6.3 Эффективное письмо

Эдмунд Джессоп

Введение

Самое главное помнить, когда вы пишете, - никто не должен читать то, что вы пишете. Несмотря на важность вашего письма, люди часто не читают его. Подумайте, сколько материала вы не читали за последние 2 недели.

  Если то, что вы пишете, трудно читать, люди просто сдадутся. Таким образом, вы должны сделать все, что в ваших силах, чтобы сделать чтение удобным для ваших читателей. Вы не можете заставить людей читать: вы должны их искушать.

Цель

Эта глава поможет вам сделать ваше письмо более приятным для чтения.

В результате он будет более эффективным в инициировании и поддержании соответствующих изменений в других.

Запись состоит из трех этапов: до, во время и после. Самый важный этап - прежде.

Прежде чем написать

Знайте, для кого вы пишите

Вы пишете для:

• Вашего босса?

• Сотрудника?

• Комитета?

• Широкой общественности?

Это кажется очевидным, но это ключ к успеху. Если вы собираетесь привлечь людей читать, вы должны знать, кто они и что им нравится. Всегда помните читателя. Иногда легче думать о каком-то человеке, которого вы знаете, скорее чем целая группа: если пишите для пожилых людей, пишите для своего ровесника. Если вы пишете документ комитета, подумайте об одном типичном члене комитета и напишите для него или для нее.

Дайте им то, что они хотят прочитать, а не то, что вы хотите написать

Избегайте ловушки мышления,что люди должны читать то, что вы пишете.Даже если рассказывать им об их собственной росте зарплаты,всегда будут люди, которые не будут читать ваши слова. Так что подайте им ваше сообщение в том виде, в котором они его хотят, - облегчите это для их.

Большинство людей не хотят научную методологию: так что не давайте им этого. Если вы это сделаете, они просто сдадутся и перейдут к более легкому документу. Если они перестали читать, вы перестали убеждать.

Если ваши читатели (например, комитет по предоставлению грантов) попросили вас заполнить форму, заполните форму. Не оставляйте элементов. Не добавляйте страницы дополнительного материала. Если он говорит, что делайте это в 12-ти точечном типе, не пытайтесь больше втиснуть, используя меньший шрифт. Ваша цель - помочь им в вашем образе мышления; и неспособность прислушаться к их указаниям не достигнет этой цели.

Будьте активны в том, чтобы узнать, чего хочет ваша читательская аудитория: если письмо для комитета просит посмотреть предыдущие документы комитета. Поговорите с секретарем комитета.

Дайте им это вовремя

Уложтесь в крайний срок, даже если это означает, что ваша бумага не идеальна:как журналисты говорят своим редакторам: «Вы хотите, чтобы это было хорошо или вы хотите его в четверг? Сообщение или документ, который поступает после принятия решения, бесполезны. Поэтому узнайте, когда будет принято решение. Никогда не используйте «расписане», т. е. Публикуйте документ в первый раз на собрании, на котором вы хотите его обсудить. Никто не может его правильно прочитать на собрании, поэтому единственный правильный курс действий для председателя, если вы это сделаете, - полностью игнорировать вашу статью.

Предоставьте время для всех этапов написания, обзора и распространения, чтобы уложиться в предельные сроки. Помните, что официальная встреча, на которой, к примеру, согласовываются бюджеты, часто является формальностью: все детали, возможно, были отсортированы задолго до этого. Поэтому вам нужно проверить, будут ли взгляды сформированы до официального решения.

Будьте осведомлены об их ограничениях

• Обычными ограничениями являются:

• отношение людей, предрассудки, образ жизни

• местные правила, законодательство или политика

• прецедент

• имеющееся финансирование

Подумайте, что каждое может означать для ваших читателей. Вы сможете или не сможете изменить ограничения: но если нет, вы должны хотя бы проявлять осознание их.

Подумайте, прежде чем писать

Если ваши мысли будут неясными,и ваше записи получится неясноми.Каждая часть записи должна иметь одну цель и целая структура вашей части должна приводить к этой цели. Проводите время думая об этом.

Запишите свою цель. Сделайте его коротким и понятным, например:

• убедить эту школу принять политику курения

• убедить этот комитет предоставить мне исследовательский грант.

Следующим этапом является выяснение того, какие индивидуальные сообщения, скорее всего, продадут вашу идею. Это может потребовать дальнейшого размышления.

