Inform2005

1.2.СОЗДАНИЕ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ: в окне базы данных перейдите

кгруппе объектов «Таблицы» и нажмите кнопку [Создать]; в появившемся окне выберите вариант «Конструктор», [OK]. На экране появится окно конструктора таблиц с заголовком «Таблица1», при этом панель инструментов «Базы данных» заменится на панель «Конструктор таблиц».

Вначале необходимо определить набор характеристик тех объектов, информация о которых будет храниться в таблице (в нашем случае объектами являются различные фильмы). Эти характеристики называются полями, а совокупность значений полей, определяющая конкретный объект, называется записью.

1.3.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛЕЙ В КОНСТРУКТОРЕ ТАБЛИЦ: для каждого поля необхо-

димо определить имя и тип. Имя поля не должно содержать символы «!», «.»,

«`», «[», «]». Желательно, чтобы имя было кратким и не содержало пробелов. Для определения имени и типа каждого поля предназначена таблица полей, расположенная в верхней части окна конструктора. В ней можно указать и краткое описание поля. Имя и описание вводятся с помощью клавиатуры, тип выбирается с помощью выпадающего списка. Для перемещения по ячейкам таблицы можно использовать клавиши [Tab], [Shift]+[Tab] и клавиши со стрелками; для разворачивания выпадающего списка предусмотрена клавиатурная комбинация [Alt]+[↓].

Заполните таблицу полей следующим образом:

1.4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧЕВОГО ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ: перейдите на первую строку

таблицы полей («Ном») и выполните команду «Правка | Ключевое поле» или на-

жмите кнопку ; в результате данная кнопка станет «вдавленной», а рядом с первой строкой таблицы появится изображение ключа.

l Значение ключевого поля является уникальным для любой записи в таблице базы данных, поэтому таблица базы данных не может содержать одинаковых записей,

и любая запись в таблице однозначно определяется по значению ее ключевого поля. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле типа «Счетчик». При попытке сохранить структуру таблицы, не имеющей ключевого поля, программа Access выведет предупреждение и предложит определить ключевое поле автоматически.

1.5. СОХРАНЕНИЕ СОЗДАННОЙ СТРУКТУРЫ: «Файл | Сохранить» или или

[Ctrl]+[S]; при первом сохранении запрашивается имя таблицы; в качестве имени укажите Фильмы, [OK]. В результате заголовок окна конструктора таблиц изменится на «Фильмы».

(целый или вещественный; вещественные числа, в отличие от целых, могут иметь дробную часть), допустимый диапазон и точность (для вещественных чисел). Под каждую запись таблицы отводится память, обеспечивающая хранение данных максимального размера, поэтому необходимо устанавливать размер полей так, чтобы избегать излишнего расхода памяти. Например, в таблице «Фильмы» и для поля «Жанр», и для поля «Страна» вполне достаточно выделить по 15 символов.

l Если свойство «Обязательное поле» имеет значение «Да», то данное поле должно быть заполнено во всех записях таблицы. По умолчанию обязательным полем является ключевое поле (типа «Счетчик»). Обязательными полями в таблице «Фильмы» сделаны и все остальные поля, за исключением поля «ДатаЗап».

1.8. ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ: перейдите в режим таблицы (см. 1.6), [Enter] или [Tab] или [→] (при этом курсор перейдет на поле «Название»), введите название первого фильма (Красавица и чудовище — см. таблицу 1 в приложении на с. 178). После ввода названия автоматически будет определено и значение первого поля — счетчика «Номер» (оно станет равно 1). Для перехода к следующему полю («Страна») достаточно нажать [Enter], [Tab] или [→], а для перехода к пре-

дыдущему полю — [Shift]+[Tab] или [←]. Заполните данными всю первую строку, за исключением поля «Дата записи». Обратите внимание на то, что метка

текущей записи (в левой части таблицы) имеет вид , метка редактируемой записи

— , а на статусной панели в нижней части окна Access выводится текст описания текущего поля из третьего столбца таблицы конструктора (см. 1.3).

lКак только в поле «Ном» появляется новый порядковый номер, в таблице создается новая запись с этим номером. При удалении этой записи порядковый номер удаленной записи уже не будет использоваться при создании новых записей.

