Найти за 30 секунд.
Как определить, насколько удалось улучшить рабочее пространство? Есть субъективная оценка «стало хуже», «стало лучше», «ничего не изменилось», которая отражает не только изменение эффективности организации рабочего пространства, но и отношение персонала к произведенным изменениям.
Чтобы выполнить более объективную оценку изменений, можно воспользоваться правилом тридцати секунд: «Человек, который не работает на данном рабочем месте, должен суметь найти любой предмет, который здесь находится, за 30 секунд».
С помощью простой проверки — секундомера и нескольких простых вопросов — можно проверить, насколько вы продвинулись в деле внедрения методов 5C.
Как выполняется проверка? Пригласите кого-нибудь из соседнего цеха, отдела, с соседнего участка, попросите найти какой-то предмет или документ, который, как вы точно знаете, находится на этом рабочем месте. С помощью секундомера засеките, сколько времени потребуется человеку на поиски этого предмета или документа.
Все очень просто. Посторонний человек обычно не имеет никакого представления о том, что находится на вашем рабочем месте. Как он может найти что-то за тридцать секунд?
Во-первых, если его рабочее место чем-то похоже на ваше, и в компании действуют определенные стандарты, некоторые вещи или инструменты можно найти «по аналогии». Скажем, если в каждом отделе принтер располагается рядом с выходом из кабинета, то напечатанный документ можно найти около входной двери, в лотке для распечатанных документов. Если нужно найти набор отверток, то он может лежать в том же ящике верстака, что и у соседа, а контейнер для бракованных изделий может быть тоже помечен красной краской, как и на всех остальных рабочих участках.
Во-вторых, если рабочее место этого постороннего человека совершенно не похоже на ваше, и он занимается другой работой, то он может опираться только на то, что видит, и то, что может предположить, размышляя о том, что он видит. Это означает, что если вы позаботились сделать надписи на всех полках и местах хранения, то посторонний человек (если он, конечно, может читать) легко найдет, предположим, «набор винтов для крепления крышки редуктора».
Когда использовать правило 30 секунд?
Его можно использовать на любом этапе внедрения 5C для того, чтобы фиксировать промежуточные результаты работ:
Перед началом внедрения попросили коллегу с соседнего участка найти пару инструментов или деталей, замерили, сколько времени ему потребовалось, чтобы найти их в общей свалке.
После удаления всего ненужного сделали повторный замер и порадовались тому, что получилось.
Разместили все оставшееся рациональным образом и отметили еще одно сокращение времени на поиск.
Провели уборку и ввели правила поддержания чистоты — время сократилось еще немного.
Стандартизировали систему визуализации для обозначения мест хранения — и время стало еще меньше.
Прошло три месяца, внедрили еще несколько предложений — провели новые замеры и оценили результаты.
Информационный бюллетень.
В наше время практически каждое крупное предприятие и многие предприятия средних размеров выпускают «корпоративную газету» или листовку, в которой освещают то, как живет предприятие, какие ставятся перед ним задачи, как работают и отдыхают сотрудники и так далее.
Опыт показывает, что если внедрение 5C будет сопровождаться выпуском специальных листовок, или публикацией в корпоративной газете или журнале тем, посвященных проекту внедрения 5C, это дает персоналу дополнительную мотивацию в улучшении собственных рабочих мест.
Что обычно рассказывают в информационных бюллетенях о 5C? Традиционный набор тем следующий:
Объяснение терминологии и принципов 5C.
Примеры изменений — фотографии того, «как было» раньше и «как стало» после изменений, с комментариями — что было сделано, что именно изменили и как оценивается результат измерений.
Рассказы о наиболее активных сотрудниках или рабочих участках.
Если на предприятии проводится соревнование, например на звание «лучшего рабочего места», то публикуется информация о ходе и результатах соревнования.
Информация о результатах проводимых аудитов или контрольных проверок.
Издание такого информационного бюллетеня работает и на вовлечение в процесс внедрения высшего руководства компании — дав свое согласие на печать информации о ходе проекта, менеджмент, во-первых, подтверждает важность для компании выполняемых работ, и, во-вторых, включается в периодический обзор результатов — вряд ли содержание корпоративного издания будет проходить мимо глаз менеджеров предприятия.
Информационный бюллетень — это инструмент пятого шага 5C, однако его применение следует планировать на самых ранних стадиях проекта — уже при проведении кампании красных меток может получиться достаточно много интересных фотографий и результатов изменений, для того, чтобы рассказать о них всем сотрудникам компании.
Шаблон информационного бюллетеня о 5C взят с сайта 5ssupply.com.
Если внедрение 5C начинается с одного, пилотного участка, цеха или отдела предприятия, то информационный бюллетень позволяет проинформировать о результатах работы на пилотном участке всем сотрудникам компании и подготовить их к моменту развертывания внедрения 5C в масштабах всего предприятия.