Для политики курения это может быть:

1. Курение вызывает рак у курильщиков

или

2. Курение - это опасность пожара.

Сообщение 1 может показаться более важным для здравоохранения рабочих, но сообщение 2 было тем, что было запрещено во всей лондонской подземной транспортной системе. Выберите сообщение, которое достигнет вашей цели, а не тот, который вам самим хочется положить.

Выполняйте все домашние задания перед тем, как положить ручку на бумагу (или палец на клавиатуру)

Как правило, вам необходимо изучить:

некоторые ключевые статистические данные

исследовательская литература

закон и государственная политика

местные прецеденты (что они делали ранее или аналогичные проблемы?).

Убедитесь, что вы сможете доказать каждое сделанное вами утверждение. Вы можете не хотеть заполнять текст научными ссылками, но правда вопроса : не полагайтесь на память! Читатели все чаще хотят проверять ссылки онлайн, поэтому дайте интернет-адреса (URL)когда вы можете.

Напишите структуру

Когда у вас все факты в голове, напишите структурудля вашей части. Это должно дать:

• основной заголовок для каждой двух или трех страниц (2000-3000слова)

• второстепенные заголовки на половину страницы (500-1000 слов)

• основной пункт для каждого абзаца (100-200 слов).

Начните с основных заголовков, а затем заполнитезаголовки и, наконец, пункты для каждого абзаца. У вас сейчас есть четкая мысль о вашей части, будь то одностраничная записка или 10 000 слов. Без рамки, вашему читателю будет трудно следовать вашей линии мысли и вероятно, откажется от попытки.

Сделать бюджет слов

Сделайте бюджет для каждого раздела. Например:

• введение, 300 слов

• база доказательств, 500 слов

• местная ситуация, 500 слов

• рекомендаций, 250 слов.

Когда вы пишете

Не пишите ничего, пока у вас не будет четкой формы всей вашей части и / или набросаны на бумаге. Вырезать и вставить легко с компьютерами, но он ленив и уничтожает ясность мысли, которую вам и вашим читателям нужно.Я нахожу, что карандаш и бумага поощряют структуру таким образом, что компьютеры часто этого не делают.

Используйте короткие слова

Подумайте, что вы скажете в разговоре: «У него был удар»,а не «у него была цереброваскулярная авария». Иногда коротким словам не хватает точности - «сердечный приступ» может указывать на острый инфаркт миокарда или фибрилляция желудочков; но подумай, это различие имеет значение для моих читателей? Если не выбрать короткие слова.

Существует одно исключение из этого правила: не допустите проступоков.

Не допустите проступоков

Такие слова, как прокаженный и кретин, имеют технические значения, но они также могут оскорблять и должны быть заменены«Человек с болезнью Хансена» и «человек с врожденным гипотиреозом. Это может показаться странным, но если вы допустите проступок, люди перестанут читать, а ваше записи не достигнет цели (совершенно независимо от общей порядочности).

Использовать короткие предложения

Не используйте запятую, если полная остановка и новое предложение могут будь лучше.

Избегайте сокращений

Люди читают группы слов, а не отдельные буквы или слова, поэтомупри чтении (в отличие от говорящих) читателям не нужноаббревиатуры, которые часто затрудняют чтение. Есливы должны аббревиатуру, запишите его полностью в первый раз, например.СПИД.

Использовать заголовки и подзаголовки

Большинство людей не читают, они запоминают визуально. Поэтому помогите им запоминать используя заголовки.

Если есть стиль дома, используйте его. Ваши читатели знакомы с ним и что-то другое - это отвлечение. Если нет стиля дома, придерживайтесь стандартного формата для размера шрифта,подчеркивание и т. д.

Структурируйте свою часть

• Хорошей общей структурой для брифинга является следующая:

• Содержание (если более 10 страниц)

• Резюме

• Замысел или цель

• Задний план

• Предшествующая или местная / национальная политика

• Текущие проблемы (например, почему сейчас?)

• Варианты, включая реализацию

• Стоимость

• Политика

• Рекомендуемый вариант и почему

• Контроль над документами - авторство, причина (для информации, действия), отправленная кому, дата, версии.

Вы должны указать абзацы в своем документе - это помогает читателям ссылаться на отдельные места на собраниях или переписке.

Использовать списки

Списки легко запоминаются. Более трех чего - либо требует списка. Используйте значки для трех или четырех предметов, но больше этого используите цифры.

