Окружающая среда (окружение) проекта
Проекты реализуются внутри организаций, общества и государства, и поэтому менеджер проекта должен анализировать факторы внешней и внутренней среды, которые могут повлиять на проект, и учитывать их при планировании, организации и контроле реализации проекта.
Окружающая среда проекта – это среда, в которой совокупность внутренних и внешних факторов способствует или мешает достижению целей проекта.
На рисунке 3 схематично представлена окружающая среда (окружение) проекта.
Рис. 3. Элементы окружающей среды (окружения) проекта
Рассел Арчибальд рекомендует при изучении окружающей среды проекта проводить анализ, как действующих лиц (заинтересованных сторон), так и факторов внешней среды.
Разделяя данные понятия, он под действующими лицами понимает субъектов проекта (личности, группы, институты, организации или учреждения), способные или неспособные выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект.
Под факторами внешней среды Арчибальд понимают наличие факторов и объектов, которые непосредственно не принимают участия в проекте, но оказывают влияние на проект и взаимодействуют с отдельными его элементами (в т.ч. законы, традиции, наличие инфраструктуры и т.п.).
Обычно выделяют непосредственное окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом напрямую, и дальнее окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов (обычно входящих в непосредственное окружение).
Одним из важных источников внешнего влияния на проект является сама организация, реализующая проект.
Факторы окружения проекта, связанные с особенностями управления организацией, являются факторами ближнего (непосредственного) окружения и могут включать:
стратегические цели и приоритеты организации;
принятую в организации систему управления на уровне портфеля проектов;
систему и культуру руководства, а также систему принятия решений в организации;
принятые в организации подходы к реализации проектов и систему мотивации;
существующие в организации системы финансирования, материального обеспечения, производства;
корпоративные требования, регламенты, стандарты;
наличие и требования корпоративных информационных систем;
уровень компетенции персонала и обеспеченности ресурсами;
заинтересованность в проекте высшего руководства организации и руководителей ключевых подразделений и т.п.
В дальнем окружении проекта могут быть выделены факторы:
общественные и политические;
финансово-экономические;
юридические;
связанные с развитием инфраструктуры и наличием ресурсов;
связанные с развитием технологий;
связанные с климатом, природой и экологией;
социальные и культурные.
Определение факторов, оказывающих влияние на проект, может проводиться в виде «мозгового штурма» с привлечением ключевых заинтересованных сторон и экспертов.
Для упорядочения «мозгового штурма» факторы классифицируют по видам источников (ближнее и дальнее окружение), по типу влияния (положительные и отрицательные), по степени управляемости (управляемые, поддающиеся влиянию, поддающиеся оценке).
После перечисления факторов внешней среды они могут быть классифицированы по степени критичности для проекта.
По мере реализации проекта возможны переоценка и уточнение факторов внешней среды.
Схематичное изображение воздействия окружающей среды на проект представлено на рисунке 4.
Рис. 4. Воздействие окружающей среды на проект
В структуре непосредственного окружения проекта следует выделить поставщиков различного рода продукции, работ и услуг, требующихся в рамках проекта, и потребителей прямых или побочных результатов проекта.
Если проект реализуется в рамках предприятия, то все подразделения этого предприятия, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.
Следует обратить внимание на переходную зону, через которую между ними осуществляется связь при реализации проекта.
По итогам анализа факторов окружающей среды должны быть спланированы действия, позволяющие учесть их влияние в ходе реализации проекта:
создание дополнительных организационных связей между проектом и его окружающей средой (например, управляющий комитет, включающий представителей основных заинтересованных сторон проекта);
определение дополнительных управленческих процессов (коммуникации, отчетность, мониторинг отдельных факторов);
внесение дополнительных работ в план проекта (проведение дополнительных исследований, экологические мероприятия и т.д.).