Например, если удалить запись с номером 2, то записи с номером 2 в таблице никогда не появятся, а после номера 1 сразу будет идти номер 3. К сожалению, удалить только что созданную запись в программе Access очень легко: для этого достаточно дважды нажать клавишу [Esc], причем никаких подтверждающих запросов при этом не выводится. Поэтому при вводе новых записей надо быть внимательным и не на-

жимать клавишу [Esc] дважды, чтобы не удалить только что созданную запись.

lДанные можно не только вводить, но и изменять. Правила редактирования ячеек таблицы Access очень похожи на соответствующие правила для таблиц Excel (см. часть II, второе примечание к приему 1.4). При перемещении к очередной ячейке ее содержимое выделяется; если теперь начать вводить новый текст, то этот текст целиком заменит прежнее содержимое. Если требуется не заменить, а лишь откорректировать имеющийся текст, то следует либо перейти на него с помощью мыши (щелкнув на позиции, требующей исправления), либо (в случае использования клавиатуры) после перехода на нужную ячейку нажать [F2]; при этом выделение с текста будет снято, и в ячейке появится вертикальный курсор. Если после корректировки вместо клавиш со стрелками, [Enter] или [Tab] нажать [Esc], то результат корректировки будет отменен.

lПри заполнении таблицы базы данных никаких особых действий для сохранения введенных данных не требуется: данные сохраняются на диске автоматически сразу

125

после завершения их ввода (как только в текущей строке исчезнет метка редактирования ). Таким образом, при аварийном завершении работы программы будет обеспечено сохранение всех введенных данных (за исключением той записи, которая редактировалась в момент аварийного завершения). В отличие от сохранения данных, структуру таблиц и других элементов базы данных необходимо сохранять самому разработчику (см. 1.5).

1.9. НАСТРОЙКА МАСКИ ВВОДА ДЛЯ ДАТЫ: перейдите в режим конструктора (см. 1.6) и определите свойство «Маска ввода» поля «ДатаЗап»: 99.99.00;0;_ (последним набирается знак подчеркивания «_», для него используется комбинация [Shift]+[–]). Сохраните измененную структуру таблицы (см. 1.5).

Если теперь переключиться в режим таблицы и щелкнуть мышью в поле «Дата записи», то в нем появится маска (шаблон) для ввода нужной даты: «__.__.__». Благодаря этой маске, легко определить формат даты, кроме того, отпадает необходимость вводить разделители (точки). В позиции, отмеченные символами подчеркивания «_», можно вводить только цифры, причем в качестве дня и месяца можно указывать как двузначные, так и однозначные числа (например, 31.1 или 1.12), а в качестве номера года — обязательно двузначное число; при этом числа в диапазоне 00–29 соответствуют годам 2000–2029, а числа в диапазоне 30–99 — годам 1930–1999. При вводе неверной даты (например, 31.02.99) выводится сообщение об ошибке; в этом случае для выхода из данного поля необходимо ввести допустимую дату или нажать [Esc].

lСвойство «Маска ввода» состоит из трех частей, разделенных точками с запятой. В первой части определяется собственно текст маски; в данном случае в маске использованы два специальных символа: «9» (обозначающий любую цифру или отсутствие цифры) и «0» (обозначающий обязательную цифру). Таким образом, маска «99.99.00» означает, что в качестве дня и месяца можно указывать не только двузначные, но и однозначные числа, а в качестве номера года — только двузначные. Число «0» во второй части свойства «Маска ввода» означает, что в таблице базы данных должны храниться не только введенные цифры, но и разделители (точки); в противном случае программа Access не сможет распознать введенную дату. Наконец, последняя часть свойства «Маска ввода» содержит символ «_», который указывается при отображении маски на тех позициях, которые должны быть заполнены пользователем.

lБолее подробно правила составления масок ввода описаны в справочной системе Access. Для вызова соответствующего раздела справки достаточно перейти в конструкторе таблиц на нужное свойство и нажать [F1]. В нашем случае появится окно справки с заголовком «Свойство «Маска ввода» (Input Mask)».

