клиента и подготовки договора;

-согласование договора;

-анализ возможностей производства;

-расчет плановой себестоимости заказа;

-анализ состояния расчетов с клиентами;

-мониторинг состояния заказа в производстве;

-отгрузка готовой продукции;

-фактурирование.

Таким образом, рассматриваемый сквозной процесс будет включать деятельность, выполняемую в следующих подразделениях: ______________. Возможно ли назначить владельца сквозного процесса? Почему?

Вариант 10.

«Процесс исследования рынка» не имеет материальных входов. Организация может выделить такой процесс, но при выделении этого процесса посчитать, что потребляемым результатом (выходом) является прогнозный отчет о перспективах на данном рынке. Считается, что для составления такого отчета используются только ресурсы самой организации: рабочее время сотрудников, расходы на связь. На самом деле это не совсем так. Для составления такого отчета в первую очередь необходима первичная информация о рынке и конкурентах. Такую первичную информацию можно получить различными способами и по различной цене. Определите эти способы.

6. Методические указания и практические задания для выполнения деловой игры

6.1Методические указания для выполнения деловой игры Цель деловой игры:

1)на основе представленного пакета документов по предприятию составить организационную структуру;

2)на основе обработки информации составить проект процессов компании.

Задача деловой игры: по содержанию аналитической записки составить уточненный список процессов и их владельцев.

8

Состав участников деловой игры:

1.Деловая игра выполняется творческими группами, каждая из которых должна состоять не менее чем из четырех студентов.

2.Состав творческих групп: консультанты по оптимизации бизнеспроцессов компании.

В зависимости от общего количества студентов в учебном классе разрешается творческую группу увеличивать или уменьшать не более и не менее чем на одного студента.

6.2 Практические задания для выполнения деловой игры

Подготовительная работа

Руководитель торгово-производственной компании (преподаватель) предоставляет консультантам исходную информацию по компании:

1) Численность сотрудников компании.

Общая численность сотрудников компании составляет около 550 человек.

2) Руководство компанией.

Компанией управляет наемный генеральный директор и четыре исполнительных директора по направлениям. Эти пять человек и представитель акционеров составляют высший орган руководства компании

— Совет директоров. Собрания Совета директоров проводятся не реже одного раза в месяц, но регулярность собраний не установлена. Над Советом директоров существует орган управления под названием Совет акционеров. Совет акционеров собирается еженедельно. На Совете акционеров генеральные директора компаний отчитываются перед акционерами об итогах работы за прошедшую неделю.

3) Характер деятельности компании.

Компания ведет торгово-закупочную и производственную деятельность па рынке товаров повседневного спроса. Примерно половину дохода компания получает от производственной деятельности. Произведенные товары компания продаст оптом в торговые сети. Своих розничных магазинов компания не имеет. Вторая половина дохода поступает от торгово-закупочной деятельности в том же сегменте рынка. Компания закупает и продает как товары сектора повседневного спроса, так и сырье и полуфабрикаты для их производства.

Компания существует на рынке более семи лет. Имеет устойчивый спрос на свою продукцию и услуги.

4) Предварительная информация о компании.

После первой встречи консультантов и руководства компании выяснилось следующее:

1. Представитель акционеров проводит в компании около 70% своего времени. Имеет на территории головного офиса компании свой кабинет. Является одним из основателей данного бизнеса и практически постоянно вмешивается в оперативное управление компанией «через голову» генерального директора. Часть руководителей подразделений за решением вопросов обращаются непосредственно к представителю акционеров.

9

2.В компании высокая текучесть кадров. Точная цифра неизвестна, но по оценке начальника отдела кадров, за год меняется до 10—12% персонала. За последние два года в компании поменялось три генеральных директора и пять исполнительных директоров.

3.Организационная структура компании была составлена два года назад, после этого не пересматривалась и давно устарела.

4.Положения о подразделениях и должностные инструкции составляли сотрудники отдела кадров на основе типовых положений и инструкций. Эти документы носят формальный характер. хранятся в отделе кадров и в практической работе не используются.

5.В компании есть система бюджетирования, но, по оценке финансового директора, она находится в стадии доработки и освоения методик бюджетирования руководителями.

6.Инструкциями о порядке выполнения работ и операций обеспечены все сотрудники, правда, некоторые инструкции немного устарели, но их пересматривают и перерабатывают сотрудники отдела развития, так как все остальные менеджеры «должны работать и приносить прибыль организации».

Собственный отдел безопасности в компании отсутствует, так как заключен договор с охранным агентством, которое выполняет все необходимые функции.

5) Основные функции, выполняемые подразделениями, представлены в приложении А.

Содержание аналитической записки

Консультанты решают следующие вопросы:

1) О составлении и обосновании организационной структуры.

2) О составлении проекта процессов компании.

При выделении процессов компании консультантами должны приниматься в расчет:

• организационная структура компании;

• фактическое подчинение подразделений руководителям;

• выполняемые функции;

• численность сотрудников и значимость работ;

• возможность создания систем учета, планирования и управления для

выделяемых процессов.

3)Об обосновании проекта сети процессов (комментарии к проекту сети процессов).

4)О составлении уточненного списка процессов.

Уточненный список процессов необходимо представить в следующей форме: