4. Учет кассовых операций и подотчетных сумм. Контроль за использованием денежных средств

Нормативные акты:

- ФЗ «О б/у» № 129-ФЗ от 21.11.96 г.

- Положение по ведению б/у и б/о № 34н от 29.07.98 г.

- Порядок ведения кассовых операций в РФ № 40 от 22.09.93 г.

- Инструкции ЦБ РФ

Для хранения, поступления и расхода наличных денег назначается кассир. С администрация заключает договор о материальной ответственности. Для ведения учета кассовых операций имеется положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» утверждено ЦБ РФ № 14-П от 05.01.98 г. В кассу могут поступать наличные деньги с расчетного счета в банке, долг от покупателей и заказчиков, выручка от продажи за наличный расчет от разных дебиторов за наличные услуги. Расход денег производится строго по целевому назначению: выдается зарплата, в подотчет на хозяйственные и командировочные расходы, оплата поставщикам до 100000рублей за одну сделку. В кассе хранятся деньги только в пределах лимита, установленного банком. Сверх лимита разрешается хранить только в дни выдачи з/пл, т.е. в течение 3-х дней, считая день выдачи. В небольших предприятиях работа кассира согласно приказа может возлагаться на главного бухгалтера, с которым также заключается договор. Основными задачами учета денежных средств является обеспечение сохранности денежных средств и своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Главбух проверяет содержание ПКО и РКО и сопоставляет их с записями в отчете кассира в кассовой книге, после чего на документах и отчете проставляет корреспондирующие счета. Для регистрации принятых отчетов кассира открывается ведомость № 1 по Дт 50 и журнал-ордер по Кт 50. В этом регистре будет столько строк сколько будет отчетов кассира сдано главбуху. В ведомости накапливается поступление денег в кассу по дням и по корреспондирующим счетам, а в ж/о – расход денежных средств. Если учет ведется на компьютере, то вместо ж/о и ведомостей оборотно-сальдовые ведомости по сч. 50.

Субсчета к сч. 50:

1. касса организации

2. операционная касса

3. денежные документы

Для учета кассовых операций применяется активный сч. 50. По Дт – остаток денег и поступление, по Кт – расход.

В кассу поступают:

Дт 50 Кт 51 – с р/сч

Дт 50 Кт 52 – с валютного счета

Дт 50 Кт 62 – долг от покупателей и заказчиков

Дт 50 Кт 71 – возврат неиспользованного аванса

Дт 50 Кт 73 – от работников в погашение долга по недостаче и возврат ссуды

Дт 50 Кт 75/1 – от учредителей вклад в УК

Дт 50 Кт 76 – от разных дебиторов за услуги

Дт 50 Кт 90/1 – выручка от продажи за наличный расчет

Дт 50 Кт91/1 – оприходованные излишки

Деньги из кассы выдают:

Дт 51 Кт 50 – сданы на р/сч

Дт 60 Кт 50 – оплачен долг поставщикам и подрядчикам

Дт 70 Кт 50 – выдана з/пл

Дт 71 Кт 50 – выдано в подотчет

Дт 73 Кт 50 – выдана персоналу ссуда

Дт 75/2 Кт 50 – учредителям выданы дивиденды

Дт 76 Кт 50 – выданы кредиторам алименты, депонированная з/пл, за услуги по аренде, отоплению, освещению

В кассе организации могут храниться и валютные средства. В этом случае к сч. 50 открывают субсчет «Касса в иностранной валюте». Если валюта остается в кассе на момент оформления отчетности, то ее следует пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату составления отчета. Следовательно возникает курсовая разница:

Дт 50 Кт 91 – положительная курсовая разница

Дт 91 Кт 50 – отрицательная курсовая разница

Согласно положению о ведении кассовых операций ежемесячно должна проводиться инвентаризация кассы. Целью ее проведения является проверка сохранности наличных денег, ценных бумаг, денежных документов. Она проводится внезапно, членами комиссии или главбухом. Результат пересчета записывается в акт о проверке кассовой наличности, который оформляется в 2-х экземплярах. На лицевой стороне указывают результат проверки – излишек или недостача. На обратной стороне объяснения кассира. Излишек д.б. оприходован и отнесен на прочие доходы:

Дт 50 Кт 91/1

Сумма недостачи до выяснения причины учитывается на сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 Кт 50

После выяснения, согласно приказа руководителя, недостача списывается на кассира:

Дт 73 Кт 94

Согласно приказа руководителя из числа штатных работников определяется круг подотчетных лиц, которым м.б. выданы наличные деньги на командировочные, хозяйственные и представительские расходы.

