6. Электронные таблицы Microsoft Excel и oo Calc

6.1. Листы электронных таблиц, операции с листами.

Рабочие листы и книги. При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1). Рабочие листы объединяются в книги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы. При создании, открытии или сохранении документа в электронных таблицах речь идет фактически о создании, открытии или сохранении книги.

При работе с электронными таблицами можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Редактирование листов. Из таблицы можно удалять столбцы, строки, диапазоны ячеек и отдельные ячейки. В процессе удаления диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (влево или вверх) будет производиться сдвиг ячеек.

В таблицу можно вставлять столбцы, строки и ячейки. В процессе вставки диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (вправо или вниз) будет производиться сдвиг ячеек.

6.2. Ячейки электронных таблиц. Память ячейки.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

6.3. Типы данных в ячейках электронных таблиц.

Типы данных

• Числовой;

• Процентный;

• Денежный;

• Дата;

• Время; и другие.

Для представления чисел могут использоваться несколько различных форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.09.2003) и времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный форматы (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов.

6.4. Правила ввода формул в ячейки.

1. формула начинается знаком =

2. формула состоит из операндов и знаков операций

3. операнды и знаки операций должны перемежаться как в алгебре

4. внутри формулы допускаются пробелы и разрывы строк

6.5. Операнды формул в ячейках.

• Константы

• Ссылки на ячейки

• Обращения к формулам

• Выражения в скобках (скобки обходятся дешевле ошибок)

6.6. Копирование формул.

Использование кнопок Копировать и Вставить в группе Буфер обмена на вкладке Главная;

Использование правой кнопки мыши, то есть вызов контекстного меню, и выбор соответствующих пунктов: Копировать и Вставить;

Протаскивание «маркера заполнения» через требуемые смежные ячейки. Маркером заполнения при этом называется черный квадратик, расположенный в правом нижнем углу активной ячейки;

Другие способы копирования в среде Windows (например, сочетание «горячих клавиш» Ctrl+C , Ctrl+V и т.п.).

6.7. Типы ссылок на ячейки. Выбор типа ссылки.

6.8. Автозаполнение и автозавершение в ячейках.

Иногда требуется произвести однотипные вычисления для множества данных. Электронная таблица позволяет ввести формулу всего один раз — при её копировании в другую ячейку автоматически будет произведена замена параметров новыми значениями.

Автозаполнение

1. Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).

2. Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.

3. Установите курсор мыши на Маркере заполнения , маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.

4. Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.

5. Отпустите кнопку мыши.

Автозавершение

Для использования метода автозавершения выполните следующие действия:

• Выделите внизу столбца, содержащего текстовую информацию, ячейку в которую необходимо ввести следующее значение.

• Начните ввод текста. Если первые введенные символы совпадают с начальными символами ранее введенных в столбец данных, MS Excel отобразит эту запись в ячейке .

• Если подсказка содержит необходимый текст – нажмите [Enter].

• В случае если необходимо набрать другой текстовый элемент, продолжите ввод самостоятельно.

Именование ячеек и диапазонов ячеек.

Для того чтобы присвоить имя ячейке или диапазону ячеек в таблице Excel существует три несложных способа.

1 способ:

• В окне открытого листа выделите нужную ячейку или диапазон ячеек.

• Щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул и наберите нужное название.

• Завершите набор щелчком по клавише Enter.

2 способ:

• В окне открытого листа перейдите к вкладке «Формулы».

• В группе «Определенные имена» раскройте меню кнопки «Присвоить имя» и выберите пункт «Присвоить имя».

• В окне «Создание имени» в графе «Имя» наберите нужное название диапазона.

• Раскройте список графы «Область» и выберите уровень действия имени – на всю книгу или на конкретный лист.

• В графе «Диапазон» щелкните по кнопке «Свернуть диалоговое окно» и выделите на табличном поле нужные ячейки.

