Конспект лекций по курсу УПИ

СОДЕРЖАНИЕ

1.КЛАССИФИКАЦИЯ БАЗОВЫХ ПОНЯТИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1.1.Понятие проекта

1.2.Проблема управления проектом

1.3.Понятие жизненного цикла проекта

2.КЛАССИФИКАЦИЯ И ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТОВ

2.1.Основные функции управления проектом

2.2.Подсистемы управления проектом

3.ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

3.1.Типы проектов

3.2.Особенности окружения проектов

3.3.Стратегия проектов

3.4.Структура проекта

4.МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

4.1.Логистика

4.2.Имитационное моделирование

4.3.Система сбалансированных показателей (ССП)

5. КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ (часть 1).

5.1.Управление исполнением проекта

6.КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ (часть 2).

6.1.Управление временем проекта

7.КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ (часть 3).

7.1.Управление сложностью проекта

7.2.Управление качеством проекта

8. АВТОМАТИЗАЦИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

8.1. Использование стандартов жизненных циклов информационных систем

8.2. Система электронного документооборота, контроля и исполнения поручений

ЛИТЕРАТУРА.

2

ЛЕКЦИЯ 1

Вопросы лекции:

1.1.Понятие проекта

1.2.Проблема управления проектом

1.3.Понятие жизненного цикла проекта

1.1. ПОНЯТИЕ ПРОЕКТА

Переход на проектный метод управления в первую очередь связан с ликвидацией планово-распределительной системы управления.

Проекты, являясь средством структурной политики, обеспечивают учет объективного характера экономических процессов, стимулирование накоплений

иформирование механизмов, определяющих эффективность инвестиций. Поэтому многие государственные и негосударственные управленческие структуры проявляют большую заинтересованность в широком применении технологии управления проектами.

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту, как правило, на условиях частичной занятости, могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Внастоящее время требуется использование методов и механизмов, характерных как для рыночной системы, основанной на частной собственности

иотносительно свободных ценах, так и для системы планового регулирования.

ВУкраине формируются условия широкого использования методологии программного управления. Это является важной предпосылкой применения различных методов управления проектами. Данные методы являются эффективным средством управления в изменяющихся условиях при значительной нестабильности и неопределенности, когда недостаточно проработаны вопросы законодательства, в условиях неконтролируемого роста цен и высокой коррумпированности участников процесса.

Методы управления проектами – проверенный инструмент реализации инвестиционных проектов необходимого качества в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.

3

Все вышесказанное можно графически представить следующим образом

Рис.1 Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

Рис.2.Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

1.2.ПРОБЛЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Управление проектом представляет собой методологию

организации,

планирования,

руководства,

4

координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также

проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения

системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (говорят также декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Существуют различные определения проблемы управления проектами. Однако, все эти определения сводились к одним основаниям, что позволило объединить их в следующие группы:

1.Проблемы, связанные с отсутствием обоснованных подходов к выбору цели и требований к способам выполнения работ, персоналу, результатам и пр.

2.Проблемы, связанные с нечетким распределением прав и ответственности.

3.Проблемы, связанные с низкой исполнительностью распоряжений.

4.Проблемы, связанные с неудовлетворительной организацией деятельности на процедурном уровне.

5.Проблемы, связанные с неотлаженным взаимодействием между структурными подразделениями предприятия.

Наличие одинаковых управленческих проблем в разных компаниях позволило сделать предположение, что эти проблемы носят системный характер и, возможно, изначально присущи модели управления.

Ключевая разница между проектами и текущей операционной деятельностью состоит в том, что последняя имеет рутинный, непрерывный и повторяющийся характер, в то время как проекты уникальны, ограничены во времени и определяются конкретной целью.

Основной структурной единицей участников проекта является команда проекта - специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.

Реализация проекта происходит в рамках организационной формы, структура которой в значительной степени влияет на управление проектом.

1.3. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

Жизненный цикл проекта(ЖЦП) - это промежуток времени между моментом формализации идеи или утверждения технического задания проекта и

5

моментом его закрытия, т. е. от состояния, «когда проекта еще нет», до состояния, «когда проекта уже нет».

Можно сказать и другими словами. Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения. Это определение ЖЦП является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы:

прединвестиционную,

инвестиционную,

эксплуатационную.