1.10. НАСТРОЙКА ФОРМАТА ДЛЯ ДАТЫ ЗАПИСИ: для даты записи фильма нет

необходимости отображать все четыре цифры года; достаточно указывать две последние цифры (как в таблице 1 приложения). Однако подобного формата в выпадающем списке свойства «Формат поля» в версии 2000/XP не предусмотрено. Поэтому нужный формат в свойство «Формат поля» следует ввести явно, набрав на

клавиатуре следующий текст: dd.mm.yy (в этом тексте использованы специальные форматные настройки для числа, месяца и года).

l Формат даты (как и любого другого поля) влияет лишь на ее представление в таблице; само значение даты в файле базы данных при этом не меняется.

X Выясните, как изменится формат даты при использовании других форматных настроек для элементов даты, а именно: d — для числа, m, mmm, mmmm — для месяца, yyyy — для года.

1.11. ЗАДАНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЙ: перейдите в режим конструктора (см. 1.6), выделите поле «Длит», в его свойство «Условие на значение» введите строку >0 And <=240, а в свойство «Сообщение об ошибке» введите текст

Длительность не должна превышать 240 мин.. Сохраните измененную струк-

туру таблицы (см. 1.5); если при сохранении появится дополнительное окно с запросом, то выберите ответ [Да]. Если теперь перейти в режим таблицы и попытаться ввести в поле «Длительность» нулевое или отрицательное число или число, большее 240, то будет выведено информационное окно с сообщением, текст которого будет взят из свойства «Сообщение об ошибке». Выйти из режима редактирования данного поля можно будет, либо нажав [Esc] (и тем самым отменив сделанную корректировку), либо введя допустимое значение поля (в диапазоне 1–240).

lВ условии указаны две операции отношения (>0 и <=240), объединенные логической операцией And («логическое И»). В условиях можно также использовать логические операции Or («логическое ИЛИ») и Not (отрицание).

lПримеры условий можно найти в окне справки, если нажать [F1], оставаясь на свойстве «Условие на значение».

Перейдите в режим таблицы (см. 1.6) и продолжите ввод данных, введя пять первых записей (см. таблицу 1 в приложении на с. 178).

1.12.ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ЗАПИСЯМ В ТАБЛИЦЕ: перемещаться по записям можно

спомощью специальной панели кнопок в нижней части окна таблицы:

. Первая кнопка обеспечивает переход на первую запись, вторая — на предыдущую, третья — на следующую, четвертая — на последнюю, а пятая — на пустую строку (для добавления новой записи). Кроме того, в поле ввода можно явно указать номер требуемой записи, а в правой части панели указывается общее количество записей.

l Для перемещения по таблице можно также использовать клавиши со стрелками и следующие клавиатурные комбинации: [Ctrl]+[Home] — переход на первое поле первой записи, [Ctrl]+[End] — переход на последнее поле последней записи, [Ctrl]+[PgUp] — переход на начало текущей записи, [Ctrl]+[PgDn] — переход на конец текущей записи, [Ctrl]+[↑] — переход на начало текущего столбца, [Ctrl]+[↓] — переход на конец текущего столбца. Комбинация [Ctrl]+[+] обеспечивает переход на пустую строку в конце таблицы для добавления новой записи.

l Следует обратить внимание на то, что, в отличие от текстовых таблиц Word и электронных таблиц Excel, новые записи можно лишь добавлять в конец таблицы

l В окне базы данных удобно также выполнять переименование элементов (таблиц, форм и т. д.). Для этого достаточно щелкнуть мышью на нужном элементе и нажать клавишу [F2] (или еще раз щелкнуть мышью на его имени), после чего ввести новое имя и нажать [Enter].

