4. ОБЛАЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Внедрение автоматизированных систем управления оптимизирует работу предприятия, делает ее более эффективной и прибыльной. овременные руководители осознают необходимость внедрения новых информационных технологий, их перспективность и вкладывают деньги в развитие ИТ-подразделений. Более того, мощной причиной внедрен я электронных систем является необходимость актив-

облачные при которой компьютерныеАресурсы и мощности предоставляются

пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к со ственным данным и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционнойДсистеме и собственно программном обеспечении, с которым он работает.

Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. ля доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточноИрегистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.

Облачный документооборот – это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет,

41

может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.

Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштаб руемость облачного решения позволяет подключать к сис-

ниикоторые связаны с нео ходимостью передачи конфиденциальной информац треть м л цам, а также с вероятностью технических сбоев, например отключен ем сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.

Но надобАотметить, что о лачные технологии сейчас становятся все более востре ованными. По мнению аналитиков [13], управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более

50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта. Тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.

совое потребление услуг дает возможностьДпровайдеру устанавливать умеренную плату за предоставление дорогостоящих ресурсов, оборудование обеспечено высокой загрузкой и быстро окупается. Потребитель может позволить себе воспользоваться высококачественным облачным ресурсом по вполне разумной цене.

Облачный сервис выгоден для всех участников процесса. Мас- И

Кроме этого, ответственность за обеспечение сохранности данных и их защиты несет провайдер.

Перевод системы документооборота на облачные технологии имеет следующие преимущества:

не нужна своя инфраструктура – компании не требуется за-

купать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры;

42

масштабируемость – при увеличении объема обрабатываемой информации компания может арендовать дополнительные мощности в «облаке»;

доступность – у сотрудников компании есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.

В настоящее время уровень безопасности в облачных дата-

кументами является Google Docs (Документы Google) – бесплатный онлайн-оф с, включающий в се я текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый компанией Google. Получить доступ к сервису можно с любого устройства – компьютера, ноут ука, планшета, смартфона, причем сервис поддерживает даже работу в режиме офлайн.

утечки Одн мбАз популярных есплатных сервисов по управлению до-

Google Docs напрямую связанДс Google иском (Google Drive).

На Google Диске система хранит все загружаемые, создаваемые, просматриваемые и редактируемые в «облаке» файлы. При желании на компьютер, смартфон, планшет можно также установить программу

1.Возможность мгновенной публикацииИданных в интернет (без индексирования, в скрытом режиме, или открыто, публично).

2.Опция создания форм для сайтов с последующей их интеграцией в программный код веб-ресурса и контролем сбора статистики.

3.Возможность совместного редактирования файлов разными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).

4.Привычный офисный функционал и стандартный набор ин- струментов.синхронизации документов. В этом случае перенос и скачивание фай-

43

5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев.

нету.

ции10.Возможность создания 3-х типов файлов: текстовые доку-

менты (аналог Word), электронные таблицы (аналог Excel), презента-

(аналог PowerPoint).

Организация управления документами на основе сервиса Google Docs

Учебная ситуация

Торговая компания ООО «Товары для всех» занимается розничной продажей через магазины и интернет-сайт. У компании разветвленная сеть филиалов, обмен данными между которыми осуществляется через облако. Имеется клиентская база. Используются соответствующие ИС для автоматизации бизнес-процессов и бухгалтерского

У торговой компании (ТК)Двозникла необходимость в обеспечении информационной безопасности своего бизнеса. ТК обратилась в компанию ООО «Защита бизнеса» для разработки и внедрения комплексной СЗИ. Кроме этого, ТК хочет, чтобы ООО «Защита бизнеса» и в дальнейшем продолжала заниматься вопросами информационной

безопасности.

Взявшись за оказание услуг, ООО «Защита бизнеса» получила от ООО «Товары для всех» аванс. По окончании работ ООО «Товары для всех» получила оставшуюся сумму от обозначенной в договоре.

44

Задание учебной ситуации

1. Определите, какие именно услуги ООО «Защита бизнеса» должна предоставить.

2. Оформите необходимые документы, сопровождающие сделку по оказании услуг и подтверждающие факт оказанных услуг (образцы документов предоставляются через раздаточный материал).

3. чет, платежный документ и счет-фактуру создайте с помощью электронной табл цы.

рассчитывается за товар банковским переводом, остаётся платёжный документ платежное поручение, заверенный банком и подтверждающий оплату.

Счет. Содержит банковские реквизиты для оплаты и список приобретаемых товаров и услуг.

45

11.Как е р ски о лачных СЭД связаны с информационной безопасностью?

12.Каковы функциональные возможности облачной системы электронного документоо орота?

13.В чем заключаются преимущества бесплатных облачных сервисов?

14.Какие возможности по организации документооборота предоставляет сервис Google Docs?

15.Где в Google Docs хранятся документы пользователей?бА

Д И

46