5. КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность организационно-

Сраспорядительного документооборота и бизнес-процессов в целом.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки нформации и хранящийся в виде файла того или ино-

нымиго формата на маш нном носителе. В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) все больше становятся актуаль-

, наб рают о ороты и получают заинтересованность среди мно-

жества росс йск х компаний.

продуктов разл чных разра отчиков, внедрение которых позволит упрост ть доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранен е документов в электронном архиве, сократить время доступа к нформации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

На сегодняшнбАй момент представлено множество решений и

Наиболее востре ованными функциями СЭД являются [29]:

томатический контроль сроков исполненияД.

1. Хранение и поиск документов.

2. Поддержка делопроизводства.

3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: состав-

ление маршрутов документов, поддержка действий во время маршру-

тов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, ав- И

4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о теку-

щей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутен-

тификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

47

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы

[26].

системойтак в ртуальным, в зависимости от поставщика системы и приме-

ервер предназначен для выполнения необходимых операций с

няемых технолог й ра оты. Также на сервере может размещаться база данных с стемы документоо орота.

Программноебо еспечение реализует необходимый набор действий по управлениюАдминистраторскаядокументацией и является основой системы электронного документоо орота. Программное обеспечение системы

Рабоч е станц о еспечивают взаимодействие пользователей с документоо орота. Каждая рабочая станция обладает своим

набором функц й по управлению документацией и данными.

электронного документоо орота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки

информации и данных в виде, доступном для конечных пользовате-

Дополнительное оборудованиеДнеобходимо для реализации раз-

личных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

На практике для обмена электронными документами можно использовать два способа [5]:

1. Обмен напрямую – при наличии официально зарегистрированной электронной подписи пересылка информации происходит с

48

помощью обычной электронной почты; при отсутствии заверенной ЭЦП следует заключить предварительное соглашение с партнером с полным описанием условий и порядка обмена.

2. Обмен через оператора – при передаче особо важных документов пользуются услугами операторов, имеющих наилучшие технические и правовые возможности для обеспечения конфиденциальности обмена; наличие предварительно зарегистрированной электронной подп си в этом случае обязательно.

ется распределение информацииДи документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и докумен-

тов по заданным правилам.

Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки

Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечива- И

документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.

Модуль системной интеграции. Как правило, системы элек-

тронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например CRM-, ERP-, OLAP-системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

49

Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

СНа рис. 9 показана функциональная архитектура СЭД на примере «1 : Документооборот» [25].

и бА Д Рис. 9. Функциональная архитектура системы «1ИС: окументооборот»

Виды систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологий, степени интеграции и области применения.

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.

50

Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило,

интегрированы с базами данных типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является

вают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технолог является возможность отказаться от клиентских приложен й. Доступ к с стеме документооборота с рабочих мест пользователеймостиможет осуществляться посредством web-браузеров.

стемы на основе «облачных» технологий. Данные систе-

мы похожи по своей сути на системы с web-технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электрон-

УнбАверсальные системы электронного документооборота

(Electronic Document Management Systems (EDMS системы)). Это не-

зависимые системы документоо орота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.

Системы управления групповойДработой. Эти системы обес-

печивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS-системы.

Встроенные модули в составе информационныхИсистем управления. Такие модули имеют все ERPсистемы. анные модули

системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например PDM-системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации и пр.

51

Любая классификация является условной, в ее основу могут быть положены самые разные признаки и принципы. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.

Традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам [3]:

1. истемы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собстрода деятельности. С их помощью можно решить не-

2. ЭлектронныебАархивы. Это системы структурированного хранения документов, о еспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удо ный и ыстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов – текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива – оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и

быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время

кументов, повысить уровни информационнойСЭДбезопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе и отдельно используются достаточно редко.

доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных до- И

3. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow – «поток работ». Система Workflow четко определяет про-

цесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить – все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки до-

52

кумента нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном

устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации биз- нес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность

Си длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

4. Е М-с стемы (Enterprise Content Management) используются для сбора, управлен я, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том,

53

защита от несанкционированного доступа;

вывод документов;

средства разработки приложений, API;

средства управления знаниями.