При выдаче в подотчет нужно выяснить не имеется ли долг по предыдущей подотчетной сумме. Так же запрещается передача подотчетной суммы от одного к др. лицу. Деньги, выданные в подотчет д.б. использованы строго по целевому назначению.

Учет расходов по командировкам.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен активно-пассивный сч. 71. По Дт – сальдо: долг за подотчетным лицом; выдача в подотчет и в возмещение перерасхода в течение месяца. По Кт – сальдо: долг за предприятием; израсходована сумма, возвращена, удержана из з/пл.

Субсчета к сч. 71:

1. расчеты с подотчетными лицами в рублях

2. расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте

При отправке в командировку издается приказ, выписывается командировочное удостоверение и выдается из кассы необходимая сумма в подотчет: Дт 71 Кт 50.

При расчете предварительной суммы расхода учитываются такие расходы, как:

1. оплата стоимости билетов туда и обратно

2. оплата за бронирование места в гостинице

3. оплата стоимости жилья в гостинице

4. суточные за каждый день командировки и прочие расходы

В командировочном удостоверении отмечают: выбыл из пункта А и прибыл в пункт Б, выбыл из Б и прибыл в А.

По приезду из командировки подотчетное лицо в течение 3-х дней составляет авансовый отчет (10-ти дневный, если заграничная командировка), где указывает когда, по какому номеру документа, за что и сколько оплатил. К отчету о командировке прикладывают следующие документы:

- билеты на проезд туда и обратно

- чеки на бензин

- квитанции гостиницы за жилье и др. оправдательные документы

Расходы по командировке без учета НДС включают в с/с выпускаемой продукции, т.е. увеличивают расходы предприятия. Расходы по командировке делят на расходы по норме, установленной правительством РФ, и сверх нормы, установленной самим предприятием по приказу руководителя. Расходы по норме уменьшают налогооблагаемую прибыль, а сверх нормы – не уменьшают.

Согласно приказа суточные м.б. оплачены в большем размере, но разница сверх нормы д.б. обложена НДФЛ в размере 13 %.

Дт 20 Кт 71 – списаны расходы по командировке работников малых предприятий и крупных предприятий

Дт 23 Кт 71 – списаны расходы работников, занятых в вспомогательном производстве

Дт 25 кт 71 – расходы по командировке административно-управленческого персонала цехов

Дт 26 Кт 71 – расходы по командировке административного персонала крупных предприятий

Дт 44 Кт 71 – списаны расходы по командировке работников, занятых в торговле

Дт 19 Кт 71подотчетными лицами оплачен НДС по услугам

Если в подотчет была выдана иностранная валюта, то возникает курсовая разница:

Дт 71/2 Кт 91 – положительная курсовая разница

Дт 91 Кт 71/2 – отрицательная курсовая разница

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные расходы.

Хозяйственно-операционные расходы – это приобретение бензина, др. материалов, товаров и расходы, связанные с производственной деятельностью. В подотчет на эти цели выдают в размере 10-15 дневной потребности.

Подотчетные лица о расходе средств на хозяйственные нужды отчитываются перед бухгалтером в течение 15 дней со дня получения денег на эти цели или в течение срока, принятого в УП.

К авансовому отчету прикладывают:

- товарный и кассовый чеки, если что-то приобретено в торговой организации

- СЧФ и кассовый чек, если оплачены др. организации за услуги, ТМЦ

- чеки на бензин

- закупочный акт, если оплачено физическому лицу за продукты и др. документы

Приобретенные ТМЦ полностью д.б. сданы на склад по приходному ордеру, составленным кладовщиком в 2-х экземплярах. Один экземпляр кладовщик возвращает подотчетному лицу, для прикрепления к авансовому отчету.

Бухгалтер принятые ТМЦ оприходует:

Дт 08, 10, 41 Кт 71

Если израсходованы деньги на производственные нужды:

Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 71

Аналитический учет ведут в ж/о № 7, в нем ведут учет по каждому подотчетному лицу и отдельно по каждой выданной сумме.