Дальнейшее разбиение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на четыре фазы, в том числе:

концептуальная фаза, включающая формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (техникоэкономическое обоснование) и планирование проекта;

фаза разработки проекта, включающая определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;

фаза выполнения проекта, включающая работы по реализации проекта, включая строительство, маркетинг, обучение персонала;

фаза завершения проекта, включающая в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

эксплуатационная фаза, включающая: приемку и запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Графическое представление ЖЦП имеет вид колокола (см.рис.3), что касается наложения групп процессов в фазе, то оно представлено на рис.4.

Отдельно необходимо отметить, что практически все вопросы, по управлению проектами связаны с системой сбалансированных показателей (ССП). Более того, можно утверждать, что практическая реализация ССП в задаче управления проектами не только существенно расширяет существующие возможности большинства традиционных методов управления проектами, но и позволяет поднять эти методы на качественно новый уровень.

Очевидно, что ЖЦП и выбранный для решения проблемы метод управления проектов взаимосвязаны между собой.

6

Рис.4. Наложение групп процессов в фазе

7

ЛЕКЦИЯ 2

Вопросы лекции:

2.1.Основные функции управления проектом

2.2.Подсистемы управления проектом

2.1. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Функции управления проектом включают:

планирование,

контроль,

анализ,

принятие решений,

составление и сопровождение бюджета проекта,

организацию осуществления,

мониторинг,

оценку,

отчетность,

экспертизу,

проверку и приемку,

бухгалтерский учет,

администрирование.

Коротко проанализируем основные функции.

Этапы планирования можно представить следующим образом:

определить цели проекта,

задать уровень детализации проекта. Чтобы задать уровень детализации необходимо выполнить следующие работы:

o установить структуру процесса, т.е. этапы ЖЦП,

o изучить организационную структуру проекта (окружение, участники, ответственности),

o проанализировать структуру продукции проекта (в том числе подсистем),

o проанализировать систему бухгалтерских счетов в компании.

объединить схему разбивки проекта (от подпроектов до пакетов работ), что позволяет

o подготовить сводный план проекта,

o подготовить матрицу распределения ответственности,

o разработать систему разбивки, соответствующую принятому в компании плану счетов,

o подготовить детальный сетевой график и план использования ресурсов,

o запустить систему на ряд заданий, согласованную с планом счетов компании,

8

o установить систему отчетности и контроля.

Графически этапы планирования и реализации проекта можно представить в следующем виде.

Рис.1. Этапы планирования и реализации проекта

Остановимся на администрировании проекта. Администратор проекта должен:

использовать современные средства и приемы управления проектами для предоставления руководителям проектов административных услуг в области планирования, составлении графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;

обеспечить взаимопомощь и наилучшее использование ресурсов

проекта;

обеспечить руководителей проектов и компаний компактной информацией, позволяющей осуществлять контроль за проектами, ресурсами и приоритетами.

9

Для того чтобы решать перечисленные выше задачи, администратор должен уметь:

выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании,

проводить структурно подготовленные интервью с руководителями и участниками проектов. Результатом этих интервью должны быть планы, с которыми все участники работ были бы согласны,

готовить ресурсно сбалансированные планы, отвечающие целям руководства,

разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту,

составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возможность руководителю проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков.

Администратор проекта равноправен с руководителем проекта и имеет необходимый вспомогательный персонал.

Если представит все изменения в экономике Украины в виде совокупности проектов и научиться ими управлять, можно ожидать, что проводимы в стране реформы будут идти более успешно.

Что касается остальных функций, то мы их затронем при изучении осуществлении контроля в управлении проектами.

2.2. ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Подсистемы управления проектом включают:

управление содержанием и объемами работ,

управление временем,

управление стоимостью,

управление качеством,

управление закупками и поставками,

управление распределением ресурсов,

управление человеческими ресурсами,

управление рисками,

управление запасами ресурсов,

интеграционное управление,

управление информацией и коммуникациями. Рассмотрим подсистему управления рисками проекта.

Подсистема управления рисками проекта

Риск можно определить как неопределенность, связанную с возможностью неблагоприятных исходов по ходу выполнения проекта. Можно дать и другие определения рисков, например:

“риск — возможная опасность какого-либо неблагоприятного исхода,

риск — сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятного события,

риск — характеристика ситуации, имеющей неопределённость исхода, при обязательном наличии неблагоприятных последствий,

10