- •Раздел 1. Роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах
- •Раздел 2. Документы и системы документации в таможенных органах
- •Раздел 3. Требования к оформлению документов в таможенных органах
- •Раздел 4. Документооборот в таможенных органах
- •Раздел 5. Порядок ведомственного хранения документов и организация их делопроизводства в таможенных органах
- •Раздел 6. Организация работы ведомственного архива и экспертиза ценности документов в таможенных органах
- •Раздел 7. Организация работы службы документационного обеспечения таможенных органов
- •Раздел 8. Информатизация делопроизводства в таможенных органах и основы электронного документооборота
- •Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.
- •Предмет, содержание и задачи доу
- •Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •Требования к информации:
- •Свойства и функции документа
- •Основные функции документа:
- •Классификация документов
- •Тема 2. История развития системы государственного документирования.
- •Практика № 1 «История развития системы государственного документирования. Нормативно-методическая база доу»
- •Контрольные вопросы:
- •Задания, вынесенные на занятия:
- •Требования к индивидуальной работе
- •Тема 3. Нормативно-методическая база доу.
- •Состав нормативно-методической базы доу.
- •Специалист должен знать положения:
- •Стандартизация и унификация системы доу
- •Требования к разработке унифицированных форм документов
- •Классификация унифицированных форм документов
- •Общероссийские классификаторы документации.
- •Государственная система документационного обеспечения управления.
- •Практика №2
- •Контрольные вопросы:
- •Задания, вынесенные на занятия:
- •Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.
- •Бланки документов и требования к ним
- •Практика №3 «Основные требования к составлению и оформлению документа. Системы документации»
- •Контрольные вопросы:
- •Задания, вынесенные на занятия:
- •Тема 5. Системы документации.
- •Система организационной документации
- •Система информационно-справочной документации
- •Элементы доклада:
- •Практика №4
- •Тема 6. Общие основы деловой корреспонденции.
- •Практика № 5
- •Тема 7. Организация документооборота.
- •Работа с конфиденциальными документами.
- •Практика № 6
- •Тема 8. Формирование и хранение дел.
- •Практика №7 "Организация документооборота. Формирование и хранение дел"
- •Контрольные вопросы:
- •Задания, вынесенные на занятия:
- •Примерный перечень вопросов к зачету
Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
- существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далёкими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведётся документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в организациях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
Требования к информации:
Информация должна быть
достоверной,
точной,
своевременной,
адресной,
достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведённый в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
В Российской Федерации 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения "информация" и "документ".
Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Документированная информация (документ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Свойства и функции документа
Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.
К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.