1.16. ЗАКРЫТИЕ ЭЛЕМЕНТА БАЗЫ ДАННЫХ: перейдите на окно элемента базы данных, который требуется закрыть (в данном случае — окно «Фильмы: Таблица»);

«Файл | Закрыть» или на рамке окна или [Ctrl]+[F4].

l Если структура элемента базы данных была изменена, но не сохранена (см. 1.5), то при закрытии этого элемента выводится запрос о сохранении измененной структуры.

1.17.ЗАКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ: переключитесь на окно базы данных (нажав [F11]) и закройте его одним из способов, указанных в 1.16.

1.18.РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ОДНОВРЕМЕННО СО СЖАТИЕМ

КОПИИ: после закрытия базы данных выполните команду «Сервис | Служебные программы | Сжать базу данных» («Сервис | Служебные программы | Сжать и восстановить базу данных» в Access 2000/XP); в появившемся диалоговом окне «База данных для сжатия» выберите имя копируемой базы данных (Видео.mdb), [Сжать]; в следующем диалоговом окне «Сжатие базы данных под именем» укажите имя копии: Видео1, [Сохранить]. В результате на диске будет создана сжатая копия базы данных «Видео», имеющая имя Видео1.mdb.

l Если во втором диалоговом окне указать имя исходной базы данных, то вместо копирования произойдет сжатие существующей базы данных. Заметим, что сжатие без копирования удобнее выполнять при открытой базе данных (см. 1.14).

A1–2. Создать базу данных «Спорт», определить в ней таблицу «Гимнастика» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 2 в приложении на с. 178). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Спорт1».

Указания

Используйте имена полей, которые указаны в заголовке таблицы 2 приложения. Поле «Ном» определите как счетчик, поля «Перекл», «Кольца» и «Конь» — как числовые, прочие поля — как текстовые (см. 1.3). Для числовых полей установите в качестве свойства «Размер» вариант «С плавающей точкой (4 байта)»; это позволит вводить в данные поля вещественные числа (с дробной частью). Поле «Ном» сделайте ключевым полем (см. 1.4).

1.19. НАСТРОЙКА МАСКИ ВВОДА ДЛЯ ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ: в числовых полях

«Перекл», «Кольца» и «Конь» определите свойство «Маска ввода» следующим образом: 99,999;0;_ (последним вводится символ подчеркивания «_»).

Данная маска позволяет вводить любое вещественное число от 0 до 99,999 с не более чем тремя знаками после запятой; при этом отпадает необходимость в

129

явном вводе разделителя-запятой (так, для ввода значения 9,225 достаточно ввести пробел и четыре цифры 9, 2, 2, 5, после чего нажать [Enter]; для ввода числа 9,000 достаточно нажать 9 и [Enter]). Заметим, что еще удобнее было бы воспользоваться маской «9,999;0;_», однако данная маска не позволяет ввести максимальное число баллов 10,000, которое может быть получено при выполнении упражнения на одном из снарядов.

l При определении одного и того же значения маски ввода (или любого другого свойства) для нескольких полей удобно использовать буфер обмена: после набора маски ввода выделите ее (с помощью мыши или клавиатурных [Shift]-комбинаций), нажмите [Ctrl]+[С], затем перейдите на свойство «Маска ввода» для другого поля и нажмите [Ctrl]+[V]. Подобную вставку из буфера обмена можно повторять несколько раз.

1.20. НАСТРОЙКА ФОРМАТА ДЛЯ ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ: свойство «Формат поля»

для числовых полей «Перекл», «Кольца» и «Конь» определите следующим обра-

зом: 0,000.

