Тема 8. Организация исполнения проекта План:

1) Сущность организации исполнения проекта;

2) Процесс организации исполнения проекта и его составляющие.

1. Сущность организации исполнения проекта

Планы проекта, зафиксированные в процессе планирования, должны быть выполнены. Для их выполнения привлекаются люди, подразделения и целые организации.

Кроме того, любой проект требует координации (т.к. большое число исполнителей, технологическая сложность, уникальность целей и условий их достижения могут значительно усложнить выполнение проекта).

Организация исполнения проекта – это процессы, применяемые для организации выполнения работ (указанных в плане управления проектом), а также для достижения целей проекта (указанных в описании содержания проекта).

Менеджер проекта организует распределение заданий между исполнителями, привлекает необходимые ресурсы, обеспечивает своевременное финансирование отдельных этапов и работ проекта.

Можно выделить несколько основных групп задач в составе процессов организации исполнения проекта:

1) работу с людьми (с командой, с заказчиком, с заинтересованными сторонами);

2) работу с внешними организациями (с подрядчиками, с разрешительными, лицензирующими и другими органами);

3) работу с информацией (сбор, анализ, распространение и т.п.).

При этом все процессы взаимосвязаны. Выходы одного процесса являются входами другого.

Таким образом, процессы организации исполнения проекта, выполняемые менеджером проекта, обеспечивают выполнение проектных планов, получение продукта проекта и, как следствие, достижение целей проекта.

Координация работ исполнителей и ресурсов – одна из главных задач менеджера проекта. Информирование участников и заинтересованных сторон проекта, управление ожиданиями заказчика также входят в число его первоочередных задач при организации исполнения проекта.

При этом следует учитывать, что в проекте часто происходят изменения, которые влияют на ход исполнения проекта, влекут изменения плана проекта и необходимость дополнительной координационной работы.

2. Процесс организации исполнения проекта и его составляющие

В общем виде процессы организации исполнения проекта представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Процессы организации исполнения проекта

Набор команды проекта

Целью процесса набора команды проекта является привлечение к проекту специалистов необходимой квалификации и формирование из них рабочей группы (групп) для исполнения работ проекта.

Обычно набор команды проекта осуществляется путем привлечения внешних и внутренних специалистов. Внешние специалисты привлекаются в проект на условиях подряда или трудового договора, внутренние специалисты (сотрудники родительской организации) – на условиях полной или частичной занятости.

В случае привлечения специалистов на условиях частичной занятости формируется матричная организационная структура, предполагающая двойное подчинение сотрудника (он подчиняется как своему линейному руководителю, так и менеджеру проекта).

В таком случае необходимо определить и зафиксировать степень привлечения (загрузку) исполнителя в проекте (она может быть определена в процентах рабочего времени, либо в рабочих часах, либо иным способом, например сдельно).

В группе исполнителей, привлеченных к проекту, должны быть распределены роли, четко определены зоны ответственности и полномочий. Каждый должен понимать свое место и задачи в группе и проекте в целом. Задачи проекта должны быть согласованы и распределены между исполнителями согласно расписанию проекта.

Одним из важнейших рисков процесса набора команды проекта является нежелание функциональных руководителей выделять на проект лучших специалистов и их попытки уменьшить трудозатраты своих специалистов в работах проекта.

Менеджер проекта, желающий получить квалифицированного исполнителя на проект, часто сталкивается с тем, что этот исполнитель уже задействован в нескольких проектах. Кроме того, на квалифицированном сотруднике как на профессионале обычно лежит высокая степень нагрузки в производственном процессе его подразделения. Руководитель подразделения, понимая, что выведение этого сотрудника из процесса может негативно отразиться на производстве работ подразделения, пытается выделить на проект других, более свободных, иногда менее квалифицированных сотрудников.

В проектно ориентированных организациях эта проблема не столь острая. Руководители подразделений понимают, что их задача – наиболее эффективно использовать свои ресурсы. Они стараются максимально выгодно «продать» своих специалистов в проекты компании.

Результаты процесса

Результатом процесса набора команды должно стать создание группы сотрудников, привлеченных к выполнению работ проекта.

Результирующим документом процесса может стать список специалистов, которые будут привлечены в команду проекта, с указанием их роли и степени загрузки в проекте.