пециалисты отмечают продуктивность такой классификации, Свыбирая функциональные компоненты из предлагаемого множества, можно не только описывать существующие СЭД, но и задавать тре-

бования к новым.

По размеру (масштабу) предприятий различают: корпоратив-

ные ЭД, ЭД для средних предприятий и СЭД для организации пер-

тивными СЭД, но требования к техническим и программным средствам, а также к квалификации персонала (ИТ-специалисты и остальные пользователи) остаются достаточно высокими.

Системы для организации персонального документооборота

являются наиболее востребованными. Простота конфигурирования, удобный интерфейс, низкая стоимость, невысокие технические и программные требования, быстрое внедрение – основные достоинства таких систем. Данные СЭД часто представлены в виде нескольких дополняющих друг друга систем, например система делопроизводства может функционировать совместно с электронным архивом и подсистемой контроля выполнения поручений (все системы представлены одним разработчиком).

54

По архитектуре различают следующие СЭД: системыконструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, и системы-приложения.

истемы-конструкторы содержат программные средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. СЭД такого типа построены на основе принципов модульности, открытости и масштабируемости. Можно отмет ть, что корпоративная СЭД является, как правило, одновременно с стемой-конструктором.

возможности тизации управленбАя предприятием в целом. Важно отметить, что осо-

бенностью внедрен я эксплуатации систем данного класса является необход мость о язательной установки всего комплекса программ, составляющ х соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. Поэтому основным достоинством таких систем явля-

ется мощность, а основными недостатками – возможная избыточность и высокая цена.

Бизнес-журнал «Жажда» вД2017 г. провел обзор популярных СЭД [11]. Оценку систем электронного документооборота проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Результаты сравнения, по мнению авторов журнала, в десятибалльной шкале представлены в таблИ. 2.

55

Наряду с достоинствами внедрения СЭД есть и недостатки, такие как обучение сотрудников, грамотное введение информации в

электронную базу и одно из самых главных – это достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота. Но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.

Сналич ем конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым эконом ческ м эффектом от внедрения такого решения. Важную роль играет возможность удаленной работы в системе, быстрое внедрение продукта, сто мость установки и поддержки СЭД, применяе-

В большинстве случаях современные российские компании при выборе ЭД руководствуются общей стратегией развития, целями,

мые меры обеспечен я езопасности, которые должны иметь функции настройки доступа к информации и документам в соответствии с

возможностьбезопасностивза модействовать с другими существующими системами, простой понятный интерфейс.

ФункциональныеАосо енности облачной СЭД:

хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям – данные с лю ого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с

мобильными устройствами;

выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами;функция согласования и утверждения документов – руково-

дитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. о движении и

полнотекстовый и параметрический поиски – первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам.

57

Разработчики решений электронного документооборота и управления документами реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. На рынке «облачных» СЭД предлагаются различные решения на бесплатной основе, и хотя многие из них имеют ограниченный функционал в аспекте управления документами, такие системы являются востребованными среди представителей малого бизнеса.

Облачные серв сы, предоставляемые на бесплатной основе по-

Предлагаемые о лачные решения в сфере СЭД достаточно разнообразны. Сегодня практически все разработчики предлагают по-

тронный документооборот. СЭД Pyrus – система командной работы, поэтому при регистрации

Pyrus (Пайрус) – это простой в использовании, но мощный по инструментарию веб-сервис для эффективного управления всей организацией. Его интерфейс позволяет быстро ставить задачи коллегам,

вести мониторинг их выполнения, запускать бизнес-процессы и элек- И

лучше указать свой служебный адрес электронной почты и сразу при-

гласить нескольких коллег. Можно ставить задачи себе и другим людям. Если коллега (партнер) не отображается в списке, его следует пригласить. Pyrus отправит ему приглашение по электронной почте.

Задание 9

Работа в облачной СЭД Pyrus

Действия в СЭД Pyrus выполняется малыми группами по 2 человека. 1. Зарегистрируйтесь на сайте pyrus.com

58

2. Добавьте контакты. Приглашенный контакт по указанной электронной почте получит приглашение со ссылкой, по которой следует выполнить активацию.

5. СоздайтебАновую задачу, заполните необходимые поля, выполните рассылку документов.

Руководитель – ознакомление с политикой информационной безопасности.

Поля: Ответственный, Срок, На контроле.

