МЕТОДИЧКА_EXCEL_НОВАЯ
.pdf
Рис. 9.2 – результат сортировки
Для выполнения задания 2 пункт 2 используем настраиваемую сортировку. Для этого :
1)Поставьте курсор в любую ячейку диапазона
2)Вызовите диалоговое окно Сортировка
Данные | Сортировка и фильтр | Сортировка
3)Укажите первый ключ сортировки (см. рис. 9.3).
4)После задания первого ключа сортировки нажать кнопку «Добавить уровень» и далее указать второй ключ (см. рис. 9.4).
Рис. 9.3
81
Рис. 9.4
Результат сортировки см. рис. 9.5.
Рис. 9.5
Фильтрация и поиск данных
Фильтрация и поиск данных – это наиболее частые действия, производимые со списком или базой данных. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. В Excel можно также производить фильтрацию списков.
82
Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям.
ВExcel есть три средства для поиска и фильтрации данных:
форма данных
автофильтр
расширенный фильтр
Форма данных позволяет с легкостью осуществлять поиск и редактирование отдельных записей. Автофильтр обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей, оставляя на экране только те,
что удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр лишь немного сложнее автофильтра, но позволяет накладывать более сложные условия отбора
Типы критериев, задаваемых при поиске информации и фильтрации
списков
1) Критерии на основе сравнения (ориентированы преимущественно на числовые данные). Они позволяют находить точные соответствия или отбирать данные из заданного интервала. При этом математические вычисления и логические операции (такие, как и, или) не используются.
Простейшим критерием сравнения является проверка поля на равенство конкретному значению. Для ввода простейшего критерия достаточно указать искомое значение в качестве критерия для соответствующего поля. В критериях на основе сравнения можно использовать различные операции сравнения (см. табл. 9.1)
Таблица 9.1 – Операции сравнения
Операция |
Название |
Пример |
Результат поиска |
= |
Равно |
=200 |
Поля со значениями, равными 200 |
= |
Равно |
= |
Пустые поля |
> |
Больше |
>200 |
Поля со значениями больше 200 |
>= |
Больше или равно |
>=200 |
Поля со значениями больше или равно |
|
|
|
200 |
< |
Меньше |
<200 |
Поля со значениями меньше 200 |
<= |
Меньше или равно |
<=200 |
Поля со значениями меньше или |
|
|
|
равными 200 |
<> |
Не равно |
<>200 |
Поля со значениями, не равными 200 |
83
Операции сравнения можно использовать не только с числовыми аргументами. Например, чтобы отобрать фамилии, начинающиеся на букву "T" и далее по алфавиту, следует ввести критерий >=Т.
Примечание: Не очищайте ячейки путем ввода в них пробела. Такие ячейки нельзя найти как пустые, а если они находятся в области критериев,
Excel будет отбирать записи, содержащие поля с пробелами.
Чтобы найти пустые ячейки, используйте знак операции = (равно), за которым ничего не стоит. Чтобы найти непустые ячейки, аналогично, используйте знак операции <> (не равно).
2) Критерии в виде образца-шаблона
Если необходимо найти записи, содержащие похожий, но не совпадающий полностью текст, на помощь приходят образцы (шаблоны) искомого текста, содержащие специальные символы, называемые
символами шаблона. С их помощью можно описывать гибкие критерии поиска текстовых данных. К текстовым символам шаблона относятся звездочка (*) и знак вопроса (?). Они обозначают следующее:
? – любой одиночный символ в той же позиции;
* – любая последовательность символов в той же позиции. Звездочку можно ставить в любом месте – в начале, в середине или в
конце текста. Например, если вы не помните, что стоит в поле Имя:
"Дима" или "Дина", в качестве критерия можно ввести:
Ди?а
Если же необходимо найти поля, содержащие сам символ ? или * ,
следует в образце перед ? или * поставить знак "тильда" ( ~ ). Это означает, что ? или * не используются как символы шаблона.
3) Множественные критерии на основе логических операций
Для поиска записей, удовлетворяющих нескольким условиям, можно задавать множественные критерии. В форме данных можно задать несколько условий в нескольких полях ввода критериев. В режиме
84
автофильтра для этого используется диалоговое окно Пользовательский автофильтр, где можно определить два условия. Если используется расширенный фильтр, в распоряжении имеется область критериев, которая позволяет задавать разнообразные комбинации условий.
Для наложения нескольких условий поиска в Excel служат логические операции И, ИЛИ (AND, OR).
Автофильтр
При помощи автофильтра можно быстро отфильтровать данные, оставив на экране только то, что необходимо видеть или печатать. В режиме автофильтра строка заголовка таблицы преобразуется в группу раскрывающихся списков, снабженных характерными стрелками №№№№,
позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей. Чтобы перевести список в режим автофильтра:
1.Выберите список, выделив диапазон либо ячейку, принадлежащую
списку.
