6.4. Акт

АКТ - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує встановлені факти або події. Акти складаються при прийманні-здаванні справ, після ревізій, при проведенні випробувань нових виробів і зразків, після прийому закінчених об'єктів і т. ін.

До формуляра акта входять такіреквізити: автор документа (назва організації); дата, номер і місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст (має бути дві частини: вступна й констатуюча). У вступній частині вказують підстави для складання акта, перераховують осіб, котрі його складали, а також присутніх при його складанні.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, зміст і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки; відомості про кількість примірників акта, місце зберігання їх; перелік додатків до акта; підписи членів комісії і присутніх (у разі необхідності).

Акт обстеження або ревізії має включати такі відомості:

1) де, коли, ким, про що складено;

2) за який період перевірялася робота;

3) конкретні об'єкти перевірки;

4) детальний опис стану кожного окремого об'єкта роботи;

5) посади й прізвища осіб, котрі виявили недбалість або злочинне ставлення до роботи, до державної, суспільно-кооперативної власності;

6) посади й прізвища осіб, котрі працюють сумлінно;

7) загальні висновки й пропозиції, в яких дається спочатку загальна, а потім детальна (за окремими об'єктами) оцінка роботи із зазначенням конкретних осіб: адміністративні заходи щодо винних (догана, відшкодування збитків, передача справи до суду), а також заохочення (подяка, премія, висока оцінка роботи та ін.).

Примітка: слово Акт М... пишуть у лівому верхньому кутку аркуша, під ним. дату, нижче - місце складання акта. Заголовок у короткій формі має відображати зміст актованої події (він формулюється за допомогою віддієслівного іменника у називному відмінку: Перевірка якості продукції, що випускається...).

Зміст для зручності читання розбивають на пункти.

Після слова "ПІДСТАВА" вказують розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Після слова "СКЛАДЕНИЙ" перераховують посади, ініціали, прізвища осіб, які склали акт.

Після слів "БУЛИ ПРИСУТНІ" перераховують посади, ініціали й прізвища осіб, які були свідками складання акта.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників акта та місце його зберігання. Наприклад:

Складений у трьох примірниках:

1-й примірник - комбінатові;

2-й примірник - лабораторії;

3-й примірник - заводові № 1 (до справи).

Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами або тим, яке коло організацій чи осіб зацікавлене в ньому.

Акт підписують усі особи, котрі брали участь у його складанні.

Зразок

Київський завод ЗАТВЕРДЖУЮ

солодових екстрактів Директор заводу

Акт В.В. Пархоменко

18.08.98 №_ 25.08.98

м. Київ

Про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора заводу від 17.08.98 № 113. Складено комісією у складі:

Голова - заст. головного бухгалтера заводу Т.І. Костенко

Члени комісії: бухгалтер С.М. Бойко

ст. економіст СВ. Півень Присутні: касир заводу Л.І. Зоря

За результатами проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі, за станом на 18.08.98 згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку, становить 1705 гривень 75 копійок (одна тисяча сімсот п'ять гривень 75 коп.)

2. Фактичний залишок наявних грошей 1700 гривень 35 коп. (одна тисяча сімсот гривень 35 коп.)

Нестача наявних грошей, що утворилася з вини касира, 5 гривень 40 коп.

Комісія пропонує повернути касирові заводу Зорі Л.І. гроші, яких не вистачає, до каси заводу. Складено у трьох примірниках: 1-Й примірник - директорові заводу; 2-й - до бухгалтерії заводу; 3-й - касирові заводу.

Голова комісії (підпис) Т.І. Костенко

Члени комісії (підпис) С.М. Бойко

C.B. Півень