• Щелкните по кнопке «Развернуть диалоговое окно».

• Закройте окно кнопкой «ОК».

3 способ:

• В окне открытого листа выделите нужную ячейку или диапазон ячеек.

• Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в контекстном меню выберите пункт «Имя диапазона».

• В окне «Создание имени» действуйте как в предыдущем способе данной инструкции.

6.10. Навигация в электронных таблицах.

С помощью мыши или клавиатуры можно перемещаться по листу электронной таблицы и выбирать элементы в таблице.

Навигация по листу с помощью мыши:

Используйте горизонтальную или вертикальную полосу прокрутки для перемещения по таблице любую сторону.

• Щелкните стрелку на горизонтальной или вертикальной полосе прокрутки.

• Щелкните в пустой области на полосе прокрутки.

• Перетащите ползунок на полосе прокрутке.

Навигация по листу с помощью клавиатуры:

По листу можно перемещаться с помощью следующих клавиш и сочетаний клавиш:

• Чтобы переместиться на одну ячейку вниз в столбце, нажмите стрелку вниз или Ввод.

• Чтобы переместиться на одну ячейку вверх в столбце, нажмите стрелку вверх.

• Чтобы переместиться на одну ячейку вправо, нажмите стрелку вправо или Tab.

• Чтобы переместиться на одну ячейку влево, нажмите стрелку влево.

6.11. Операции с целочисленными данными.

6.12. Операции с данными даты/времени.

6.13. Построение диаграмм по табличным данным

Графическое представляет осмыслить закономерности, лежащие в основе больших объемов данных один взгляд на диаграмму иной раз дает больше, чем скрупулезное изучение длинных колонок цифр. Excel предлагает богатые возможности визуализации данных, которые с помощью Мастера диаграмм.

Диаграммы можно создавать на одном листе с данными или на отдельном листе.

Диаграммы и графики можно строить для любого диапазона таблицы.

При построении диаграммы можно выбирать тип диаграммы и ее вид; добавлять заголовок диаграмме и названия осей.

Созданную диаграмму можно редактировать:

• Изменять масштаб,

• Перемещать,

• Добавлять или удалять данные,

• Переупорядочивать данные,

• Изменять формат диаграмм и ее тип.

6.14. Построение сводных таблиц.

Сводная таблица- это мощный инструмент для анализа данных.

Сводная таблица - специальный тип таблицы, суммирующий информацию из конкретных полей списка или базы данных, допускающая после построения настройку на различные разрезы данных.

Сводная таблица обобщает сведения в полях базы данных в их связи друг с другом и позволяет получить быстрый ответ на многие вопросы.

Сводная таблица - идеальный источник данных для диаграммы

Для того чтобы создать сводную таблицу и диаграмму, сделайте следующее:

Выделите таблицу.

В меню Данные выберите пункт Сводная таблица, откроется окно Мастер сводных таблиц и диаграмм. Мастер создает сводную таблицу за три шага, после каждого шага нажимайте Далее.

Шаг первый. Выберите пункты:

a) создать таблицу в списке или базе данных Microsoft Excel.

b) вид создаваемого отчета выберите Сводная диаграмма (со сводной таблицей).

Шаг второй. Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Мастер предлагает свой диапазон, при необходимости его можно изменить.

Шаг третий. Выберите Поместить таблицу в новый лист и нажмите Готово. На экране появится поле для диаграммы и список полей сводной таблицы.

Перетащите мышкой в ячейку для полей категорий поле Спорт. В поля рядов - Год, и в элементы данных - Продажи.

Теперь отредактируйте тип диаграммы - сделайте обычную гистограмму.

Чтобы можно было изменить размер диаграммы, зайдите в меню файл и выберите пункт Параметры страницы.

a) Выберите вкладку Диаграммы и отметьте Пользовательский размер.

b) Теперь во вкладке Страница выберите ориентацию Книжная.

Отформатируйте диаграмму.