18 Деятельность руководителя проекта на этапе инициации. Устав проекта. Планирование проекта. Алгоритм создания Плана управления проектом.

В процессе инициации проекта руководитель должен ответить на следующие вопросы:

возможна ли его реализация?

как сделать его интересным и выгодным для инвесторов?

кто конкретно будет им заниматься?

кто, в какой форме и как его будет финансировать?

Устав проекта (в зависимости от компании этот документ может называться приказ, распоряжение, указ и т.д.) – это официальный документ, которые заявляет о существовании проекта и наделяет менеджера проекта необходимыми полномочиями для привлечения ресурсов необходимых для реализации проекта.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

Планирование целей и содержания проекта

Календарное планирование работ проекта

Планирование затрат и финансирования проекта

Планирование качества

Организационное планирование

Планирование коммуникаций

Планирование управления рисками

Планирование контрактов

Разработку сводного плана проекта.

разработка плана управления проектом – процесс итерационный и, как правило, выполняется в следующем порядке:

Определяется, как вы будете планировать (один, с другом, с командой, где, как, когда и проч.)

Определяется список требований к результату проекта и к управлению проектом (с указанием приоритетов)

На основе требований разрабатывается описание содержания проекта или видение проекта (что будет в итоге на выходе проекта?)

Принимаются решения о том, что именно будет приобретаться (в том числе какие работы “как сервис”), а что – делаться силами команды

Создается WBS (ИСР) проекта, декомпозирующая результат проекта на управляемые куски. Это наш будущий базовый план содержания проекта.

Для каждой работы в WBS определяется набор задач для ее выполнения (что нужно сделать, чтобы получить данный конкретный результат?)

Строятся зависимости между задачами (для выполнения задачи 5 должны быть выполнены задачи 2 и 4)

Определяется, какие знания и навыки нужны для выполнения каждой задачи (обратите внимание, что пока речь не о членах команды, а о компетенциях!)

Оцениваются длительность и стоимость выполнения каждой задачи (наконец-то началась знакомая всем часть, правда?)

Определяется критический путь проекта (теперь мы знаем, сколько всего времени нужно на весь проект)

Разрабатывается календарный план проекта (если на предыдущих шагах все сделано верно – то достаточно будет задать начальную или конечную дату и получить результат). Это наш будущий базовый календарный план проекта.

Определяется стоимость проекта (во сколько же обойдется этот конечный результат). Это наш будущий базовый план стоимости проекта.

Уточняются требования к качеству (как поймем, что то, что мы сделали в проекте, мы сделали хорошо?)

Разрабатывается план улучшения процессов (см.выше)

На задачи назначаются конкретные люди (тут мы пытаемся связать требуемые компетенции для конкретных задач с компетенциями конкретных членов команды)

Планируются коммуникации и работа со стейкхолдерами (как будем работать с окружающими людьми в проекте и вне него)

Производится анализ рисков на основе всего, что мы напланировали раньше (и тут нас ждет множество сюрпризов)

Посмотрев на все это и поняв, что ничего ни с чем не сходится – возвращаемся в самое начало и пытаемся последовательно достичь баланса, учитывая ограничения проекта.

После того, как после N итераций мы достигли какого-то баланса – разрабатывается план управления изменениями, доводится до ума перечень закупок и требований к ним, все написанное выше складывается в одну кучку и согласуется с заинтересованными лицами – и наш план управления проектом готов.