Благодаря так определенному формату, в баллах за выполнение упражнения на каждом снаряде будет указываться дробная часть, содержащая три цифры, причем даже в том случае, если эти цифры являются нулями (например, число 8,5 будет представлено в виде 8,500).

l Несмотря на наличие в формате «0,000» одной цифры 0 перед запятой, указанный формат не запрещает вводить числа с целой частью, большей 9. Например, можно ввести число 10 (которое будет представлено в виде 10,000).

Все поля в таблице сделайте обязательными; определите описание каждого поля, подписи к ним и другие необходимые свойства (см. 1.7); в частности, для числовых полей определите дополнительные условия, позволяющие вводить только числа в диапазоне 0–10, не включая 0 (см. 1.11).

A1–3. Создать базу данных «Магазин», определить в ней таблицу «Клиенты» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 3 в приложении на с. 179). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Магазин1».

Указания

Используйте имена полей, которые указаны в заголовке таблицы 3 приложения. Поле «Ном» определите как счетчик, поле «ДатаР» — как поле типа «Дата/время», поле «Скидка» — как логическое, прочие поля — как текстовые (см. 1.3). Поле «Ном» сделайте ключевым полем (см. 1.4).

1.21. НАСТРОЙКА МАСКИ ВВОДА ДЛЯ НОМЕРА ТЕЛЕФОНА: в текстовом поле

«Тел» определите свойство «Маска ввода» следующим образом: 00\–00\–00;0;_. Данная маска позволяет вводить шестизначный номер телефона с разделите-

лями-тире (например, 12–34–56), причем указание всех шести цифр является обязательным. Обратная косая черта перед символом «–» показывает, что этот символ

должен выводиться в ячейке таблицы (а не обрабатываться особым образом, подобно специальному символу «0»). С учетом данной маски размер поля «Тел» достаточно положить равным 8 (6 цифр + 2 разделителя-тире).

1.22.НАСТРОЙКА МАСКИ ВВОДА ДЛЯ ДАТЫ РОЖДЕНИЯ: использование в данной

таблице такой же маски ввода для даты, как в упражнении A1–1 (см. 1.9), может привести к проблемам: если, например, дата рождения клиента 1.1.1929, то ее нельзя будет ввести, поскольку для года предусмотрены лишь две цифры, а дата 1.1.29 интерпретируется как 1 января 2029 года. Поэтому в данном случае свойство «Маска ввода» удобнее определить так: 99.99.0099;0;_ (по-прежнему два разряда для года являются обязательными, но можно указывать и 4 разряда, например, 1.1.64

или 1.1.1964).

Все поля, кроме поля «Тел», сделайте обязательными; определите описания каждого поля, подписи к ним и другие необходимые свойства (см. 1.7).

Если по умолчанию в столбце «Дата рождения» отображаются только две последние цифры года (так будет происходить в Access 97), то измените формат поля «ДатаР» на следующий: dd.mm.yyyy (см. 1.10).

1.23.ОСОБЕННОСТИ ОТОБРАЖЕНИЯ ЛОГИЧЕСКИХ ПОЛЕЙ: в табличном режиме

значение поля «Скидка» отображается в виде флажка (установленный флажок соответствует значению поля «Да», снятый — значению «Нет»). Для изменения значения данного поля надо либо щелкнуть на флажке мышью, либо перейти на данное поле с помощью клавиатуры и нажать клавишу пробела.

2.Формы

A2–1. В существующей базе данных «Видео» (см. упражнение A1–1) определить две формы, связанные с таблицей «Фильмы»: ленточную (с именем «Фильмы (ленточная форма)») и простую (с именем «Фильмы (простая форма)»). Вид форм настроить по приведенным образцам. С помощью созданных форм ввести в базу данных оставшиеся записи (см. таблицу 1 в приложении на с. 178).