Использовать графику

Попробуйте поместить диаграмму, график или изображение, чтобы разбить текст.

Газеты делают это для привлечения читателей - так и должно быть. Достаточно легко вставить графику в текст с помощью современного программного обеспечения, хотя для создания хорошей графики могут потребоваться значительные усилия.

Электронная почта

С электронной почтой заголовок сообщения может быть единственным, что люди прочитают, поэтому используйте заголовок для вашего сообщения, а не тему. Попробуйте этот образец:

• «Прочитайте ваши документы перед завтрашней встречей», а не «Завтрашняя встреча».

• «Дом звонил: сегодня не будет ужина», а не «Телефонное сообщение для вас».

• «Уровень подростковой беременности самый низкий», а не «Последняя статистика здравоохранения».

Помните, что некоторые люди никогда не читают свой электронный адрес почты: если они только читают бумажную копию, отправьте ее.

После того как вы дописали

Не отправляйте его

Как только ваша работа будет дописана, рассмотрите ее. Никогда не отправляйте бумагу, как только она будет дописана: даже с самым срочным сроком в течение часа или около того. Еще лучше; оставьте его на ночь или на выходные дни. Затем вернитесь свежим взглядом и перечитайте свою работу. На этом этапе вы всегда увидите то, что можно было бы написать лучше!

Получите несколько отзывов

Всегда просите коллегу прочитать ваш документ. Проясните, что вы хотите, комментарии по большим проблемам, а не по незначительным ошибкам написания или грамматики. Спросите специально:

• материал, который выглядит просто неправильно (например, статистика для обрезания, которая превышает число рождений мужского пола в вашей местности)

• важные проблемы, которые были упущены (например, клиники абортов, а также родильные отделения в исследовании концепции).

Если это возможно, хотя это часто бывает трудно, попросите кого-то, как предполагаемого читателя, просмотреть его для ясности. Не защищайтесь, когда люди указывают на ошибки и несоответствия. Будьте благодарным.

Внимательно рассмотрите список рассылки

Отправьте его своим читателям, а также подумайте: «Кто еще должен это увидеть?» Это особенно важно для переписки. Выполняйте проверку людей в своей организации и в других учреждениях. Другие организации не будут распространять его каждому, кто, как вы полагаете, должны его увидеть, поэтому отправляйте их напрямую.Вообще кто-либо, на кого будет воздействовать то, что вы пишете должен увидеть это.

Предложите встретиться с человеком или с группой, которой вы должный отправить это

Предлагая свое время, вы подтверждаете свою приверженность к делу, а также предоставляете возможность лоббировать и устранять любые недоразумения.

Краткое изложение

Эти правила могут казаться сложными, но, как и в жизни, с практикой они становятся легкими. "Хорошо" написать - один из лучших способов повысить вашу личную эффективность.

Дополнительные ресурсы

Легкое чтение

• Брайсон Б. (1987). Сложные слова, 2-е изд. Пингвин, Хармондсворт.

• Трусс Л. (2003). Ешь, беги и ухади . Профиль Пресс, Лондон.

• Тим Альберт Обучение. Эффективные письменные коммуникации

• http://www.timalbert.co.uk/ (доступ к 06 августа 2010 года).

Справочные работы

• Бурчфилд Р. (Ред.). (1999). Современное английское использовано Фаулера, 3-е издание. Clarendon Press, Оксфорд.

• Руководство по стилю экономиста. Профиль Книги, Лондон, 1999 (см. Http://www.economist.com/research/StyleGuide/) (доступ к 06 августа 2010 года)

• Струнк У. Белый EB. (1979). Элементы стиля, 3-е издание.

• Aллин и Бэкон, Бостон, MA. Полный текст доступен по адресу: http://www.bartleby.com/141/ (доступ доступен 06 августа 2010 года).

Для публикации в медицинской литературе

• Альберт Т. (1996). Публиковать и процветать. British Medical Journal, 313 (7070), классифицированное дополнение.

• Альберт Т. (2000). A-Z медицинской письменности. BMJ Books, Лондон.

• Альберт Т. (2000). Победа в издательской игре, 2-е изд

• Radcliffe Medical Press, Оксфорд.

Как сделать графику

Tufte E. (1983). Визуальное отображение количественной информации.

Графический Пресс, Чешир.