2.Выполните команду
Данные | Сортировка и фильтр | Фильтр
Список будет преобразован: изменится верхняя строка диапазона – в каждом заголовке появится характерная кнопка раскрывающегося списка. Щелкните на стрелке, и на экране появится список, включающий все значения, встречающиеся в данном поле. Выберите интересующее вас значение и щелкните на нем. Вы получите подмножество списка, состоящее из записей, в которых присутствует выбранное вами значение. Все остальные записи исчезнут из поля зрения.
Помимо уникальных полей, вы можете выбрать следующие параметры средства Автофильтр:
Все. Показывает все записи.
Первые 10. Показывает первые 10 отфильтрованных записей.
Позволяет вывести на экран диалоговое окно Пользовательский
автофильтр.
85
Чтобы отфильтровать записи:
1)Раскройте список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий.
2)Выберите желаемый критерий из раскрывшегося меню автофильтра
3)При необходимости вызовите Пользовательский автофильтр и задайте параметры в его окне
4)Вернитесь к шагу 1, если необходимо включить в критерий другое поле.
Пользовательский автофильтр
Пользовательский автофильтр применяется когда задается сложное
(множественное) условие фильтрации в поле списка. Для вызова пользовательского автофильтра выбирается одна из команд Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате (в зависимости от типа поля) из меню в раскрывающемся списке поля заголовка таблицы.
Для того, чтобы задать условие фильтрации с помощью пользовательского автофильтра:
1.Выберите в раскрывающемся списке нужного поля строки заголовка таблицы пункт Текстовые фильтры, Числовые фильтры,
Фильтры по дате (в зависимости от типа поля)
2.В открывшемся подменю выберите один из пунктов равно, не равно, больше, меньше, между и т.д. либо пункт Настраиваемый фильтр.
Откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр.
3.Задайте условия сравнения с помощью раскрывающихся списков.
Влевых списках задаются способы сравнения, в правых – значения, скоторыми производится сравнение.
4.С помощью переключателя И или ИЛИ задайте способ объединения условий.
5.Нажмите кнопку OK.
Чтобы восстановить первоначальный вид списка, выберите
Данные | Сортировка и фильтр | Фильтр|Очистить
Выход из режима автофильтра производится так же, как и его включение
Данные | Сортировка и фильтр | Фильтр
86
Стрелки, обозначающие выпадающие списки, исчезнут с экрана, и ваши данные будут отображаться так же, как и до вызова Автофильтра.
Задание 3
Выбрать из таблицы Прайс – лист всю химическую продукцию класса
«Лаки».
Последовательность выполнения.
1. Вызовавтофильтра осуществляем командой
Данные|Сортировка и фильтр | Фильтр
2. В столбце Класс продукции в выпадающем списке, который включает все значения, встречающиеся в данном поле, выберите Лаки (см. рис. 9.6).
Результат фильтрации см. рис.9.7.
3.Скопировать выбранные данные на Лист2 в таблицу «Ведомость покупки» (см. рис. 9.8).
4.Вызвать команду:
Данные | Сортировка и фильтр | Фильтр
Рис. 9.6
87
Рис. 9.7
Рис. 9.8 –Таблица «Ведомость покупки»
Задание 3
Выбрать из списка товары, цена которых >3 грн, но 7грн.
Последовательность выполнения
1.Поставить курсор на любую ячейку диапазона.
2.Для вызова пользовательского автофильта в столбце Цена выбираем команду
Числовые фильтры | Настраиваемый фильтр
3.В диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать цена товаров >3 грн, но 7грн. (см рис. 9.10).
4.Скопировать выбранные данные на Лист2 в таблицу «Ведомость покупки» (см. рис. 9.8).
88
Рис.9.9– Вызов Пользовательского автофильтра в столбце Цена
Рис. 9.10– Диалоговое окно Пользовательский автофильтр
89
Рис 9.11 –Результат фильтрации
Задание 4 Выбрать все эмали, цена которых меньше или равна 10 грн.
Последовательность выполнения.
1.Поставить курсор в любую ячейку диапазона.
2.В столбце Наименование в выпадающем списке выберите
Текстовые фильтры, Настраиваемый фильтр. Введите наименование в виде: Эмаль*. Знак «*» обозначает последовательность любых знаков (рис.9.12).
3. В столбце Цена выбрать Числовые фильтры,
Настраиваемый фильтр и далее в окне Пользовательский автофильтр ввести условие меньше или равно 10 как показано на рис.9.13.
4.Скопировать выбранные данные на Лист2 в таблицу «Ведомость покупки».
5.Вызвать команду:Данные | Сортировка и фильтр | Фильтр
90