6. Организация и ведение деловых переговоров.

Основными стадиями переговоров считаются три: подготовка к переговорам; процесс их ведения; анализ результатов и выполнение достигнутых договоренностей.

1 стадия - Подготовка переговоров

На этой стадии необходимо:

- проработать процедурные вопросы (где и когда лучше проводить переговоры, какая атмосфера ожидается на переговорах, важны ли в будущем хорошие отношения с партнером и т.д.);

- собрать нужную информацию (провести диагностику состояния дел, определить сильные и слабые стороны предполагаемых позиций, спрогнозировать расстановку сил, выяснить, кто будет вести переговоры и интересы какой группы они представляют);

- четко сформулировать цель участия в переговорах (реально любые переговоры проводятся ради достижения результатов, которые были бы наиболее желательными и допустимыми).

Таким образом, подготовка к переговорам предполагает работу в двух направлениях: подготовка организационных вопросов и содержательной части.

К организационным моментам относятся такие вопросы как формирование делегации, определение места и времени встречи, повестка дня каждого заседания, согласование с заинтересованными лицами и организациями касающихся их вопросов.

Важно также определить состав делегации. В группе обязательно должны быть специалисты и эксперты по проблемам переговоров. Залог успеха переговоров - согласованность и слаженность в работе группы, а

замешательство или сбой в организации сразу же будут использованы партнерами.

Содержательная сторона подготовки к переговорам начинается с этапа стратегического планирования, который предполагает:

-анализ проблемы и формирование общего подхода к переговорам;

-определение возможных вариантов решения и подготовка предложений, отвечающих собственной позиции.

В процессе подготовки необходимо продумать аргументацию возможных предложений, отвечающих тому или иному варианту решения. Разработан ряд методов, облегчающих содержательную сторону подготовки к переговорам.

Один из них - составление балансных листов. На листе бумаги записываются различные варианты решения и против каждого из них - возможные позитивные и негативные моменты его принятия.

Другим методом, облегчающим процесс подготовки, может быть "мозговой штурм". В отличие от предыдущего метода он направлен не на оценку имеющихся вариантов решений, а на порождение новых. "Мозговой штурм" предполагает коллективную подготовку к переговорам. Каждый из участников предлагает по возможности максимальное число вариантов, которые не должны обсуждаться немедленно: никакой критики, даже если идея представляется "сумасшедшей". Это необходимо для того, чтобы не ограничивать творческой свободы участников: боязнь критических замечаний может повлечь за собой "сокрытие" весьма перспективных вариантов решений.

Если при подготовке к переговорам будет решено использовать оба метода, то целесообразнее начинать с "мозгового штурма". Он дает как бы толчок для дальнейшей работы.

2 стадия - Процесс переговоров

Центральной частью переговоров, естественно, является процесс их ведения. С началом непосредственного взаимодействия участники переговоров как бы приступают к имеющей свои правила игре, в которой взять назад ранее сделанный ход невозможно. При этом необходимо учитывать то, как партнер воспринял ваши действия, как оценил их, что в этой связи собирается делать.

Чтобы ориентироваться в этой сложной ситуации, необходимо хорошо понимать, что собой представляет сам процесс переговоров: из каких этапов он состоит, какие предполагает тактические приемы, как они соотносятся со способами решения проблем. Все это и составляет технологию ведения переговоров.

В зависимости от задач, которые решают участники переговорного процесса, в нем можно выделить три этапа:

1) взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников - "коммуникативное зондирование";

2) выдвижение предложений и их обоснование;

3) согласование позиций и выработка договоренностей.

На первом этапе переговорного процесса большое значение имеет нахождение общего языка с партнерами. Этой цели и служит коммуникативное зондирование: изучение интересов партнера и установление с ним доверительных деловых отношений.

Характер отношений с партнерами по переговорам оказывает значительное влияние на их результат. Выделяют шесть элементов, из которых складываются эти отношения:

1. Рациональность. Необходимо вести себя рационально, даже если партнер ведет себя излишне эмоционально.

2. Понимание. Постарайтесь понять партнера. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Даже если противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, что улучшит отношения.

4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие.

5. Избегайте нравоучительного тона. Не старайтесь поучать партнера. Будьте открыты для его аргументов и постарайтесь, убедить его.

6. Принятие. Постарайтесь принять точку зрения другой стороны и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто повое от партнера.

Второй этап обсуждения направлен, как правило, на то, чтобы максимально в полном объеме реализовать собственную позицию. Стороны путем выдвижения аргументов в ходе дискуссии, высказывания оценок в адрес предложений партнеров дают понять, что, по их мнению, не может войти в заключительный документ, с чем они принципиально не согласны и почему, или напротив, что может быть предметом дальнейшего обсуждения. Большое значение в изложении сторонами своих позиций имеет внесение официальных предложений и представление разъяснений по ним.

Третий этап - согласование позиций. Причем в зависимости от обсуждаемых проблем под этим может пониматься и компромиссная концепция или просто круг вопросов, которые могут войти в предполагаемый итоговый документ.

Разумеется, выделенные этапы следуют не строго друг за другом. Уточняя позиции, стороны могут и согласовать сразу ряд вопросов или отстаивать свою точку зрения (возможно, образовав для этого

специальные рабочие органы - экспертные группы), а в конце переговоров участники могут вновь перейти к уточнению своих позиций. Однако в целом последовательность в решении указанных задач должна сохраняться. Ее несоблюдение может вести к значительному затягиванию переговоров и даже их срыву.

3 стадия - Завершение и анализ результатов переговоров

Критерием успеха переговоров выступает следующее триединство.

1. Переговоры должны привести к соглашению.

2. Переговоры должны быть достаточно эффективны, т.е. должны максимально соблюдаться интересы всех сторон.

3. Переговоры обязаны способствовать улучшению и развитию отношений между сторонами.

Большое значение для дальнейшего развития отношений имеет анализ проведенных переговоров. Поэтому каждый раз по завершении переговоров их участникам целесообразно обсудить следующие вопросы:

- какие действия способствовали успеху переговоров;

- какие возникли трудности и как они преодолевались;

- что и почему не было учтено при подготовке к переговорам;

- каково было поведение партнера на переговорах;

- какие принципы ведения переговоров следует использовать на других переговорах.