Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
учебник англ гос управ859489882.docx
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
669.54 Кб
Скачать

B u s I n e s s e n g l I s h guide to basic official letters

An official letter is a formal communication done in writing, that is, written according to fixed, explicit, and definite convention, rules, customs, or format.

The official letter is intended to voice the person or, usually, the entity that issued it, like Federal or Governmental agencies, public or private companies. An official letter is usually considered as a bind- ing letter.

In order to write a letter deemed official, simply follow the for- mat below:

  1. Use a formal letterhead and do not handwrite the official letter.

  2. Letters are written in Russian and the language of the recipi- ent. For example, letters to Japan should be written in both Russian and Japanese or in Russian only.

  3. Your letter should always be written in a courteous manner notwithstanding the context (i.e., disagreement, protest, complaint).

  4. Since things sometimes get a little more complicated than usual, remember to consult a lawyer for further information before doing anything.

The Basics

The basics of good official letter writing are easy to learn.

The Start

Dear Governor!

Dear Sir or Madam! (use if you don’t know who you are writing to)

Dear Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Smith: (use if you know who you are writing to, and have a formal relationship with—VERY IMPORTANT use Ms for women unless asked to use Mrs or Miss)

The Reference

With reference to your letter of 23 March, 200.

your phone call today,

Thank you for your letter of 5 March, 200...

The Government of ... Region confirms/apologizes for...

Proposing

The Government of ... Region expresses its interestedness in ...

We also suggest that

Requesting

Could you possibly ...?

... would be grateful if you could ...

Agreeing to Requests

I would be delighted to ...

Enclosing Documents

Please find enclosed Enclosed you will find

Closing Remarks

Thank you for your help. Please contact us again if

we can help in any way. there are any problems. you have any questions.

Reference to Future Contact

I look forward to meeting you next Tuesday.

Let me express my hope for your positive decision.

Let me invite you to visit our region at any suitable time.

The Finish

Yours sincerely, (If you don’t know the name of the person you’re writing to)

Best wishes, (If the person is a close business contact or friend) Best regards, (If the person is a close business contact or friend)

Национальный Союз Земледельцев Швеции (LRF) Ассоциация шведских фермеров по сбыту мясной продукции Ассоциация шведской лесной промышленности

Уважаемые дамы и господа!

Правительство X области выражает заинтересованность в уста- новлении контактов и развитии сотрудничества с агропромышлен- ным комплексом Швеции, достижения которого широко известны в мире, в том числе и в России.

Особый интерес для нас представляет возможность ознакомле- ния и применения опыта развития кооперации шведских фермеров.

Предметом взаимовыгодного сотрудничества для нас являются вопросы организации животноводства, производственных связей производителей мяса с поставщиками кормов, перерабатывающих организаций, организация закупки скота и его дальнейшей перера- ботки, способы финансирования кооперативов.

Также мы предлагаем рассмотреть возможность взаимовыгодно- го сотрудничества по освоению лесных массивов X области.

В качестве первого шага к нашему сотрудничеству мы попросили нашего земляка, уроженца X области, Y, имеющего ранг Чрезвычай- ного и Полномочного посла РФ в отставке, находящегося сейчас в Швеции, передать это письмо заинтересованным организациям Ва- шей страны.

Господин Y любезно согласился и в дальнейшем выступать в ка- честве нашего представителя в развитии конструктивного и взаимо- выгодного сотрудничества между заинтересованными организациями провинций Швеции и X области РФ.

Выражаю надежду на наше успешное длительное взаимодействие и приглашаю посетить нашу область в любое удобное для Вас время.

Губернатор X области, РФ подпись