В текстовом редакторе создайте распоряжениеИБоб ознакомлении сотрудников организации с политикой .

К распоряжению прикрепите файл документа.

Для создания документа «Политика информационной безопасности» используйте образец из банка шаблонов типовых документов по информационной безопасности по адресу http://securitypolicy.ru/шаблоны

Исполнитель – ознакомление с политикой ИБ. Поля: Ответственный, Срок, Согласования.

В текстовом редакторе создайте подписной лист для ознакомления с политикой ИБ (прил. 5), файл которой будет прикреплен к задаче.

59

Задание 10

Задание выполняется малыми группами, созданными при выполнении

вующ е файлы, загруз в их из Google Disk. Определите маршрутизацию. форм руйте отчеты на разных этапах выполнения проекта.

стиELMA – это с стема управления бизнес-процессами, которая

На рынке росс йских СЭД представлены разнообразные системы с разл чным функционалом, позволяющие обеспечить потребноорган зац й лю ых сфер деятельности и масштабов. По мнению

вать гибкиеработыи адаптивные информационные системы, способные опе-

аналит ков [9, 22, 23], к наи олее популярным СЭД относятся:

позволяет стро ть результативное взаимодействие между сотрудни-

нии. А

ративно изменяться наряду с изменением бизнес-процессов компа-

Система «ДЕЛО». Система эффективно применяется в небольших коммерческих компаниях, а также в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Современность и функциональность данной системы определяется рядом факторов: автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания

вдело; возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой; обеспечение быстрого ввода информации за счет использования автоподстановки и списка типовых текстов, которые формирует пользователь.

DocsVision. За годы существования в партнерском сообществе DocsVision накоплена уникальная экспертиза, подкрепленная опытом решения как типовых задач СЭД, так и практически любой задачи управления – от интеграции с ГИС для управления муниципальной собственностью до управления проектно-конструкторской документацией.

ТЕЗИС. Главный плюс СЭД ТЕЗИС заключается в том, что

она является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, всяДИ

61

функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении. Важным плюсом системы является полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями системы электронного учета документов вне зависимости от места расположения пользователя.

СЕ1 ЕВФРАТ – СЭД, позволяющая создать полноценную систему управления бизнес-процессами и документами компании. Система содерж т необход мые инструменты для успешной организации электронного документооборота в каждой организации, независимо нияот ее ч сленности формы собственности.

Все переч сленные выше СЭД входят в единый реестр российского программного о еспечения, который ведется с целью примене-

1.ВыполнитебАустановку демо-версии СЭД (по варианту).

2.Создайте документ внутреннего документооборота «Согла-

шение о конфиденциальности», выполните его регистрацию, заполнив соответствующие поля в формеД, выполните согласование документа.

3.Создайте поручение, назначьте исполнителя, отвечающего за рассылку и ознакомление с документом персонала организации, поставьте исполнение документа на контроль.

4.Создайте отчет по внутреннему документооборотуИ.

5.Выполните обмен документами между сотрудниками организации. Задание выполняется в группах по 2 человека:

62

Задание 12

Обмен документами по аттестации объектов информатизации

Задание выполняется в малой группе по 2 человека. Один участник представляет заявителя, другой – представителя органа аттестации.

С1. Добавьте новый контакт в СЭД (СЭД определяется по варианту).

2. оздайте документы по установленной форме. Форму найдите в нормат вных документах:

информатЗаяв тель – создает заявку на проведение аттестации объекта зац .

Представ тель органа аттестации – создает аттестат соответ-

ств я требован ям езопасности информации.

2.СамостоятельнобАопределите критерии для сравнения функциональных возможностей СЭД и встроенных средствах защиты обрабатываемой информации.

3.Выполните оценку СЭДДпо выделенным критериям, при необходимости выполните расчеты и постройте диаграммы средствами

MS Excel.

4.Составьте отчет средствами MS Word. Сформулируйте вы-

воды.

5.Подготовьте презентацию о возможностяхИи средствах защи-

ты СЭД.

1.Определите класс зашиты информации, используемой в СЭД (по вариантам).

2.Составьте Акт классификации ИС.

3.Определите требования по обеспечению информационной безопасности и состав мер защиты информации.

63

Вопросы и задания для самоконтроля

64