Текст к презентации

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Задачи систем электронного документооборота

• Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Преимущества

Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;

Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;

Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;

Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;

Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;

Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;

Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;

Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Недостатки

Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;

После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;

Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;

Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;

В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;

В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;

Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Изменения после внедрения ЭДО

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков, выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Тактические выгоды: сокращение расходов при внедрении СЭД, связанным с освобождением физического места для хранения документов; с уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; со снижением расходов на персонал и оборудование и др.

Стратегические выгоды: коллективная работа над документами; значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); повышение безопасности информации; повышение сохранности документов и удобства их хранения; улучшение контроля за исполнением документов; сокращение процесса согласование от нескольких недель до одного-двух дней; повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

Цифры и факты

• в 54% организаций, где работают наши респонденты, безбумажные технологии используются не в полной мере: установлено ПО для электронного документооборота/электронного хранения документов, но работа с большинством документов ведется в бумажном виде;

• 30,5% респондентов отмечают, что в их организациях вообще не используется никакого ПО для работы с электронными документами;

• 70,4% опрошенных заявляют, что хотели бы, чтобы работа со всеми документами велась в электронном виде

• 33,7% опрошенных считают, что перевод к полностью безбумажному офису возможен

• 68,4% считают главными препятствиями на пути к безбумажному документообороту глупость, лень и жадность